Video: SharePoint Approval Flow 2024
Area Pengaturan Versi di SharePoint 2016 berisi beberapa pengaturan yang paling banyak dicari di aplikasi manapun. Setelan versi mencakup sebagian besar pilihan pengelolaan dokumen atau pilihan pengelolaan konten. Jadi, mantra pengelolaan dokumen / konten baru Anda adalah persetujuan, versi, dan periksa. Anda bisa mengatakannya saat tidur Anda. Secara default, pengaturan Persetujuan, Versi, atau Check Out Requirement tidak diaktifkan di situs tim.
Alasan versi dimatikan secara default adalah bahwa dibutuhkan sejumlah besar ruang dalam database. Setiap kali versi baru dibuat, database tumbuh. Namun, versi penting untuk pekerjaan nyata apa pun, jadi sebaiknya Anda menyalakannya.
Jika Anda ingin agar opsi ini diaktifkan saat situs Anda dikonfigurasi, pertimbangkan untuk menggunakan situs penerbitan.
Sebelum memilih opsi ini, pastikan Anda mengetahui proses bisnis tim Anda. Jika dokumen diperiksa secara menyeluruh dan disetujui di luar proses SharePoint, Anda mungkin tidak menginginkan atau memerlukan pengaturan Persetujuan atau Check Out yang diberlakukan. Jika dokumen Anda adalah gambar, Anda mungkin atau mungkin tidak ingin menerapkan versi jika versinya tidak penting bagi Anda dan Anda tidak perlu kembali ke versi yang lebih lama.
Pertimbangkan untuk menggunakan beberapa aplikasi Perpustakaan Dokumen dan menerapkan pengaturan yang berbeda berdasarkan kebutuhan. Misalnya, jika Anda memiliki 100 dokumen di aplikasi Perpustakaan dan benar-benar hanya memerlukan versi dan persetujuan pada 5 dokumen tersebut, mungkin mereka dapat ditempatkan di aplikasi Perpustakaan dengan konfigurasi ekstra.
Versi dapat menjadi salah satu fitur pengelolaan dokumen SharePoint yang paling disalahpahami. Versi adalah mekanisme perlindungan yang membantu karena Anda dapat kembali ke versi dokumen sebelumnya jika perlu. Versi di SharePoint adalah salinan dari dokumen yang sama pada interval yang berbeda selama pengeditan.
Anda mungkin ingin menambahkan kolom Versi ke tampilan Anda sehingga pengguna dapat dengan cepat melihat versi dokumen. Jika tidak, Anda akan berakhir dengan pengguna menambahkan informasi versi ke nama atau judul dokumen, seperti Employee Handbook v1. 0, Buku Pegangan Pegawai v2. 0, atau yang ini, Client_Proposal_Final_v3. 0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06-2017_ROSEMARIE-SIGNED-OFF-FINAL_FINAL.
Ikuti langkah-langkah ini untuk menerapkan atau memodifikasi setelan Versi:
- Klik link Pengaturan Versi di halaman Pengaturan Perpustakaan atau Daftar Pengaturan.
Bagian dari halaman Pengaturan Versi mencakup Persetujuan Konten, Riwayat Versi Dokumen, Item Draf Item, dan Perlu Check Out (hanya untuk aplikasi Perpustakaan).
- Selanjutnya Anda harus memilih apakah Anda ingin meminta persetujuan konten untuk item yang dikirim. Anda membuat pilihan ini dengan memilih tombol radio Ya atau Tidak pada halaman Pengaturan Versi (diakses pada Langkah 1).
Jika Anda memilih Ya sebagai jawaban atas Require Content Approval for Submitted Items?, individu dengan izin Approve Items selalu dapat melihat item draf.
Item yang belum disetujui (artinya versi draft) tidak terlihat oleh anggota situs atau pengunjung. Anda dapat menentukan siapa yang ingin Anda lihat di bagian Draft Item Security.
- Di bagian Riwayat Versi Dokumen, pilih tombol radio untuk menunjukkan apakah menggunakan No Versioning, Create Major Versions, Buat Major and Minor (Draft) Versi, atau (opsional) tentukan jumlah versi yang harus dijaga dengan memasukkan nomor.
Default untuk daftar atau aplikasi Perpustakaan adalah No Versioning. Anda dapat memilih Major Versions (1. 0, 2. 0., 3. 0, dan seterusnya) atau Major and Minor Versions (1. 0, 1. 2., 1. 3, 2. 0, dan seterusnya). Memilih salah satu dari dua pilihan terakhir memungkinkan Anda menentukan batas jumlah versi masing-masing jenis dengan memasukkan nomor hingga 10.000.
- Pilih siapa yang dapat melihat item konsep dengan memilih tombol radio Draft Item Security di Bagian keamanan item.
Bagian ini dinonaktifkan kecuali Anda mengizinkan versi minor (draft) atau memerlukan persetujuan konten dari dokumen atau daftar item Anda. Berikut adalah tiga pilihan untuk siapa yang dapat melihat item draf - Setiap Pengguna Yang Dapat Membaca Item, Hanya Pengguna yang Dapat Mengedit Item, atau Hanya Pengguna yang Dapat Menyetujui (dan Pengarang).
- Tentukan apakah perlu memeriksa pengguna untuk mengedit dokumen dengan memilih tombol radio Yes atau No.
Meskipun terkadang kerumitan memerlukan pemeriksaan adalah mekanisme keamanan lain yang bagus yang memastikan pengguna lain tidak melihat dokumen di pertengahan modifikasi atau mengedit beberapa pengguna sekaligus (last save wins).
Pertimbangkan untuk menambahkan kolom Checked Out To ke tampilan Anda sehingga pengguna dapat dengan cepat melihat siapa yang memiliki item yang diperiksa.
- Klik OK atau Batal.
Jika Anda mengklik Oke, setelan Versi Anda diterapkan. Pergi mencobanya!
Saat melihat dokumen di aplikasi Perpustakaan, Anda dapat mengeklik elipsis untuk melihat menu kontekstual. Menu ini memungkinkan editor dokumen untuk memeriksa / memeriksa dokumen, menyetujui, menonaktifkan alur kerja, dan sebagainya. Karena menu kontekstual, jika persetujuan tidak diatur di perpustakaan atau daftar, misalnya, Approve tidak muncul pada menu. Jika sebuah dokumen dicentang, pilihan untuk Discard Check Out muncul.
Dalam kebanyakan kasus, anggota tim menavigasi ke situs menggunakan browser untuk bekerja dengan daftar aplikasi. Namun, pikirkan bagaimana tim Anda berinteraksi dengan dokumen. Mereka mungkin menavigasi ke aplikasi menggunakan browser, namun mungkin juga tertaut dari bookmark atau membuka dokumen secara langsung dari aplikasi pengeditan (seperti Word, Excel, atau PowerPoint). Meskipun versi terbaru dari Office mendukung dan berinteraksi dengan pengaturan aplikasi SharePoint Library, pengguna mungkin tidak tahu di mana menemukan perintah ini.
Hindari frustrasi dengan meluangkan sedikit waktu untuk meninjau pengaturan dan pilihan dengan tim Anda. Pelatihan opsi pengelolaan dokumen ini adalah salah satu rekomendasi nomor satu untuk keberhasilan kolaborasi SharePoint, terutama untuk tim dengan banyak anggota atau kontributor.
