5 Kontrol Akuntansi yang Baik yang Meminimalkan Pencurian - dummies

Berikut adalah ringkasan dari lima teknik hebat untuk meminimalkan masalah yang muncul saat Anda memiliki orang dengan tingkat dan tingkat keahlian yang berbeda-beda. dapat dipercaya bekerja dengan data QuickBooks Anda:

• Secara teratur membandingkan jumlah inventaris fisik dengan catatan akuntansi persediaan. Salah satu hal yang dapat Anda lakukan, baik untuk meminimalkan kerugian persediaan Anda dan untuk mempertahankan catatan akuntansi yang akurat, adalah dengan secara teratur membandingkan jumlah fisik persediaan Anda dengan catatan akuntansi Anda.

  Pendekatan untuk menghitung item yang paling berharga dan termudah untuk mencuri mencakup dua hal:

  • penyusutan persediaan segera diidentifikasi.

  • Pemilik bisnis dapat meminimalkan penyusutan persediaan dengan mengidentifikasi jenis inventaris yang paling sering dicuri atau bahkan saat persediaan paling sering dicuri.

• Rekonsiliasi rekening bank. Metode lain yang harus digunakan pemilik bisnis adalah mendamaikan rekening bank mereka sendiri. Seringkali, pencurian karyawan oleh personil akuntansi terjadi saat karyawan mencari tahu bagaimana cara menulis cek di rekening bank perusahaan yang pemiliknya tidak melihatnya.

  Salah satu cara pasti untuk menemukan transaksi fiktif dan nakal adalah pemiliknya mendamaikan ulang pernyataan bank tersebut. Selain itu, setiap transaksi yang mencurigakan dan mencurigakan cenderung menjadi jelas saat pemilik bisnis melihat dengan cermat cek.

• Pisahkan akuntansi dari tahanan fisik jika memungkinkan. Dalam usaha kecil, sulit untuk selalu memisahkan akuntansi untuk beberapa aktivitas dari hak asuh fisik atau tanggung jawab fisik untuk aktivitas itu.

  Misalnya, sulit untuk memisahkan akuntansi persediaan dari hak asuh fisik atau akses ke inventaris tersebut. Seorang petugas toko, misalnya, dengan mudah bisa mencuri rokok dan juga menyesuaikan catatan persediaan melalui penjualan cash register untuk rokok. Meskipun demikian, dimanapun Anda dapat memisahkan hak asuh fisik dari akuntansi, ditemukan pengecekan kesalahan bawaan. Orang yang melakukan akuntansi secara tidak langsung memeriksa pemeliharaan kustodian fisik dari aset tersebut.

• Latih karyawan dalam penggunaan QuickBooks. Anda harus melatih karyawan untuk menggunakan QuickBooks jika Anda memiliki bisnis dengan ukuran apa pun karena dua alasan dasar:

  • Pertama, seseorang yang tahu cara menggunakan QuickBooks cenderung tidak membuat kesalahan yang tidak disengaja.

  • Kedua, catatan akuntansi berantakan pencurian pencurian karyawan.

• Tutup file QuickBooks Anda. Meskipun Anda tidak diharuskan untuk menutup tahun buku di QuickBooks, Anda mungkin masih ingin melakukan ini untuk menjaga integritas data Anda.Begini caranya:

  1. Pilih perintah Edit → Preferences

  2. Pilih Akunting → tab Preferensi Perusahaan

  3. Klik tombol Penutupan Tanggal Penentuan Tanggal / Kata Sandi.

     Saat QuickBooks meminta Anda, tentukan tanggal penutupan dan kata sandi.

     Setelah Anda memberikan informasi ini, QuickBooks melarang atau membatasi pengguna agar tidak berubah atau memasuki transaksi bertanggal sebelum tanggal penutupan.