10 Kebiasaan buruk meninggalkan dengan Sistem Legacy Anda - dummies

Jika Anda mengganti sistem lama Anda dengan Cloud Layanan, baca terus berikut daftar sepuluh kebiasaan buruk yang harus Anda tinggalkan saat Anda beralih ke Service Cloud dari sistem lain. Entah Anda mengganti sistem warisan atau menyatu dengannya, daftar ini memberikan beberapa tip bermanfaat dan praktis yang perlu diingat untuk membantu memperlancar transisi dan meningkatkan peluang untuk adopsi yang sukses.

Menggunakan folder Microsoft Outlook untuk semuanya

Anda telah mengatur semuanya dengan rapi di folder Outlook, dan Anda berpikir bahwa hidup tanpa mereka sama sekali tidak dapat dinegosiasikan. Tidak apa-apa. Namun, leverage apa yang ditawarkan Cloud Service. Cara terbaik untuk memiliki tingkat adopsi yang tinggi dan memberi contoh bagi pengguna lain adalah memiliki toko satu atap terpusat untuk hari kerja Anda.

Leverage artikel pengetahuan. Gunakan Chatter. Manfaatkan Konten. Upload dokumen ke folder Dokumen di Salesforce. Berhenti menggunakan folder Outlook Anda untuk semuanya.

Membuka kembali kasus

Berbagai organisasi Salesforce berbeda dalam bagaimana mereka memperlakukan pembukaan kembali kasus. Pada akhirnya, keputusan ini adalah proses bisnis yang spesifik. Pilihannya beragam, dan metriknya bisa menjadi rumit untuk dilacak. Jika organisasi Anda menggunakan Entitlements and Milestones, itu bisa menjadi sangat rumit dan berantakan.

Either way Anda melihatnya, hal-hal tak terduga terjadi dan kadang-kadang sebuah kasus secara keliru ditutup atau hanya perlu dibuka kembali karena satu dan lain hal. Terlebih lagi, frekuensi membuka kembali kasus bisa menjadi metrik yang berharga untuk dilacak. Anda dapat melaporkan hal ini dan kelompok oleh pengguna atau tim, mendapatkan wawasan tentang orang-orang yang paling efisien dan teliti dalam (benar-benar) kasus penutupan.

Alih-alih membangun solusi kompleks untuk memperhitungkan kasus-kasus terdepan, mungkin Anda harus mengevaluasi proses bisnis Anda. Jika Anda telah memberikan solusi kepada pelanggan Anda, apakah Anda harus segera menutup kasus ini? Mungkin lebih masuk akal untuk mengubah status kasus menjadi Solution Provided dan menunggu konfirmasi sebelum mengubah status tersebut menjadi Closed. Anda bahkan dapat membuat aturan alur kerja bergantung waktu yang akan menutup secara otomatis kasus Anda di status Solution Provided jika tidak ada pembaruan untuk itu dalam jangka waktu tertentu.

Menciptakan sistem warisan untuk menghilangkan kecemasan perpisahan Anda

Anda memasuki dunia Cloud Layanan. Dunia ini telah dianut oleh banyak individu dan bisnis di seluruh dunia. Akibatnya, semakin Anda dapat mengadopsi teknologi baru dan persyaratannya, semakin banyak informasi yang dapat Anda akses dan berbagi dengan pengguna berpengalaman, di forum terkait, dan melalui jaringan pendukung yang semuanya akan berbicara dalam bahasa yang sama.

Jangan membuat ulang Siebel - atau aplikasi warisan lainnya, dalam hal ini - di Cloud Layanan. Salesforce menghabiskan jutaan dolar untuk meneliti, menguji, dan membangun produk mereka dengan bisnis seperti bisnis Anda. Ini berarti Anda tidak perlu melakukannya. Memanfaatkan konfigurasi dan fungsionalitas out-of-the-box sebanyak mungkin. Jangan menghabiskan waktu dan uang untuk mengkonfigurasi ulang seluruh antarmuka pengguna (UI) hanya untuk menyimpan satu atau dua klik. Ini akan dikenakan biaya lebih banyak sekarang dan di masa depan.

Menggunakan email terlalu banyak

Layanan Cloud memiliki banyak fungsi yang dapat menggantikan atau mengurangi lalu lintas email secara drastis. Gunakan Chatter untuk memperkuat komunikasi tim internal. Apakah Anda perlu bertanya kepada rekan Anda tentang lini produk tertentu? Mengapa tidak menggunakan Chatter? Dengan begitu, Anda tidak hanya menyimpan di kotak masuk kekacauan, tapi pertanyaan Anda bisa dicari dan dilihat oleh banyak orang lain yang berpotensi ingin tahu hal yang sama. Tidak ada lagi jawaban yang perlu tersesat di inbox anda, jangan pernah terlihat lagi.

Leverage proses persetujuan untuk publikasi artikel Pengetahuan atau proses lain yang relevan. Alih-alih mengirimkan draft dan komentar melalui email ke depan dan belakang, Anda dapat menggunakan proses persetujuan untuk memastikan aliran kemajuan yang konsisten. Bonus tambahan adalah Anda dapat melaporkan statusnya untuk melihat kemacetan kemacetannya. Jadilah efisien, dan bergabunglah dengan abad ke-21: Gunakan email hanya jika Anda harus melakukannya.

Kualitas data: apakah Anda benar-benar membutuhkan semua bidang ini?

Jadi, Anda sering menangkap banyak titik data. Data memungkinkan setiap jenis perusahaan mengurangi pelanggan dengan layanan personal. Tapi apakah Anda benar-benar perlu tahu warna mata Jane Smith? Hanya karena Anda merasa nyaman memiliki semua bidang lama yang dipetakan ke sistem baru Anda, tidak berarti masuk akal jika mereka menggunakannya jika Anda jarang menggunakan ladang.

Hal ini terutama terjadi jika ada data buruk atau tidak relevan yang tertangkap di dalamnya. CRM Anda hanya sebaik data di dalamnya, jadi pikirkan dua kali sebelum Anda berusaha keras untuk membawa sesuatu yang akan Anda gunakan dua kali setahun.

Pikirkanlah seperti ini: Anda mendapatkan lingkungan segar dan bersih dari Salesforce. Anda ingin tetap seperti itu! Ini adalah waktu terbaik untuk melakukan pembersihan musim semi kecil dan membuat beberapa pilihan. Konsolidasi di mana Anda bisa dan jangan takut untuk meninggalkan beberapa bidang di belakang. Hanya bawa apa yang perlu Anda lacak dan gunakan untuk analisis Anda.

Pengguna tidak selalu tahu yang terbaik

Pelanggan Anda bukan selalu benar. Sebagai admin, "pelanggan" Anda adalah pengguna sistem yang Anda kelola. Anda menerima banyak permintaan untuk penyempurnaan atau perubahan pada profil dan keamanan. Jangan berikan Cindy dari akses Customer Care ke Rob Caseload hanya karena dia memintanya. Jangan langsung membuat custom object hanya karena Jerry menginginkan satu dan menunjukkan satu atau dua manfaat.

Tentu, Salesforce mempermudah permintaan ini, tapi bukan berarti pintar melakukannya. Pastikan ada kasus bisnis yang solid untuk penyempurnaan sistem dan corong permintaan Anda melalui proses prioritas.Pikirkan melalui efek riak dalam Salesforce. Apa dampak perubahan ini? Jika taruhannya tinggi, ingatkan diri Anda akan kebutuhan inti dan lihat bagaimana Anda bisa sampai di sana dengan cara yang lebih baik.

Jangan pergi mengejar air terjun

Pendekatan air terjun adalah proses pengembangan perangkat lunak kronologis yang berkembang melalui fase berurutan tetap. Ini biasanya dikaitkan dengan perangkat lunak lama, dokumentasi berat, dan pengembangan yang membuat perubahan sangat mahal dan menyita waktu. Dalam dunia aplikasi lokal, setiap rilis baru (yang jarang terjadi) memerlukan banyak pekerjaan dan manajemen pelepasan.

Selamat datang di perangkat lunak awan perusahaan. Salesforce Service Cloud memiliki banyak keunggulan dalam pendekatan tangkasnya terhadap pengembangan perangkat lunak. Kecepatan, kelenturan, dan sifat evolusi pembangunan tangkas sangat berbeda dengan pendekatan penjaga tua.

Jangan takut! Agile metodologi dan Salesforce berjalan beriringan, dan ini sangat penting untuk tidak mengabaikan. Jangan takut gagal sejak dini dan sering (well, tidak terlalu sering), karena metodologi tangkas menekankan pengiriman dini, perbaikan terus-menerus, dan respons cepat terhadap perubahan.

Jangan sampai pada jalan hidup

Jangan jatuh ke dalam perangkap karena percaya bahwa semua persyaratan harus dipenuhi sebelum pergi-hidup. Identifikasi item dengan prioritas tertinggi yang, jika tidak selesai, adalah stopper tontonan langsung. Pastikan kemajuan dan kesuksesan barang-barang tersebut sekaligus mencatat backlog yang memiliki prioritas lebih rendah.

Penting untuk mengenali bahwa Anda tidak meluncurkan produk jadi. Layanan Cloud akan berubah dan berkembang baik Anda suka atau tidak, untuk memenuhi tuntutan perubahan bisnis Anda dan juga melalui tiga rilis Salesforce setahun. Hal-hal hanya akan menjadi lebih baik. Jangan gugup jika Anda tidak bisa memasukkan semuanya ke dalam tenggat waktu go-live agresif Anda. Beberapa hal bisa menunggu. Dan kabar baiknya adalah, mereka tidak lagi harus menunggu lama.

Tidak memanfaatkan administrator bersertifikat

Yang ini sudah jelas. Sistem Anda terus berkembang, dan Anda memerlukan administrator tersertifikasi untuk mengelola perubahan ini. Seseorang pasti memiliki tanggung jawab untuk administrasi Salesforce di perusahaan Anda, dan memberi insentif kepada individu tersebut untuk mendapatkan sertifikasi, atau mempekerjakan seseorang yang, adalah investasi yang layak. Hal ini benar terutama jika Anda mengandalkan Salesforce untuk bisnis besar Anda.

Administrator yang baik bukan hanya "pelaku. "Seorang admin yang sangat berharga adalah seseorang yang bisa memahami kebutuhan bisnis Anda, sambil memberikan analisis suara diikuti dengan pilihan dan arahan strategis untuk mencapainya.

Merangkul perubahan

Anda memiliki sistem baru, dan Anda harus memeluknya. Hal yang sama berlaku untuk fitur baru di Cloud Layanan. Salesforce sebagai perusahaan cenderung menekan bobot dan pelanggannya di balik fungsi baru, perlahan menghapus fungsionalitas pendahulunya. Meskipun Salesforce sering terus mendukung fitur usang ini, masuk akal jika berada di belakang yang baru seiring perkembangan baru dan rilis baru memperbaiki mereka.