Tabel Pintar Yang Diperluas dengan Data di Model Data Excel - dummies

Salah satu tantangan yang dapat Anda hadapi saat membangun model data di Excel adalah tabel data yang meluas dari waktu ke waktu. Artinya, tabel tumbuh dalam jumlah catatan yang dipegangnya karena data baru ditambahkan. Untuk mendapatkan pemahaman dasar tentang tantangan ini, lihatlah gambar berikut.

Tanggal di kedua tabel dan bagan berakhir pada bulan Juni.

Pada gambar ini, Anda melihat tabel sederhana yang berfungsi sebagai sumber bagan. Perhatikan bahwa daftar tabel data untuk bulan Januari sampai Juni.

Bayangkan bulan depan, tabel ini diperluas untuk menyertakan data bulan Juli. Anda harus memperbarui bagan Anda secara manual untuk menyertakan data Juli. Sekarang bayangkan Anda memiliki masalah yang sama di model data Anda, dengan beberapa tabel data yang memiliki pranala ke beberapa tabel pementasan dan komponen dasbor. Anda bisa membayangkan itu akan menjadi tugas yang sangat menyakitkan untuk mengikuti perubahan setiap bulannya.

Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat menggunakan fitur Tabel Excel (Anda dapat mengetahui bahwa mereka menghabiskan sepanjang malam dengan nama itu). Fitur Tabel memungkinkan Anda untuk mengubah berbagai data ke dalam tabel yang ditentukan yang diperlakukan secara independen dari baris dan kolom lain pada lembar kerja. Setelah rentang dikonversi ke tabel, Excel melihat sel individual dalam tabel sebagai satu objek dengan fungsionalitas yang tidak dimiliki oleh rentang data biasa.

Misalnya, tabel Excel menawarkan fitur berikut:

• Mereka secara otomatis diaktifkan dengan header drop-down Filter sehingga Anda dapat menyaring dan menyortir dengan mudah.

• Mereka datang dengan kemampuan untuk menambahkan dengan cepat jumlah total baris dengan berbagai fungsi agregat.

• Anda dapat menerapkan format khusus ke tabel Excel yang tidak termasuk spreadsheet lainnya.

• Yang terpenting untuk keperluan pemodelan data, mereka secara otomatis memperluas untuk memungkinkan data baru.

Fitur Tabel ada di Excel 2003 dengan nama yang berbeda: fitur Daftar (terdapat pada menu Data Excel). Manfaat dari fakta ini adalah bahwa tabel Excel sepenuhnya kompatibel dengan Daftar Excel 2003.

Mengkonversi kisaran ke tabel Excel

Untuk mengonversi berbagai data ke tabel Excel, ikuti langkah-langkah ini:

1. Sorot kisaran sel yang berisi data yang ingin Anda sertakan di tabel Excel Anda.

2. Pada tab Insert pada Ribbon, klik tombol Table.

   Langkah ini membuka kotak dialog Create Table.

3. Pada kotak dialog Create Table, verifikasi kisaran untuk tabel dan tentukan apakah baris pertama dari rentang yang dipilih adalah baris tajuk.

4. Klik OK untuk menerapkan perubahan.

   

   Mengkonversi berbagai data ke tabel Excel.

Setelah konversi berlangsung, perhatikan beberapa perubahan kecil. Excel telah menempatkan drop-down autofilter pada baris header, baris dalam tabel sekarang memiliki naungan alternatif, dan setiap header yang tidak memiliki nilai dinamai oleh Excel.

Anda dapat menggunakan tabel Excel sebagai sumber bagan, tabel pivot, kotak daftar, atau hal lain yang biasanya Anda gunakan untuk rentang data. Pada gambar berikut, bagan telah dikaitkan ke tabel Excel.

Tabel Excel dapat digunakan sebagai sumber grafik, tabel pivot, rentang nama, dan sebagainya.

Inilah sedikit yang mengesankan. Ketika data ditambahkan ke tabel, Excel secara otomatis memperluas jangkauan tabel dan menggabungkan kisaran baru ke objek yang terhubung. Itu hanya cara yang bagus untuk mengatakan bahwa tabel atau tabel pivot yang terkait dengan tabel Excel secara otomatis menangkap data baru tanpa intervensi manual.

Misalnya, jika Anda menambahkan data Juli dan Agustus ke akhir tabel Excel, bagan akan diperbarui secara otomatis untuk menangkap data baru. Pada gambar berikut, Juli ditambahkan tanpa data dan bulan Agustus dengan data untuk menunjukkan bahwa bagan menangkap rekaman baru dan secara otomatis memplot data yang diberikan.

Tabel Excel secara otomatis diperluas saat data baru ditambahkan.

Luangkan waktu sejenak untuk memikirkan arti tabel Excel pada model data. Mereka berarti tabel pivot yang tidak perlu dikonfigurasi ulang, grafik yang secara otomatis menangkap data baru, dan rentangnya secara otomatis mengikuti perubahan.

Mengkonversi tabel Excel kembali ke kisaran

Jika Anda ingin mengubah tabel Excel kembali ke kisaran, Anda dapat mengikuti langkah-langkah ini:

1. Tempatkan kursor di sel mana pun di dalam tabel Excel dan pilih Tabel Subtab desain 'Tools pada Ribbon.

2. Klik tombol Convert to Range, seperti yang ditunjukkan.

3. Saat ditanya apakah Anda yakin (melalui kotak pesan), klik tombol Yes.

   

   Untuk menghapus fungsionalitas tabel Excel, ubah tabel kembali ke kisaran.