Menggunakan Outlook 2003 untuk Melacak Riwayat Pelanggan

Beberapa tenaga penjualan tidak selalu teratur dan terkadang menghabiskan banyak waktu untuk mencari proposal atau mencoba mengingat tanggal dan subjek dari panggilan telepon terakhir. Menggunakan Business Contact Manager (BCM), Anda dapat menghubungkan semua tindakan Anda ke pelanggan tertentu dan mengakses semua informasi dari catatan Kontak. (BCM versi 2. 0 adalah add-in gratis ke Outlook 2003 di edisi Office Professional dan Small Business. >

Halaman Aktivitas Kontak Outlook dapat menunjukkan semua tindakan yang berhubungan dengan kontak. Anda dapat menautkan dokumen, tugas, janji temu, atau rapat log telepon ke pelanggan Anda dan membacanya dalam satu klik. Berikut adalah caranya:

1. Dengan kontak pelanggan Anda terbuka, pilih Actions, Link, File.

Kotak dialog Choose A File akan terbuka.

2. Pilih file Anda, seperti Mary's Proposal 321. > 3. Klik OK.

File proposal dihubungkan dengan catatan Kontak Maria.

Selain menghubungkan file dan dokumen eksternal kepada Anda r kontak, Anda juga dapat menghubungkan janji tatap muka, tugas, entri jurnal panggilan telepon, dan e-mail (keduanya dikirim dan diterima) dan kemudian membacanya dalam satu daftar.

1. Dengan kontak pelanggan Anda terbuka, pilih Actions, Link, File.

Kotak Link Items To Contact akan muncul.

2. Pilih folder, seperti Tasks.

3. Pilih daftar Task dari Task Items.

4. Klik Terapkan.

Item terkait dengan kontak pelanggan Anda.

Mengotomasi tautan ke kontak Anda

Menghubungkan setiap item ke kontak Anda secara manual sangat membosankan dan berpotensi menambahkan ratusan tindakan mingguan ke pekerjaan Anda, membuat Anda kehilangan lebih dari kesabaran Anda. Anda mungkin lupa untuk menautkan item atau kehilangan e-mail, Tugas, dan janji temu yang terkait dengan pelanggan Anda. Untungnya, Outlook secara otomatis dapat menghubungkan item yang berhubungan dengan kontak Anda dengan cara berikut:

1. Pilih Tools, Options.

Kotak dialog Opsi muncul.

2. Klik Opsi Jurnal.

Kotak dialog Journal Options muncul.

3. Pilih item yang akan dihubungkan pada kotak daftar Item Rekaman Otomatis, termasuk rapat pesan e-mail, Tugas, dan tindakan lainnya.

4. Pilih kontak yang akan ditautkan dari kotak daftar For This Contacts.

5. Di area Double-Clicking A Journal Entry, pilih opsi yang disebut Opens The Item Referred To By The Journal Entry.

Jurnal memiliki aplikasi yang lebih luas daripada hanya menghubungkan item Outlook ke kontak. Jurnal juga dapat mengukur waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan dokumen atau menyajikan dokumen Anda dalam grafik garis waktu, yang menunjukkan masing-masing pada tanggal pembuatannya.

6. Klik OK

Semua item Outlook yang terkait dengan kontak Anda sekarang ditautkan.

Membaca riwayat klien Anda

Mencari file pelanggan di folder komputer Anda bisa melelahkan. Anda bisa menyimpan satu dokumen Word di satu tempat, spreadsheet Excel di tempat lain, dan tanggal pertemuan terakhir Anda di Kalender. Namun, Anda dapat menyimpan semua informasi ini untuk Anda dengan hanya membuka satu halaman, yang berarti tidak ada waktu yang hilang untuk mencari informasinya.

Untuk membaca riwayat pelanggan Anda, ikuti langkah-langkah ini:

1. Dengan kontak terbuka, klik tab Aktivitas.

Halaman Kegiatan muncul. Saat kotak Tampilkan daftar mengatakan Semua Item, semua aktivitas Anda yang terkait dengan kontak terbuka dicantumkan.

2. Klik item dalam daftar untuk membuka dokumen terkait atau item Outlook.

Informasi ditampilkan tanpa harus mencarinya.