7 Tip untuk Bekerja dengan Rumus Excel - dummies

Beberapa elemen dapat membantu Anda seefisien mungkin saat menulis dan memperbaiki formula Excel. Anda dapat melihat semua formula Anda sekaligus dan memperbaiki kesalahan satu per satu. Anda bisa menggunakan add-in wizards untuk membantu menulis fungsi.

Master operator didahulukan

Salah satu faktor terpenting dalam menulis formula adalah membuat operator benar, dan saya tidak bermaksud operator telepon-perusahaan. Ini ada hubungannya dengan operator matematika - Anda tahu, sedikit rincian seperti tanda plus, dan tanda perkalian, dan di mana tanda kurung pergi. Operator didahulukan - urutan operasi dilakukan - dapat membuat perbedaan besar pada hasilnya. Anda memiliki cara mudah untuk mempertahankan prioritas operator Anda secara berurutan. Yang harus Anda ingat adalah "Mohon maafkan Aunt Sally yang saya sayangi. "

Frasa ini adalah mnemonik untuk yang berikut ini:

• Tanda kurung

• Eksponen

• Perkalian

• Bagian

• Penambahan

• Pengurangan

Jadi, tanda kurung memiliki pertama (tertinggi) didahulukan, dan pengurangan memiliki prioritas terakhir. Nah, sejujurnya, perkalian memiliki prioritas yang sama seperti pembagian dan penambahan memiliki prioritas yang sama seperti pengurangan, tapi Anda mendapatkan idenya!

Misalnya, rumus = 1 + 2 × 15 sama dengan 31. Jika menurut Anda harus sama dengan 45, sebaiknya Anda mengunjungi bibi Anda! Jawabannya sama dengan 45 jika Anda menyertakan tanda kurung, seperti ini: = (1 + 2) × 15.

Mendapatkan pesanan dari operator benar sangat penting untuk kesejahteraan lembar kerja Anda. Excel menghasilkan kesalahan saat jumlah tanda kurung buka dan tertutup tidak cocok, namun jika Anda bermaksud menambahkan dua angka sebelum perkalian, Excel tidak tahu bahwa Anda membiarkan tanda kurung keluar saja!

Beberapa menit menyegarkan ingatan Anda pada pesanan operator dapat menghemat banyak sakit kepala di jalan.

Tampilkan rumus

Jika Anda tidak menyadarinya, agak sulit untuk melihat formula Anda tanpa sengaja mengeditnya. Itu karena sewaktu-waktu Anda berada dalam mode "edit" dan sel aktif memiliki formula, formula tersebut dapat menggabungkan alamat sel lain yang Anda klik. Ini benar-benar mengacaukan segalanya.

Apakah tidak mudah jika Anda bisa melihat sama sekali formula Anda? Ada jalan! Itu mudah. Klik File di kiri atas ruang kerja Excel, klik Options, klik tab Advanced, dan gulir ke bawah ke opsi Display untuk bagian lembar kerja ini.

Pilihan pengaturan.

Perhatikan rumus Tampilkan di sel daripada kotak cek hasil yang dihitung.Kotak ini memberitahu Excel bahwa untuk setiap sel yang memiliki formula untuk menampilkan formula itu sendiri dan bukan hasil yang dihitung. Gambar berikut menunjukkan lembar kerja yang menampilkan rumus. Untuk kembali ke tampilan normal, ulangi langkah-langkah ini dan hapus pilihannya. Pilihan ini membuatnya mudah untuk melihat apa semua formula itu!

Melihat formula dengan cara mudah.

Anda tidak sengaja dapat mengedit fungsi meskipun Anda telah memilih opsi View Formulas. Hati-hati dengan mengklik di sekitar lembar kerja.

Perbaiki Rumus

Misalkan lembar kerja Anda memiliki beberapa kesalahan. Jangan panik Ini terjadi pada pengguna yang paling savviest sekalipun, dan Excel dapat membantu Anda mengetahui apa yang salah. Pada tab Rumus di bagian Formula Auditing adalah tombol Error Checking. Mengklik tombol menampilkan kotak dialog Error Checking, yang ditunjukkan di sini. Artinya, kotak dialog muncul jika lembar kerja Anda memiliki kesalahan. Jika tidak, itu hanya muncul pesan bahwa pengecekan kesalahan selesai. Itu yang pintar

Memeriksa kesalahan.

Bila ada kesalahan , kotak dialog akan muncul dan menempel saat Anda mengerjakan setiap kesalahan. Tombol Berikutnya dan Sebelumnya membiarkan Anda melewati semua kesalahan sebelum kotak dialog ditutup. Untuk setiap kesalahan yang ditemukannya, Anda memilih tindakan yang harus dilakukan:

• Bantuan untuk Kesalahan Ini: Ini mengarah ke sistem Bantuan dan menampilkan topik untuk jenis kesalahan tertentu.

• Tampilkan Langkah Perhitungan: Kotak dialog Formula Evaluasi terbuka, dan Anda dapat melihat langkah demi langkah bagaimana rumus dihitung. Ini memungkinkan Anda mengidentifikasi langkah khusus yang menyebabkan kesalahan.

• Abaikan Kesalahan: Mungkin Excel salah Abaikan kesalahannya.

• Edit di Formula Bar: Ini adalah cara cepat untuk memperbaiki formula itu sendiri jika Anda tidak memerlukan bantuan lainnya.

Kotak dialog Error Checking juga memiliki tombol Options. Mengklik tombol akan membuka tab Rumus pada kotak dialog Opsi Excel. Pada tab Rumus, Anda dapat memilih pengaturan dan aturan untuk mengetahui kesalahan dan pemicu.

Gunakan referensi absolut

Jika Anda akan menggunakan rumus yang sama untuk sekumpulan sel, seperti yang terjadi di kolom, metode terbaik adalah menulis formula satu kali dan kemudian menyeretnya ke sel lainnya. dengan menggunakan handle isi. Masalahnya adalah ketika Anda menyeret formula ke lokasi baru, referensi relatif berubah.

Seringkali, ini maksudnya . Bila ada satu kolom data dan kolom rumus yang berdekatan, biasanya, setiap sel di kolom rumus merujuk ke tetangganya di kolom data. Tapi jika rumus semua referensi sel yang tidak berdekatan, maksudnya biasanya untuk semua sel formula untuk referensi referensi sel yang tidak berubah. Dapatkan ini bekerja dengan benar dengan menggunakan referensi absolut ke sel. Untuk menggunakan referensi absolut ke sel, gunakan tanda dolar ($) sebelum nomor baris, sebelum huruf kolom, atau sebelum keduanya. Lakukan ini saat Anda menulis rumus pertama, sebelum menyeretnya ke sel lain, atau Anda harus memperbarui semua formula.

Misalnya, jangan tulis ini:

= A4 x (B4 + A2)

Tuliskan dengan cara ini sebagai gantinya:

= A4 x (B4 + $ A $ 2)

Dengan cara ini, semua formula referensi A2 tidak peduli di mana Anda menyalinnya, alih-alih referensi itu berubah menjadi A3, dan A4, dan seterusnya.

Gunakan rumus auditing

Ada preseden dan tanggungan. Ada referensi dari luar. Ada interaksi di mana-mana. Bagaimana Anda bisa melacak darimana referensi formula itu berasal dan pergi?

Gunakan alat auditing rumus, begitulah caranya! Pada tab Rumus adalah bagian Formula Auditing. Pada bagian ini terdapat berbagai tombol yang mengontrol visibilitas jejak jejak audit.

Mengaudit formula.

Toolbar auditing rumus memiliki beberapa fitur yang memungkinkan Anda mengarungi formula Anda. Selain menunjukkan tanda panah, toolbar juga memungkinkan Anda memeriksa kesalahan, mengevaluasi formula, memeriksa data yang tidak valid, dan menambahkan komentar ke lembar kerja.

Gunakan format kondisional

Sama seperti fungsi IF mengembalikan nilai tertentu saat kondisi argumen pertama benar dan nilai lain bila salah, format kondisional memungkinkan Anda menerapkan format tertentu ke sel bila ada kondisi yang benar. Pada tab Home di bagian Styles adalah menu drop-down dengan banyak pilihan format kondisional.

Angka ini menunjukkan beberapa nilai yang telah diperlakukan dengan format kondisional. Format kondisional memungkinkan Anda mengatur kondisi dan memilih format yang diterapkan saat kondisi terpenuhi. Misalnya, Anda dapat menentukan bahwa sel ditampilkan dengan huruf miring tebal bila nilainya mengandung lebih besar dari 100.

Menerapkan format saat kondisi terpenuhi.

Kondisi ditetapkan sebagai aturan. Jenis Aturan adalah

Format semua sel berdasarkan nilainya.

• Format hanya sel yang berisi …

• Format hanya nilai peringkat atas atau bawah.

• Format hanya nilai yang di atas atau di bawah rata-rata.

• Format hanya nilai unik atau duplikat.

• Gunakan rumus untuk menentukan sel mana yang akan diformat.

• Bila kondisinya benar, format dapat mengontrol hal berikut:

Borders

• Pengaturan font (gaya, warna, huruf tebal, miring, dan sebagainya)

• Isi (warna atau pola latar belakang sel)

• Sel juga dapat diformat dengan skema warna atau gambar ikon yang ditempatkan di dalam sel.

Gunakan validasi data

Pada tab Data, di bagian Data Tools, adalah Validasi Data. Validasi Data memungkinkan Anda menerapkan aturan ke sel (atau sel) sehingga entri harus mematuhi peraturan. Sebagai contoh, sebuah sel dapat diatur untuk hanya menerima entri bilangan bulat antara 50 dan 100.

Setting validasi data.

Saat entri tidak melewati aturan, sebuah pesan akan ditampilkan.

Tertangkap membuat entri buruk.

Pesan kesalahan bisa disesuaikan. Misalnya, jika seseorang memasukkan nomor yang salah, pesan kesalahan yang ditampilkan dapat dikatakan Noodlehead - pelajari bagaimana cara menghitungnya! Jangan biarkan atasan melihatnya.