10 Tip untuk Meningkatkan Produktifitas dengan Office 365 - dummies

Office 365 sebagai teknologi awan memberi manfaat kepada setiap organisasi dari pusat data yang canggih tanpa kerumitan dan biaya pemeliharaan satu. Di sini, Anda menemukan tip dan trik "siap pakai" untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam organisasi atau praktik Anda.

Sajikan Diri dari Dashboard Kesehatan Pelayanan

Jika Anda adalah admin yang ditunjuk untuk organisasi Anda, kemungkinan besar Anda akan menerima pertanyaan tentang masalah yang dialami pengguna Anda di Office 365. Sebelum Anda menghabiskan banyak waktu untuk mengatasi masalah sebuah masalah, lihat Dashboard Kesehatan Layanan di Office 365 terlebih dahulu untuk menentukan apakah masalahnya berasal dari akhir Anda.

Tampilan dan nuansa baru dari portal Office 365 masih dalam pratinjau namun dijadwalkan akan diluncurkan segera. Di dalamnya, Anda dapat mengelola penyewa Office 365 Anda: mengelola pengguna, membuat grup, memperbarui langganan, meninjau penagihan, dukungan kontak, mengkonfigurasi pengaturan, menjalankan laporan, dan melihat kesehatan layanan (lihat gambar berikut).

Pratinjau versi Dasbor admin Office 365 yang baru.

Jika salah satu layanan yang dilacak di Dashboard Kesehatan Layanan tidak berwarna hijau, Anda melihat informasi bermanfaat mengenai latar belakang masalah ini, siapa yang terkena dampak, apa yang sedang dilakukan Microsoft tentang hal itu, dan langkah selanjutnya adalah apa adanya.

Memiliki wawasan tentang layanan mana yang naik atau turun akan menghemat banyak waktu dan bahkan ada panggilan telepon untuk mendukung jika Anda sudah mengenal seseorang yang mengerjakannya.

Bertindak seperti orang IT

Pada satu titik, kita semua diam-diam berharap kita memiliki kekuatan hebat dari IT Guy. Inilah orang yang bisa secara ajaib membuka kunci komputer Anda, menyetel ulang kata sandi Anda, dan memberi Anda akses ke konten istimewa di organisasi Anda.

Jadi, apa yang terjadi jika Anda kehilangan telepon dengan informasi data rahasia dan IT Guy tidak tersedia? Kalau begitu, Anda bisa bertindak sebagai orang IT.

Anda dapat dengan mudah menghapus data dari perangkat nirkabel Anda dan bahkan menghapus perangkat dari akun Anda untuk mencegah pelanggaran keamanan dan / atau privasi.

Hapus data atau hapus perangkat Anda dengan cepat dari akun Exchange Online Anda dengan mengambil langkah-langkah ini:

1. Masuk ke portal Office 365.
2. Dari peluncur aplikasi, klik ubin Email.
3. Di sebelah kanan bar navigasi Office 365, klik ikon Settings.
4. Klik Mail dari panel Settings di sebelah kanan.
5. Klik General dari panel kiri.
6. Klik Perangkat seluler, lalu pilih perangkat seluler yang disinkronkan ke akun Anda.
7. Klik ikon Wipe device (lihat gambar berikut).

Anda mungkin juga ingin menghapus perangkat mobile dari akun Anda dengan mengklik ikon Remove (terlihat seperti tanda minus).

Hapus perangkat dari jarak jauh

Bagikan beban kerja

Tidak jarang staf TI berakhir menghabiskan banyak waktu untuk mengurus tugas-tugas Help Desk dan tidak mempunyai banyak waktu untuk bersikap proaktif dan strategis.

Di Office 365, staf TI dapat memberdayakan pengguna mereka untuk mengelola perizinan situs SharePoint dan bahkan memungkinkan pengguna untuk mengundang pengguna eksternal. Periksa pengaturan di pusat admin SharePoint dan pilih salah satu dari dua pilihan berbagi eksternal (ditunjukkan) yang memenuhi kebutuhan organisasi Anda untuk mulai berbagi beban kerja ini dengan orang lain di organisasi Anda.

Opsi berbagi eksternal di SharePoint Online.

Gunakan Asisten Penjadwalan

Tidak ada yang lebih menjengkelkan daripada mencoba mengadakan pertemuan dengan sekelompok orang dan tidak mengetahui ketersediaannya. Di Office 365, informasi bebas / sibuk di Exchange Online menghemat hari. Fungsi ini memungkinkan Anda mengetahui apakah orang tersebut bebas, sibuk, bekerja di tempat lain, di luar kantor, atau mengadakan pertemuan sementara di kalender. Ia bekerja tidak hanya untuk orang-orang tetapi juga untuk sumber daya, seperti ruang konferensi.

Anda melihat informasi bebas / sibuk seseorang saat membuat rapat dan menggunakan Asisten Penjadwalan. Begini caranya:

1. Buat undangan pertemuan di Outlook.
2. Tambahkan orang yang ingin Anda undang ke rapat.
3. Dari Ribbon, klik Penjadwalan Asisten.
4. Jika waktu yang Anda pilih terlihat diblokir untuk undangan Anda, cari waktu yang sesuai untuk semua orang, lalu klik tombol Kirim.

Bagikan kalender Anda

Salah satu fitur keren Outlook Online adalah kalender sama kuatnya dengan aplikasi desktop. Anda dapat menerapkan warna pada janji temu Anda untuk tinjauan sekilas tentang hari, minggu, atau bulan Anda, mengirim permintaan rapat, menyiapkan lansiran dan pemberitahuan, dan lebih banyak lagi.

Anda dapat membagikan kalender Anda kepada orang-orang di luar organisasi agar mudah mengetahui ketersediaan Anda. Anda dapat memilih untuk memberi mereka rincian lengkap untuk kalender Anda, terbatas, atau hanya menunjukkan ketersediaan Anda.

Untuk membagikan kalender Anda dari Outlook Online, ikuti langkah-langkah ini:

1. Klik ikon Kalender dari peluncur aplikasi.
2. Klik Berbagi dari navigasi atas, lalu klik Kalender.
3. Masukkan alamat email atau alamat orang yang ingin Anda bagikan kalender Anda, lalu pilih rincian yang ingin Anda bagikan.
4. Klik Kirim.

Lakukan penantian wajah

Jika Anda bekerja untuk sebuah organisasi besar, Anda mungkin akan bekerja sama dengan beberapa orang dengan nama yang sama. Jika Anda mencari inbox Anda untuk mendapatkan email dari seseorang yang memiliki nama yang sama dengan orang lain tempat Anda bekerja, Anda harus memastikan bahwa Anda memilih orang yang tepat. Anda dapat dengan cepat mempersempit hasil pencarian Anda dengan melihat gambar yang ditampilkan di samping nama kontak langsung dari hasil pencarian. Rapi, ya?

Ikutilah pesan dengan prioritas rendah dari kotak surat Anda menggunakan Clutter sehingga Anda dapat berfokus pada pesan yang paling penting.Office 365 melacak perilaku email Anda dan mempelajarinya sehingga tahu konten email mana yang penting atau tidak penting bagi Anda. Email yang berakhir di folder Clutter masih ada untuk ditinjau; mereka tidak dihapus Anda juga dapat "mengajarkan" sistem preferensi Anda dengan memindahkan email kembali ke Inbox jika pesan itu berakhir di folder Clutter.

Bagian besar tentang ini? Anda tidak perlu melakukan apapun! Clutter aktif secara otomatis sehingga Anda bisa bergerak ke ujung berikutnya.

Sinkronkan file Anda

Terlepas dari seberapa pun Anda terhubung, Anda pasti akan mengalami situasi di mana Anda tidak memiliki akses Internet. Hanya karena Anda tanpa akses tidak berarti efisiensi Anda harus turun.

Anda dapat terus mengerjakan dokumen OneDrive for Business atau SharePoint Online secara offline dan menyinkronkannya kembali ke server saat Anda memiliki koneksi Internet. Aplikasi OneDrive for Business harus diinstal sebagai bagian dari Office Pro Plus. Jika Anda tidak melihatnya, klik OneDrive dari peluncur aplikasi di Office 365, klik Sinkronkan dari navigasi atas, lalu ikuti petunjuknya. Tombol yang sama tersedia di perpustakaan dokumen SharePoint Online.

Bunuh pohon email

Inilah situasinya: Anda mendapat laporan karena tiga hari dan Anda memerlukan masukan dari John, Jane, Mary, dan Peter. Anda email mereka semua meminta masukan. John dan Jane membalas dengan masukan mereka. Mary tidak melihat emailmu Petrus membalas dan menyalin Beth. Jawab Beth tapi David bcc. David membalas semua tapi lupa untuk memasukkan Beth. Anda akhirnya memiliki semua masukan dan Anda akan menyelesaikan laporan ini, tetapi Mary, pada saat terakhir, menjawab semua tapi tidak melihat masukan dari Beth dan David. Jadi sekarang Anda harus menambahkan umpan balik dan mengirim ulang versi baru agar setiap orang dapat meninjau ulang.

Cerita ini bisa terus berlanjut sampai rambut Anda menjadi abu karena frustrasi, tapi ada cara yang lebih baik untuk melakukan ini: Bunuh pohon email. Gunakan Yammer sebagai gantinya.

Dengan Yammer, semua orang akan melihat umpan balik dari semua orang. Jika seseorang yang baru datang, orang tersebut akan melihat umpan balik dari semua orang. Jadi di sana. Tidak ada lagi pohon email.

Miliki modern dengan keterikatan Anda

Di dunia lama, Anda akan mengerjakan sebuah dokumen, simpan di perpustakaan dokumen, berikan hak akses ke perpustakaan, ambil link untuk dokumen tersebut, jalankan Outlook, mulailah sebuah email, kemudian kirimkan link ke dokumen itu ke kolega Anda sehingga mereka bisa menjadi rekan penulis dengan Anda.

Di dunia baru, Lampiran Modern adalah masalahnya. Begini cara kerjanya: Anda terbakar. Anda punya empat dokumen yang baru saja Anda selesaikan dan disimpan di SharePoint atau OneDrive. Anda pergi ke Outlook, membuat email baru, dan menambahkan penerima. Saat Anda mengklik tombol Lampirkan File, Anda akan melihat daftar dokumen terbaru yang sedang Anda kerjakan. Dari daftar, Anda bisa memilih dokumen yang ingin Anda bagikan. Maka Anda ingat salah satu penerima tidak memiliki akses ke perpustakaan. Tidak masalah. Anda dapat memberikan akses ke file langsung dari Outlook ke penerima tanpa membuka OneDrive atau SharePoint terlebih dahulu.Bagaimana itu untuk modern?