Pengaturan versi di SharePoint 2010 - dummies

Area Pengaturan Versi di SharePoint 2010 berisi beberapa pengaturan yang paling banyak dicari di perpustakaan atau daftar. Setelan versi mencakup sebagian besar pilihan pengelolaan dokumen atau pilihan pengelolaan konten. Jadi, mantra pengelolaan dokumen / konten baru Anda persetujuan, versi, dan periksa. Secara default, Persetujuan, Versi, atau Setelan Persyaratan Check Out tidak diaktifkan di situs tim.

Jika Anda ingin agar opsi ini diaktifkan saat situs Anda dikonfigurasi, pertimbangkan untuk menggunakan situs penerbitan.

Sebelum memilih opsi ini, pastikan Anda mengetahui proses bisnis tim Anda. Jika dokumen diperiksa secara menyeluruh dan disetujui di luar proses SharePoint, Anda mungkin tidak menginginkan atau memerlukan pengaturan Persetujuan atau Check Out yang diberlakukan. Jika dokumen Anda adalah gambar, Anda mungkin atau mungkin tidak ingin menerapkan versi jika versinya tidak penting bagi Anda dan Anda tidak perlu kembali ke versi yang lebih lama.

Pertimbangkan untuk menggunakan beberapa perpustakaan dokumen dan menerapkan pengaturan yang berbeda berdasarkan kebutuhan. Misalnya, jika Anda memiliki 100 dokumen di perpustakaan dan benar-benar hanya memerlukan versi dan persetujuan pada 5 dokumen tersebut, mungkin mereka dapat ditempatkan di perpustakaan dengan konfigurasi ekstra.

Versi dapat menjadi salah satu fitur pengelolaan dokumen SharePoint yang paling disalahpahami. Versi adalah mekanisme perlindungan yang membantu karena Anda dapat kembali ke versi dokumen sebelumnya, jika perlu.

Versi di SharePoint adalah salinan dari dokumen yang sama pada interval yang berbeda selama pengeditan. Jika Anda meminta pengguna untuk melihat berbagai versi dokumen, mungkin untuk memilih di antara keduanya, Anda perlu menyertakan sebutan dalam nama (seperti v1. 0 pada contoh sebelumnya) atau kolom Metadata tambahan.

Ikuti langkah-langkah ini untuk menerapkan atau memodifikasi setelan Versi:

1. Klik link Pengaturan Versi di Halaman Pengaturan Perpustakaan / Daftar.

   Bagian dari halaman Pengaturan Versi mencakup Persetujuan Konten, Riwayat Versi Dokumen, Butir Item Security, dan Require Check Out (hanya perpustakaan).

2. Pilih apakah akan meminta persetujuan item di bagian Persetujuan Konten dengan memilih tombol radio Yes atau No.

   Jika Anda memilih Ya sebagai jawaban untuk "Meminta persetujuan konten untuk item yang dikirim" maka individu dengan izin Approve Items selalu dapat melihat item draf.

   Item yang belum disetujui belum terlihat oleh anggota situs atau pengunjung.Anda dapat menentukan siapa yang ingin Anda lihat di bagian Draft Item Security.

3. Di bagian Riwayat Versi Dokumen, pilih tombol radio untuk menunjukkan apakah menggunakan No Versioning, Create Major Versions, Buat Versi Mayor dan Minor (Draf), dan (opsional) tentukan jumlah versi yang harus dijaga dengan memilih yang sesuai kotak centang dan masukkan angka.

   Default untuk daftar / perpustakaan adalah No Versioning. Anda dapat memilih Major Versions (1. 0, 2. 0. 3. 0, dan seterusnya) atau Major and Minor Versions (1. 0, 1. 2. 1. 3, 2. 0, dan seterusnya). Memilih salah satu dari dua pilihan terakhir memungkinkan Anda menentukan batas jumlah versi masing-masing jenis dengan memasukkan nomor hingga 10.000.

4. Pilih siapa yang dapat melihat item konsep dengan memilih tombol radio Draft Item Security di Bagian keamanan item.

   Bagian ini dinonaktifkan kecuali Anda mengizinkan minor (draft) versi dokumen atau daftar item Anda. Berikut adalah tiga pilihan untuk siapa yang dapat melihat item draf - Setiap Pengguna Yang Dapat Membaca Item, Hanya Pengguna yang Dapat Mengedit Item, atau Hanya Pengguna yang Dapat Menyetujui (dan Pengarang).

5. Tentukan apakah perlu memeriksa pengguna untuk mengedit dokumen dengan memilih tombol radio Yes atau No.

   Meskipun terkadang terkadang merepotkan, memerlukan pemeriksaan adalah mekanisme keamanan lain yang bagus yang memastikan pengguna lain tidak melihat dokumen dalam modifikasi menengah, atau beberapa pengguna mengedit pada saat bersamaan (last save wins).

   Pertimbangkan untuk menambahkan kolom Checked Out To ke tampilan Anda sehingga pengguna dapat dengan cepat melihat siapa yang memiliki item yang diperiksa.

6. Klik OK atau Batal.

   Jika Anda mengklik Oke, setelan Versi Anda diterapkan. Pergi mencobanya!