4 Cara untuk menyimpan catatan keuangan yang rapi di dalam QuickBooks 2016 - dummies

Keandalan dan kegunaan data QuickBooks 2016 Anda bergantung pada seberapa rapi dan rapi Anda menyimpan catatan keuangan Anda. Untuk membantu Anda atau staf Anda melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam hal ini, pertimbangkan untuk menggunakan empat teknik berikut ini.

Teknik # 1: Rekonsiliasi rekening bank QuickBooks Anda secara teratur

Bila Anda meluangkan waktu untuk mendamaikan rekening bank, Anda tidak hanya memperbaiki keakuratan catatan rekening bank Anda (termasuk saldo akun Anda); namun secara tidak langsung Anda juga memeriksa sekumpulan transaksi lainnya, termasuk semua pendapatan yang mengalir ke rekening bank tertentu. Dan Anda memeriksa biaya yang dikeluarkan dari rekening tertentu.

Jadi, intinya: Rekonsiliasi rekening bank Anda secara teratur.

Teknik # 2: Perbarui saldo akun pinjaman

Jika Anda meminjam uang dari bank, Anda harus memeriksa kembali saldo rekening itu. Dan Anda harus memperbarui saldo akun jika tidak cocok dengan catatan akhir tahun pemberi pinjaman.

Saldo akun pinjaman biasanya "salah" dari waktu ke waktu karena rincian pembayaran ke komponen pokok dan komponennya sedikit berkurang. Kesalahan ini mulai bertambah seiring berjalannya waktu.

Anda sering dapat memperbaiki saldo rekening pinjaman dengan menambahkan entri jurnal bahwa "memperbaiki" saldo akun yang salah dan kemudian membuang debit atau kredit yang diperlukan ke kategori biaya bunga pinjaman.

Teknik # 3: Periksa pembayaran yatim piatu

Orang merasa sangat mudah untuk memasukkan pembayaran pelanggan namun tidak pernah menerapkan pembayaran ke faktur. Bila kesalahan kelalaian ini terjadi, bisnis menghilangkan pendapatan dari laporan laba rugi dan mengurangi pendapatan dan keuntungannya. Jadi ini adalah kesalahan yang buruk.

Anda dapat menemukan pembayaran yatim piatu ini di file QuickBooks Anda dengan menghasilkan neraca berbasis uang tunai. Jika saldo dasar kas menunjukkan nilai negatif untuk piutang, yang berarti Anda telah memasukkan pembayaran ke QuickBooks namun tidak pernah menerapkan pembayaran ke faktur.

Untuk memperbaiki kesalahan ini (atau perbaiki kesalahan ini beberapa kali jika Anda telah membuat banyak kesalahan), Anda perlu memasukkan melalui pembayaran pelanggan atau menghasilkan laporan transaksi agar pelanggan tidak menemukan yang belum Anda terapkan.

Teknik # 4: Kaji ulang neraca Anda

Anda tahu di mana kesalahan akuntansi sering muncul paling mencolok? Di neraca Anda.

Untuk alasan ini, masuk akal untuk rutin menghasilkan neraca. Carilah nomor aneh, misalnya, dana yang tidak dicairkan dengan total $ 40.000 (yang berarti QuickBooks mengira Anda memiliki 40 uang tunai yang tergeletak di sekitar kantor di suatu tempat) atau saldo uang tunai sebesar $ 11.000 (yang berarti Anda telah mencairkan rekening giro Anda sampai 11 agung).

Anda dapat meneliti nomor neraca yang lucu dengan mengklik dua kali nilai ganjil di jendela laporan dan kemudian melihat melalui data transaksi yang menambahkan beberapa nilai yang salah.

Satu hal terakhir tentang teknik pengecekan kesalahan ini: Seringkali, kesalahan yang menghasilkan nilai neraca gila bukanlah transaksi yang dimasukkan secara tidak benar namun transaksi yang telah dihilangkan.

Jika Anda benar-benar ingin menggali barang pembersih neraca, Anda bisa bekerja keras melalui daftar tugas pembersihan neraca yang lebih lama di blog Evergreen Small Business saya.