Alur kerja Pengaturan di SharePoint 2010 - dummies

A alur kerja adalah versi otomatis dari proses bisnis; itu adalah (dan masih) salah satu buzzes besar di sekitar SharePoint 2010. Anda dapat mengaitkan alur kerja SharePoint dengan item dan dokumen sehingga SharePoint mengirimkan pemberitahuan atau meminta pengguna untuk mengisi formulir saat kondisi tertentu dalam prosesnya BENAR atau kapan item atau dokumen mencapai langkah tertentu dalam prosesnya.

Minimal, situs tim Anda harus memiliki tiga-negara alur kerja, yang memungkinkan Anda untuk memicu tindakan ketika keadaan item berubah. Penggunaan paling jelas dari alur kerja tiga negara adalah dengan daftar Pelacakan Masalah. Isu secara otomatis memiliki tiga status - Aktif, Terselesaikan, dan Tertutup.

Misalnya, Anda dapat menggunakan alur kerja tiga negara untuk menetapkan tugas di SharePoint ke pengguna yang dipilih saat status masalah berubah dari Aktif ke Terselesaikan.

Jika perusahaan Anda memberi Anda lisensi yang lebih tinggi, Anda juga dapat menggunakan berbagai alur kerja persetujuan yang dimaksudkan untuk mengelola persetujuan dokumen.

SharePoint Designer 2010 menyertakan perancang alur kerja yang hebat yang dapat Anda gunakan untuk membuat alur kerja kustom. Simak perancang alur kerja, jika ada yang otomatisasi jarak jauh yang ingin Anda lakukan di seputar daftar item atau dokumen di perpustakaan. Tidak seperti versi SharePoint Designer sebelumnya, alur kerja kustom yang Anda buat di SharePoint Designer 2010 dapat digunakan kembali di seluruh situs Anda.

Ikuti langkah-langkah ini untuk mengkonfigurasi perpustakaan atau daftar Anda untuk menggunakan alur kerja:

1. Klik link Workflow Settings di bawah Permissions and Management.

   Anda juga dapat mengakses perintah ini menggunakan tab List atau Library pada Ribbon.

   Jika tidak ada alur kerja yang ditugaskan ke daftar ini, Anda akan melihat formulir Add a Workflow. Formulir ini memiliki lima bagian: Workflow, Name, Task List, History List, dan Start Options.

   Jika alur kerja lain sudah ada untuk perpustakaan / daftar ini, halaman Pengaturan untuk alur kerja memungkinkan Anda melihat / mengubah pengaturan alur kerja yang ada, menambahkan alur kerja, menghapus alur kerja, dan melihat laporan alur kerja.

2. Di perpustakaan, klik link Add A Workflow untuk menambahkan alur kerja baru ke perpustakaan Anda.

3. Pilih template alur kerja.

   Bergantung pada lisensi apa yang diberikan perusahaan Anda kepada SharePoint akan menentukan berapa banyak template alur kerja yang Anda miliki. Anda melihat deskripsi singkat masing-masing saat Anda menyoroti pilihan itu:

   • Disposisi a pproval: Mengatur kadaluarsa dan penyimpanan dokumen dengan mengizinkan peserta untuk memutuskan apakah akan menyimpan atau menghapus dokumen yang kedaluwarsa.

   • Tiga -s tate: Gunakan alur kerja ini untuk melacak item dalam daftar.

   • Kumpulkan s ignatures: Mengumpulkan tanda tangan digital yang diperlukan untuk dokumen Microsoft Office Anda.

   • Persetujuan: Mengarahkan dokumen untuk persetujuan. Approvers dapat menyetujui atau menolak dokumen tersebut, menetapkan ulang tugas persetujuan, atau meminta perubahan pada dokumen.

   • Kumpulkan f eedback: Mengarahkan dokumen untuk diperiksa. Reviewer dapat memberikan umpan balik, yang disusun dan dikirim ke pemilik dokumen saat alur kerja selesai.

4. Ketik nama unik untuk alur kerja di kotak teks Name.

   

   Dalam menamai alur kerja Anda, berhati-hatilah agar tidak menamainya dengan template (seperti mengumpulkan tanda tangan ) untuk menghindari kebingungan antara alur kerja dan template Anda.

   Anda dapat membuat alur kerja sebanyak yang Anda inginkan untuk daftar atau perpustakaan. Misalnya, katakanlah Anda memiliki dua jenis proses persetujuan - proses yang dipersingkat dan proses yang lebih panjang. Selangkah saja melalui proses Add a Workflow dua kali dan pilih opsi konfigurasi yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan Anda.

5. Pilih daftar tugas yang akan digunakan oleh alur kerja dengan memilih opsi Select a task list.

   Anda dapat memilih daftar tugas yang ada atau membuat sistem membuat yang baru dengan memilih daftar Tugas Baru.

6. Pilih daftar riwayat untuk alur kerja dari pilihan Select a History List.

   Anda dapat memilih daftar riwayat yang ada atau meminta agar daftar riwayat baru dibuat.

7. Pilih opsi Start Anda dengan mengaktifkan satu atau lebih kotak centang.

   Bergantung pada kerangka alur kerja yang Anda pilih, hanya opsi Start tertentu yang mungkin diaktifkan. Umumnya, ada baiknya Anda membiarkan alur kerja dimulai secara manual, meskipun Anda juga dapat memulai alur kerja secara otomatis saat item dibuat atau diubah.

8. Klik tombol Next.

   Anda belum selesai! Sebuah halaman baru pilihan muncul.

   Bergantung pada jenis alur kerja yang Anda pilih, Anda memiliki pilihan yang berbeda untuk dipilih, termasuk alur kerja, apakah tindakan terjadi secara serial atau paralel, berapa batas waktu untuk tindakan tersebut, dan apa yang terjadi pada alur kerja jika seseorang menolak dokumen atau item berubah.

   Beberapa perbaikan telah dilakukan pada alur kerja 2010 termasuk memiliki lebih dari satu jenis panggung yang tersedia (paralel, serial).

9. Klik OK atau Batal.

   Jika Anda mengklik OK, pengaturan Anda akan diterapkan.