Menggunakan Setelan Aplikasi Lanjutan di SharePoint 2016 - dummies

SharePoint 2016 menawarkan banyak fungsi hebat dengan pengaturan aplikasi tingkat lanjut. Setelan lanjutan mencakup banyak opsi konfigurasi kuat untuk aplikasi Perpustakaan dan Aplikasi:

• Jenis Konten: Memungkinkan Anda menambahkan dan menghapus jenis konten yang terkait dengan aplikasi.
• Template Dokumen (hanya untuk aplikasi Perpustakaan): Memungkinkan Anda menentukan template default, seperti template Word, Excel, atau PowerPoint, yang digunakan saat seseorang mengklik tombol New untuk membuat dokumen baru.

Anda juga dapat mengaitkan template dokumen dengan jenis konten, sehingga Anda dapat menggunakan beberapa jenis konten dengan perpustakaan untuk mengaitkan beberapa template dokumen. Kedengarannya membingungkan, tapi singkatnya, memiliki beberapa jenis dan template dokumen memungkinkan Anda memiliki banyak pilihan untuk membuat dokumen saat Anda mengklik tombol New. Misalnya, Anda mungkin memiliki template Word untuk biaya dan template Word untuk permintaan liburan. Ini bisa muncul di daftar drop-down Baru dengan menggunakan jenis konten.

• Membuka Dokumen di Browser (hanya untuk aplikasi Perpustakaan): Memungkinkan Anda untuk menentukan perilaku browser saat seseorang mengklik sebuah dokumen untuk membukanya. Jika Anda tidak ingin menggunakan aplikasi web Office, nonaktifkan pembukaan dokumen di browser. Ini juga memungkinkan pengguna untuk mengirim link langsung ke dokumen jika perlu.
• Kiriman Khusus ke Tujuan (hanya untuk aplikasi Perpustakaan): Ini adalah pilihan bagus yang memungkinkan Anda menambahkan alamat web Anda sendiri ke menu Send To pada menu Edit dokumen. Administrator SharePoint Anda juga dapat menambahkan alamat global yang muncul di menu Kirim Ke di setiap perpustakaan dokumen. Perintah Kirim Ke mengirimkan salinan file Anda ke lokasi lain, seperti situs tim lain tempat Anda ingin berbagi dokumen.
• Folder: Menunjukkan apakah pengguna dapat membuat folder baru di aplikasi Perpustakaan. Anda bisa mematikan opsi ini agar orang tidak masuk folder gila. Anda selalu dapat mengaktifkan pilihan sehingga Anda dapat membuat folder bila perlu dan kemudian mematikannya kembali.
• Cari: Menentukan apakah item dalam aplikasi akan muncul di hasil pencarian.
• Indexing: Pilihan untuk mengindeks tampilan non-standar dan mengindeks ulang pustaka dokumen. Pengindeksan memberikan data tambahan untuk pencarian sehingga pencarian perpustakaan lebih cepat. Ada beberapa overhead dengan pengindeksan, jadi SharePoint menyediakan beberapa opsi untuk mengendalikannya.
• Ketersediaan Klien Offline: Memungkinkan Anda menentukan apakah pengguna perangkat lunak klien desktop, seperti Outlook, dapat mendownload konten untuk dilihat secara offline.
• Perpustakaan Aset Situs (hanya untuk aplikasi Perpustakaan): Memungkinkan Anda untuk menunjuk aplikasi Perpustakaan sebagai perpustakaan Aset Situs, yang memudahkan pengguna untuk menelusuri aplikasi Perpustakaan untuk menemukan file multimedia.
• Edit Cepat: Memungkinkan Anda menentukan apakah Quick Edit dapat digunakan di perpustakaan ini. Quick Edit memungkinkan pengguna membuka tampilan dalam grid dan melakukan edit terhadap metadata dengan cepat. Ini sama seperti mengedit metadata (data tentang dokumen di perpustakaan) dengan cepat di antarmuka tipe Excel.
• Dialog: Secara default, daftar dan bentuk perpustakaan diluncurkan di kotak dialog. Opsi ini memungkinkan Anda menentukan bahwa formulir harus terbuka di jendela browser sebagai halaman, bukan kotak dialog.

Selain itu, pengaturan lanjutan daftar aplikasi mencakup perizinan dan lampiran tingkat item.

Ikuti langkah-langkah ini untuk menerapkan atau memodifikasi pengaturan lanjutan:

1. Klik link Advanced Settings di halaman Pengaturan Perpustakaan atau Daftar Pengaturan.

   Halaman Pengaturan Lanjutan akan muncul.

   

   Mengonfigurasi Setelan Lanjutan.

2. Pilih apakah akan mengaktifkan pengelolaan jenis konten dengan memilih tombol radio Yes atau No.

   Jika Anda memilih Ya, setelah mendaftar, halaman Pengaturan Perpustakaan atau Daftar Pengaturan Aplikasi akan berisi bagian baru untuk Jenis Konten. Defaultnya adalah No.

3. Ubah template dokumen (hanya aplikasi Perpustakaan) dengan menentukan URL template di kotak teks URL Template.

   Aplikasi perpustakaan memiliki template default untuk dokumen baru. Ingat, Anda bisa membuat dokumen baru di aplikasi Library, serta mengunggah dokumen yang telah dibuat sebelumnya. Misalnya, template dokumen untuk aplikasi Document Library adalah template Word default. Anda bisa mengubahnya menjadi template Excel atau PowerPoint. Anda juga bisa mengubahnya menjadi template khusus yang Anda buat di salah satu aplikasi ini.

   Jika Anda bekerja dengan jenis konten, Anda dapat mengaktifkan template yang berbeda untuk setiap jenis dokumen. Misalnya, perpustakaan Anda mungkin memiliki kontrak dan memiliki tiga jenis konten untuk kontrak yang berbeda, semua dengan template berbeda tersedia di tombol Baru.

   Jika Anda memilih template dokumen yang berbeda, unggah template ke folder Forms di aplikasi Document Library dan ubah URL Template di bagian Template Dokumen pada halaman Pengaturan Lanjutan.

4. Pilih kapan harus membuka dokumen di browser (hanya aplikasi Perpustakaan), aplikasi klien, atau sebagai server default dengan memilih opsi tombol radio di Dokumen Pembukaan di bagian Browser.

   Jika aplikasi klien tidak tersedia, dokumen akan terbuka di browser.

5. Tambahkan Custom Send to Destination (aplikasi Perpustakaan saja) dengan memasukkan nama yang akan ditampilkan pada menu Kirim Ke dan tujuan URL.

   Serupa dengan perintah Windows (misalnya, Kirim ke Desktop), Anda dapat membuat opsi untuk muncul di menu Edit untuk dokumen di aplikasi Perpustakaan ini agar dikirim ke tujuan SharePoint lainnya. Berikan nama pendek untuk muncul di menu kontekstual dan URL untuk tujuan di kotak teks Destination Name dan URL.

6. Pilih apakah folder dapat dibuat di aplikasi ini dengan memilih tombol radio Ya atau Tidak di bagian Folder.

   Memilih Ya atau Tidak menentukan apakah perintah New Folder tersedia pada menu Baru. Defaultnya adalah Yes.

7. Tentukan visibilitas pencarian untuk aplikasi ini dengan memilih tombol radio Ya atau Tidak di bagian Pencarian.

   Memilih Tidak untuk opsi Penelusuran dapat menyimpan item di aplikasi agar tidak disajikan di hasil penelusuran, meskipun situs atau aplikasi disertakan dalam Setelan penelusuran. Defaultnya adalah Yes.

8. Aktifkan ketersediaan klien offline dengan memilih tombol radio Ya atau Tidak di bagian Ketersediaan Klien Offline.

   Opsi Ketersediaan Klien Offline menentukan apakah item dalam aplikasi dapat didownload ke aplikasi klien offline, seperti Outlook. Defaultnya adalah Yes.

9. Tambahkan lokasi aplikasi ke Perpustakaan Aset Situs (hanya aplikasi Perpustakaan) dengan memilih tombol radio Ya atau Tidak di bagian Perpustakaan Aktiva Situs.

   Opsi Perpustakaan Aset Situs baru ini menentukan apakah aplikasi Perpustakaan ini muncul sebagai lokasi default saat mengunggah gambar atau file lainnya ke halaman wiki. Ini bisa sangat bermanfaat bagi aplikasi Document Library yang berisi gambar atau aplikasi Picture Library. Ini membuat editor wiki tidak mencari seluruh gambar yang seharusnya mereka gunakan. Defaultnya adalah No.

10. Tentukan apakah aplikasi dapat diedit menggunakan Quick Edit dengan memilih tombol Yes atau No radio di bagian Edit Cepat.

    Opsi ini menentukan apakah Quick Edit dapat digunakan untuk mengedit data secara massal pada aplikasi ini. Defaultnya adalah Yes.

11. Tunjukkan apakah formulir harus diluncurkan dalam kotak dialog modal dengan memilih tombol radio Ya atau No di bagian Dialog.

    Kotak dialog modal cepat tua, jadi Anda dapat memilih opsi Tidak ada di bagian ini cukup sering.

12. Klik OK atau Batal.

    Jika Anda mengklik OK, pilihan Anda akan diterapkan.

Pengaturan konfigurasi lanjutan lainnya yang tersedia di aplikasi Daftar (bukan aplikasi Perpustakaan) mencakup opsi Yes / No untuk mengizinkan lampiran untuk item daftar (default adalah Yes) dan perizinan tingkat item. Default untuk perizinan tingkat item dalam aplikasi Daftar adalah untuk semua anggota (kontributor) agar dapat membaca dan memodifikasi semua item. Anda dapat menyesuaikan pengaturan ini agar pengguna bisa membaca hanya item mereka sendiri dan / atau hanya mengedit item mereka sendiri.