Sepuluh Hal yang Tidak Dapat Anda Lakukan dengan Outlook - dummies

Hanya butuh beberapa menit untuk menemukan sesuatu yang dapat dilakukan program, dan Anda dapat menghabiskan sepanjang hari untuk mencari tahu sesuatu yang program tidak bisa lakukan.

Ingatlah bahwa Outlook tidak dapat melakukan sepuluh hal ini saat pertama kali mendapatkannya. Karena Anda dapat memprogram ulang Outlook dengan Visual Basic, orang pintar dapat membuat Outlook melakukan banyak hal ini dengan membuat makro pintasan (yang berada di luar cakupan buku ini).

Folder khusus Custom

Orang yang paling terorganisir semakin terorganisir saat mereka menggunakan Outlook. Mereka sering ingin mengajukan setiap pesan e-mail ke folder yang tepat. Mereka juga ingin menyortir folder mereka dalam urutan yang sangat khusus dan sangat efisien, yang tidak selalu sesuai abjad. Sayangnya, daftar Folder Outlook secara otomatis diurutkan menurut abjad, tidak ada pengecualian. Itu membuat nitpicker gila, tapi tidak ada yang mengubahnya.

Kembali ke menu lama

Banyak orang menyukai Ribbon lebih baik dari sistem menu lama Outlook. Ini lebih besar dan lebih berwarna, tidak diragukan lagi. Tetapi jika Anda belajar menggunakan komputer selama masa kejayaan menu dan bilah alat, Anda mungkin sudah lama mengeklik menu lama dan tidak asing lagi. Maaf, Pita itu dibungkus untuk saat ini.

Masukkan nomor telepon ke Kalender Anda

Saat Anda memasukkan janji temu, alangkah baiknya jika Outlook bisa mencari nomor telepon orang yang Anda temui dan memasukkan nomor tersebut ke dalam catatan janji temu. Banyak smartphone dapat melakukan ini melalui fitur pencarian alamat, namun Anda tidak dapat membuat Outlook mengikutinya. Mungkin lain kali.

Buka pesan dari panel baca

Jika Anda seperti banyak orang, daftar pesan email yang Anda simpan di Outlook berfungsi sebagai catatan sejarah dari semua hal yang Anda lakukan.

Mungkin Anda menggulir berulang-ulang melalui pesan Anda dari waktu ke waktu untuk mendapatkan pegangan pada apa yang telah Anda kirim kepada siapa, dan kapan. Jika daftar Anda relatif panjang, dan Anda memilih satu pesan untuk ditampilkan di panel Baca, lalu gulir ke daftar untuk melihat pesan yang berbeda, Anda tidak bisa mengklik kanan panel Baca untuk membuka pesan yang Anda inginkan. melihat.

Sepertinya tidak akan sulit bagi Microsoft untuk menyertakan perintah klik kanan untuk membuka pesan di panel Baca, tapi tidak ada di sana.

Lakukan pencetakan dua sisi

Beberapa orang ingin mencetak jadwal mereka dan menyimpannya di dalam map agar terlihat seperti salah satu buku perencana kuno itu. Satu-satunya masalah dengan itu adalah Outlook tidak tahu bagaimana menata ulang halaman cetak sesuai dengan apakah halaman itu berada di sisi kiri atau sisi kanan buku saat Anda melihatnya.

Ini sangat berdalih, tapi jika itu penting bagi Anda, maaf - Anda harus hidup dengan pencetakan satu sisi.

Mencari dan mengganti kode area

Sepertinya orang-orang di perusahaan telepon mengubah kode area lebih sering daripada mengganti kaus kaki mereka akhir-akhir ini. Jika Anda perlu mengubah semua 312s menjadi 708s, Outlook tidak dapat melakukannya secara otomatis; Anda harus mengubahnya satu per satu. Microsoft memang menawarkan sebuah utilitas untuk mengubah kode wilayah Rusia, namun untuk kode area di Amerika Serikat - nyet!

Embed pictures in Notes

Anda dapat menyalin dan menempel gambar, file, atau item lainnya ke dalam kotak teks di bagian bawah catatan Outlook saat Anda membuka hampir semua formulir Outlook. Anda dapat menempelkan foto seseorang di kotak teks catatan kontak orang tersebut, misalnya, namun catatan sticker kecil dan kuning itu tidak membiarkan Anda melakukannya; mereka hanya menerima teks

Hitung biaya dengan catatan panggilan telepon jurnal

Anda dapat mencatat berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk berbicara dengan seseorang, namun Anda tidak dapat menghitung total waktu panggilan atau biaya panggilan total untuk tujuan penagihan.

Buat catatan kontak untuk semua penerima e-mail

Saat mendapatkan pesan e-mail yang ditujukan ke seluruh kelompok orang, Anda dapat membuat daftar Distribusi dari pesan itu dengan menyalin semua penerima ke kelompok. Anda juga dapat mengubah pesan dari satu orang menjadi catatan kontak individual dengan menyeret pesan ke ikon Orang.

Tetapi jika Anda ingin membuat catatan kontak untuk sekelompok orang, Anda harus membuat catatan kontak untuk setiap orang secara individu - tidak ada seret dan jatuhkan, tidak ada salinan dan tempel.

Membuat cadangan data Outlook

Banyak orang menyimpan informasi bisnis terpenting mereka di Outlook - informasi yang sangat berharga sehingga kehilangan bisa hampir menutup bisnis atau mengakhiri karier. Ini bukan lelucon.

Namun setelah lebih dari sepuluh tahun berada di pasar, Outlook tidak pernah diberi alat yang layak untuk melindungi data sendiri dari kerugian.

Ya, semua orang tahu bahwa Anda harus mencadangkan semua data di komputer Anda secara teratur, dan Anda dapat membuat salinan data Outlook penting Anda (beberapa kunci memori kecil itu dapat melakukan pekerjaan itu, dan Anda dapat menyimpan data Outlook ke komputer genggam jika perlu), tapi sedikit mengganggu sehingga tidak ada fitur seperti yang pernah ditambahkan ke Outlook itu sendiri.

Beberapa layanan backup online seperti Mozy melakukan pekerjaan yang bagus untuk mencadangkan data Outlook Anda.