Komunikasi Bersatu untuk Dummies Cheat Sheet - dummies

Komunikasi terpadu dapat menghubungkan semua pesan dan kontak Anda ke dalam satu hadir. Anda dapat melihat, mendengar, dan berkomunikasi dengan rekan kerja dan pelanggan melalui saluran biasa, dan mengarahkannya ke antarmuka standar.

Manfaat Terpadu dari Unified Messaging

Perpesanan terpadu memberikan sejumlah keuntungan bagi pengguna untuk mengelola bisnis mereka dengan sistem komunikasi elektronik yang mudah diakses dan mudah dihubungkan, seperti layanan e-mail, suara, messenger.

Kotak masuk tunggal. Perpesanan terpadu dapat menghadirkan semua jenis pesan dan komunikasi ke satu kotak masuk. Kotak masuk tunggal memudahkan administrator untuk mempertahankan, dan memberikan fleksibilitas bagi pengguna untuk mengelola dan berinteraksi dengan semua komunikasi mereka.
Komunikasi yang efisien. Pengguna dapat berkomunikasi lebih efisien dengan memiliki akses ke semua komunikasi sekaligus dan bebas untuk berbagi, meneruskan, atau mengelolanya dengan cara yang paling sesuai atau efektif untuk komunikasi yang diberikan.
Penghematan biaya. Penggabungan merampingkan administrasi komunikasi dan mengkonsolidasikan infrastruktur ke lebih sedikit server fisik, menghemat uang untuk perusahaan tersebut.
Akses dari mana saja. Unified messaging menyediakan metode alternatif untuk mengakses komunikasi. Dengan menggabungkan komunikasi e-mail, suara, dan komunikasi lainnya, pengguna bisa mendapatkan pesan suara melalui e-mail, memiliki e-mail yang didiktekan melalui telepon, atau mengakses komunikasi melalui Web.

Fitur Unified Messaging Kunci

Konsep unified messaging dan fitur yang diberikannya beragam dari vendor ke vendor, namun secara umum ini adalah beberapa kemampuan yang dapat Anda harapkan:

Automated Attendant. Petugas otomatis seperti resepsionis virtual atau operator. Petugas otomatis dapat mengerjakan masukan menu nada sentuh atau pengenalan respons suara dan dapat membuatnya lebih sederhana dan lebih intuitif bagi penelepon untuk mencapai departemen atau individu yang mereka cari.
Menerima Voicemails. Daripada disimpan di server atau sistem telepon yang terpisah, pesan voicemail disimpan dalam kotak masuk bersama dengan e-mail dan komunikasi lainnya. Voicemail dapat diputar langsung dari dalam e-mail atau mungkin dilampirkan ke e-mail sebagai file audio.

Menerima voicemail di inbox e-mail juga memperluas pilihan untuk mengakses voicemail; dapat diambil dari telepon, dari klien e-mail, melalui akses e-mail berbasis Web, atau bahkan melalui akses e-mail pada ponsel.
Menerima Faks Jika Anda menerima faksimile pada mesin faks mandiri yang meludahkan salinan kertas pesan sebenarnya, ini tidak akan banyak membantu Anda.Namun, jika Anda mengandalkan server faksimile, faksimile dapat dialihkan ke kotak pesan perpesanan terpadu.

Faksimile kuno mengharuskan Anda hadir secara fisik di tempat mesin faks untuk menerimanya; faks perpesanan terpadu dapat diakses di mana saja, kapan saja, dengan cara yang sama seperti yang disebutkan sebelumnya untuk mengakses voicemail.
Pemberitahuan Voicemail Pesan suara tradisional biasanya bergantung pada cahaya berkedip pada gagang telepon atau nada gagap saat telepon diambil untuk memberi tahu Anda bahwa ada pesan yang tertunda.

Dengan perpesanan terpadu, pengguna menerima voicemail dalam e-mail, membuatnya dapat diakses dari manapun di dunia kapanpun, ditambah softphone client umumnya memiliki semacam pemberitahuan voicemail untuk mengingatkan pengguna bahwa ada pesan suara baru.
Akses Langsung ke Voicemail. Beberapa sistem telepon perusahaan memiliki kemampuan ini, namun masih merupakan fitur keren. Dengan suara yang terikat pada pesan terpadu, Anda dapat meninggalkan pesan suara untuk rekan kerja tanpa benar-benar menelepon telepon mereka.

Jika Anda ingin meninggalkan pesan untuk seseorang tanpa mengganggu orang tersebut atau hanya ingin meninggalkan pengingat tanpa percakapan yang sebenarnya, kemampuan untuk terhubung langsung ke voicemail bisa sangat berguna.
Putar Rute ke Telepon. Meskipun komunikasi terpadu dan perpesanan terpadu dapat memberi Anda kemampuan untuk memutar pesan Anda kembali ke komputer Anda melalui softphone client atau dengan memainkan file audio tertanam atau terlampir dari e-mail, Anda mungkin tidak selalu ingin melakukannya. ini.

Jika Anda berada di kedai kopi atau duduk di bandara, mungkin Anda ingin pesan Anda bersifat pribadi. Perpesanan terpadu memungkinkan Anda untuk memulai pemutaran pesan voicemail di komputer Anda, namun mengalihkan rute ke desktop atau ponsel Anda.

Unified Message Viewing Tools

Dengan komunikasi terpadu dan konvergensi voicemail dengan e-mail dan dengan desktop PC, Anda memiliki cara baru untuk berinteraksi dengan pesan voicemail. Anda mungkin terbiasa dengan jenis lampu di telepon meja Anda atau nada panggil gagap saat Anda mengangkat gagang telepon untuk mengingatkan Anda saat pesan voicemail baru sedang menunggu. Bergantung pada platform komunikasi terpadu, pemberitahuan tersebut dapat diperluas ke desktop oleh klien komunikasi Unified

. Softphone komunikasi terpadu atau aplikasi klien olahpesan cepat biasanya memiliki semacam pemberitahuan untuk mengingatkan Anda bila pesan voicemail baru tersedia.
systray Windows Perangkat lunak komunikasi terpadu dapat terhubung ke desktop Windows dan menyediakan semacam indikator tunggu pesan di systray sistem operasi Microsoft Windows.

Voicemail dan E-Mail Terpadu

Pesan suara adalah fitur komunikasi terpadu yang penting untuk sistem telepon. Kemampuan untuk meninggalkan voicemail tentu lebih baik daripada membuat dering telepon tanpa batas waktu tanpa cara untuk menjangkau pengguna. Namun, voicemail memiliki kekurangannya.

Umumnya, pengguna hanya menerima voicemail mereka saat mereka menggunakan telepon yang ditinggalkan oleh voicemail. Sebagian besar sistem voicemail juga menyediakan beberapa metode untuk mengambil pesan dari jarak jauh dengan menghubungi sistem pesan suara, namun fitur tersebut jarang digunakan kecuali jika seseorang akan berada jauh dari kantor untuk jangka waktu yang lama.
Dengan perpesanan terpadu, voicemail dikirim ke kotak masuk yang sama seperti e-mail dan komunikasi lainnya dan dapat diambil menggunakan klien e-mail. Pengguna sering mengirim e-mail ke ponsel mereka dan banyak organisasi memiliki akses berbasis Web ke sistem e-mail perusahaan, sehingga kemampuan untuk menerima voicemail dalam e-mail berarti Anda memiliki akses ke voicemail Anda kapan saja dan dimana saja.
Beberapa sistem komunikasi terpadu melampirkan pesan voicemail sebagai format file MP3, WAV, atau format file audio lainnya ke e-mail. Platform komunikasi terpadu lainnya, seperti Microsoft Unified Communications, menyematkan voicemail di e-mail itu sendiri. Sebenarnya, saat menggunakan Microsoft Exchange dengan Unified Messaging dan Microsoft Outlook, pesan voicemail memiliki pemutar audio tersemat sehingga bisa diputar langsung dari dalam e-mail tanpa memerlukan utilitas audio tambahan.
Dengan pesan suara Microsoft Outlook dan Microsoft Exchange, Anda juga dapat mengklik Play on Phone [agar sistem voicemail memanggil Anda di telepon jika ingin mendengarkan pesan voicemail dengan privasi lebih dari yang mungkin Anda miliki. dengan menggelengkan mereka melalui speaker komputer Anda. Jika Anda berada di kedai kopi atau area umum lainnya, ini bisa menjadi fitur yang praktis. Unified Message Sharing

Karena perpesanan terpadu memungkinkan Anda menerima pesan suara dan faks yang disematkan atau dilampirkan ke e-mail dalam satu kotak masuk terpadu, ini juga memungkinkan Anda untuk bekerja dengan jenis pesan tersebut dengan cara apa pun yang dapat Anda gunakan dengan pesan e-mail Dengan perpesanan terpadu dan inbox tunggal Anda memiliki kontrol dan fleksibilitas yang lebih besar untuk berbagi komunikasi dengan orang lain. Beberapa contoh dari fleksibilitas ini meliputi:

Voicemail dapat diteruskan ke orang lain atau kelompok yang mungkin lebih tepat untuk menangani suatu masalah.

Voicemail dapat ditingkatkan ke manajemen untuk menyelesaikan masalah.
Perintah pembelian faks dapat diteruskan ke departemen yang sesuai untuk penanganannya.
Pesan voicemail dan faksimile dapat dicadangkan dan diarsipkan untuk referensi di kemudian hari.
Dengan Remote Call Control (RCC), Anda dapat mengintegrasikan platform komunikasi terpadu dengan sistem telepon Private Branch Exchange (PBX) Anda yang ada. RCC memungkinkan Anda memanfaatkan beberapa kemampuan komunikasi terpadu tanpa mengharuskan Anda untuk bermigrasi ke sistem telepon berbasis VoIP. Intinya, sistem terpadu RCC menghubungkan infrastruktur PBX yang ada ke lingkungan komunikasi terpadu: