Akses Lapisan Cheat 2010 All-In-One For Dummies - dummies

Oleh Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman

Akses 2010 membuat pengelolaan data Anda menjadi mudah, menggabungkan antarmuka visual dengan kekuatan database relasional. Pelajari bagaimana mengatur data ke dalam tabel, formulir desain, dan laporan untuk mengedit dan menyajikan informasi, dan membuat kueri untuk memilih dan menggabungkan informasi. Langkah selanjutnya adalah menulis makro dan skrip VBA untuk membuat database Anda cerdas, dan mempublikasikan data ke Web menggunakan SharePoint.

Bila Anda menggunakan program database seperti Access 2010, Anda tidak bisa mulai memasukkan data. Sebagai gantinya, Anda perlu membuat desain database relasional, membagi informasi Anda menjadi satu atau lebih tabel, masing-masing terdiri dari bidang (seperti kolom dalam spreadsheet). Tabel dihubungkan menggunakan relational join, dimana field dalam satu tabel cocok (berhubungan dengan) field yang lain. Inilah ide umumnya.

Identifikasi data Anda

. Buat daftar bidang yang mungkin (potongan informasi), termasuk teks, angka, tanggal, benar / salah, dan jenis data lainnya.

Hilangkan bidang yang berlebihan.
Jangan menyimpan informasi yang sama di lebih dari satu tempat. Jika Anda bisa menghitung satu bidang dari yang lain, simpan hanya satu bidang saja. (Misalnya, simpan tanggal lahir atau umur, tapi tidak keduanya.)

Atur ladang menjadi beberapa tabel.
Kelompokkan bidang Anda sesuai dengan apa yang mereka gambarkan, sehingga setiap kelompok menjadi tabel. Misalnya, database entri pesanan untuk toko mungkin memiliki satu meja untuk pelanggan, satu untuk produk, dan satu untuk pesanan.
Tambahkan tabel untuk kode dan singkatan.
Rencanakan untuk memasukkan tabel nama negara dan kode dua huruf, dan setiap tabel kode lain atau singkatan yang akan Anda gunakan dalam database. Anda akan menggunakan tabel ini untuk membuat daftar dropdown nilai yang dapat Anda pilih saat memasukkan catatan.

Pilih primary key untuk setiap tabel.
Kunci utama adalah field yang secara unik mengidentifikasi setiap record dalam tabel. Anda dapat memberi tahu Access untuk menetapkan nomor ID unik ke setiap record dengan menggunakan field AutoNumber.

Tautkan tabel.
Lihat tabel mana yang berisi bidang yang cocok dengan field di tabel lainnya. Dalam database entri pesanan, tabel Pesanan harus berisi kolom untuk mengidentifikasi pelanggan yang telah menempatkan pesanan - bidang yang sesuai dengan bidang kunci utama di tabel Pelanggan. Kebanyakan hubungan adalah satu-ke-banyak, di mana satu catatan dalam satu tabel dapat mencocokkan lebih dari satu (atau tidak) catatan di tabel lain.

Tip Memilih Jenis Bidang di Access 2010

Saat merancang database di Access 2010, Anda menentukan jenis bidang masing-masing. Berikut adalah tip untuk kapan menggunakan jenis lapangan.

Tipe Lapangan

Apa yang dipegang	Teks
Teks hingga 255 karakter (termasuk spasi dan	tanda baca). Gunakan kolom Teks, bukan kolom Nomor, untuk kode - seperti nomor telepon, kode pos, dan kode pos lainnya - bahkan jika terlihat seperti angka. Memo
Seperti bidang Teks, tapi lebih dari itu - sampai 65, 536	karakter. Bidang memo dapat berisi teks yang kaya (diformat), dan Anda dapat mengaturnya ke Append Only, sehingga dapat mengumpulkan catatan teks, tanpa mengizinkan pengguna menghapus apa yang sudah ada di sana. Nomor
Hanya angka. Anda dapat menggunakan + atau - sebelum nomor, dan titik desimal	. Jika Anda berencana untuk melakukan matematika dengan bidang, gunakan kolom Nomor atau Mata Uang. Mata uang
Angka dengan tanda mata uang di depan mereka ($, & yen;, dan	). Nomor AutoNumber
unik untuk setiap record dan ditugaskan oleh Access saat Anda menambahkan catatan	, mulai dari 1. Gunakan field AutoNumber sebagai field primary key untuk sebagian besar tabel. Tanggal / Waktu
Tanggal, waktu, atau keduanya.	Objek OLE
Menghubungkan dan Menanam Objek Objek Jangan menggunakannya saat membuat	database baru; gunakan tipe Attachment baru sebagai gantinya karena menyimpan data dengan lebih efisien. Hyperlink
String teks ini diformat sebagai hyperlink. (Jika Anda mengklik link	, ini akan membawa Anda ke halaman.) Ini sangat berguna jika ada informasi terkait di Web. Ya / Tidak Ya atau tidak (suatu kondisi tertentu, atau tidak, dalam efek
) - atau rangkaian dua kata lainnya, seperti True / False, On / Off, atau Male / Wanita. Gunakan bidang	Yes / No jika Anda ingin menampilkan field sebagai kotak centang pada . Attachment Anda dapat menyimpan satu atau lebih keseluruhan file - gambar, suara,
dokumen Word, bahkan video - dalam satu bidang Attachment	. Dihitung Anda memasukkan rumus yang digunakan Access untuk menghitung nilai
bidang ini berdasarkan bidang lain dalam tabel. Gunakan bidang Hitung	bila nilai yang dihitung akan digunakan dalam banyak kueri, formulir, dan laporan. Pintasan Keyboard Berguna 2010 Cara pintas keyboard ini sangat berguna di Access 2010. Beberapa penekanan tombol bekerja di manapun di Access 2010, sementara yang lain bekerja hanya dalam tampilan tertentu, seperti yang dicatat.

Kunci atau Kombinasi

Tindakan

F1	Menampilkan jendela Bantuan.
Ctrl + F1	Menyembunyikan atau menampilkan Pita.
F5	Menuju rekaman dengan nomor rekaman yang Anda ketikkan.
F6	Memindahkan fokus ke area lain di jendela.
F7	Periksa ejaan pada objek yang dipilih.
F11	Menyembunyikan atau menampilkan panel Navigasi.
Hapus	Menghapus objek yang dipilih.
Alt + Enter	Pada tampilan Design, tampilkan properti dari objek
yang dipilih.	Ctrl + C Salin teks atau objek yang dipilih ke Clipboard.
Ctrl + F	Temukan teks (dengan opsi untuk menggantinya) di tabel terbuka, kueri
atau formulir.	Ctrl + N Memulai database baru.
Ctrl + O	Membuka database
Ctrl + P	Mencetak objek yang dipilih.
Ctrl + S	Menyimpan objek yang dipilih.
Ctrl + V	Menyisipkan isi Clipboard ke jendela yang aktif.
Ctrl + X	Menghapus teks atau objek yang dipilih dan menyimpannya di Clipboard
.	Ctrl + Z Batalkan tindakan terakhir yang dapat dibatalkan (semua waktu kami
favorit!).	Ctrl +; Jenis tanggal hari ini.
Ctrl + "	Gandakan entri dari bidang yang sama di record
sebelumnya.	Esc Membatalkan apa yang Anda ketik.
Rahasia Desain Database 2010 Desain	Berikut adalah Lima Perintah desain database, apakah Anda menggunakan Access 2010 atau program database lainnya. Database yang dirancang dengan baik membuat data Anda tetap lebih mudah.

Simpan informasi di tempatnya, bukan dari mana tampilannya.

Di mana Anda menyimpan informasi tidak ada hubungannya dengan tempat itu muncul. Dalam spreadsheet, Anda mengetikkan informasi yang Anda inginkan muncul saat Anda mencetak spreadsheet, namun basis data bekerja secara berbeda. Dalam database, Anda menyimpan informasi dalam tabel berdasarkan struktur informasi. Sepotong informasi mungkin muncul dalam banyak laporan berbeda, namun Anda menyimpannya hanya dalam satu bidang dalam satu tabel.

Simpan informasi seperti benar-benar ada, bukan sesuai keinginan Anda dalam laporan tertentu. Ini adalah akibat wajar dari peraturan pertama. Jika Anda ingin judul buku muncul dalam huruf besar (kapital) dalam pesanan pembelian Anda, Access dapat memanfaatkan judul untuk Anda. Simpanlah judul buku dengan kapitalisasi yang benar sehingga Anda tidak terjebak dengan semua huruf pada setiap laporan. Akses memiliki banyak fungsi built-in yang dapat menyesuaikan cara teks, angka, dan tanggal diformat.
Sampah, sampah keluar (GIGO). Jika Anda tidak repot-repot membuat desain yang bagus dan masuk akal untuk database Anda - dan jika Anda tidak berhati-hati memasukkan data bersih dan benar - database Anda akan berakhir penuh dengan sampah.
Database yang dirancang dengan baik lebih mudah dipelihara daripada yang dirancang dengan buruk karena setiap informasi hanya disimpan sekali, dalam kolom yang diberi nama dengan jelas dalam tabel yang jelas, dengan aturan validasi yang benar. Ya, kedengarannya seperti banyak pekerjaan, tapi membersihkan database dengan 10.000 catatan yang salah adalah (maafkan hal yang meremehkan) bahkan lebih banyak pekerjaan. Pisahkan data Anda dari program Anda.

Jika Anda membuat database untuk dibagikan dengan (atau didistribusikan ke) orang lain, simpan semua tabel dalam satu database (
back end ) dan semua objek lainnya di database lain ujung depan ) . Kemudian Anda dapat menghubungkan dua database ini bersama-sama untuk membuat semuanya bekerja. Memisahkan tabel dari segala hal lainnya merampingkan seluruh omong kosong untuk memperbarui kueri, formulir, laporan, atau hal-hal lain nanti tanpa mengganggu data dalam tabel. Back up lebih awal dan sering. Oke, tip ini bukan tentang desain, tapi terlalu penting untuk dihilangkan: Buat cadangan database Anda setiap hari. Dengan keberuntungan, kantor Anda sudah memiliki sistem backup reguler (mungkin setiap malam) yang mencakup database Anda.Jika tidak, buat salinan cadangan database Anda secara berkala, dan pastinya sebelum melakukan perubahan besar. Simpan beberapa backup, bukan hanya yang terbaru, jika dibutuhkan beberapa saat untuk menemukan masalah.
Bagaimana Memelihara Sampah dari Database Akses Anda Jika data yang masuk ke database Anda melalui tabel dan formulir adalah sampah, maka setiap keluaran atau analisis yang Anda lakukan dengan kueri dan laporan akan memberi Anda sampah juga. Untungnya, Access menawarkan banyak alat untuk membantu Anda memastikan bahwa data yang masuk di setiap bidang adalah data yang seharusnya masuk di bidang itu. Anda dapat menemukan banyak alat untuk menyimpan sampah di tampilan Desain Tabel:

Tipe data

Gunakan tipe data yang benar untuk mencegah data dari jenis yang salah tidak dimasukkan. Ukuran Lapangan: Batasi jumlah karakter. Misalnya, jika Anda tahu bahwa bidang tidak boleh melebihi empat karakter, setel ukuran lapangan menjadi 4 karakter. Format: Membuat data terlihat benar. Misalnya, Anda dapat mengubah teks ke semua huruf besar atau huruf kecil. Masukan masker, misalnya, bekerja dengan bidang Format field.
Input Mask
:
Masukan masker masukan membatasi informasi yang diperbolehkan di bidang dengan menentukan karakter yang dapat Anda masukkan. Gunakan masker masukan saat Anda mengetahui formulir yang harus diambil data - misalnya, jika nomor pesanan memiliki dua huruf yang diikuti oleh empat digit. Nomor telepon dan kode pos adalah contoh lain dari bidang di mana masker masukan berguna. Nilai Default :
Mendefinisikan sebuah nilai yang muncul secara default jika tidak ada nilai lain yang dimasukkan. Nilai default muncul di lapangan sampai nilai lain dimasukkan. Aturan Validasi Lapangan atau Record :
Aturan yang harus dilalui data sebelum dimasukkan. Properti ini bekerja dengan aturan properti Validasi Teks. Diperlukan :
Menentukan bahwa field harus memiliki nilai agar Anda dapat menyimpan catatan. Bila tidak ada nilai yang dimasukkan, Access tidak membuat catatan baru saat Tab atau Enter ditekan, dan tombol New Record berwarna abu-abu. Izinkan Panjang Nol :
Menentukan apakah entri sepanjang nol seperti "" (tanda kutip tanpa spasi di antara keduanya) diperbolehkan (hanya untuk bidang Teks, Memo, dan Hyperlink). Bidang nol-panjang memungkinkan Anda untuk membedakan antara informasi yang tidak ada, dan nilai null (kosong) yang tidak diketahui atau belum dimasukkan. Bila opsi ini disetel, ini memungkinkan string sepanjang nol di bidang wajib diisi. Anda mungkin ingin menggunakan masker masukan untuk membuat bidang dengan panjang nol terlihat berbeda dari nilai nol saat keduanya diizinkan. Indexed: Bila Anda memilih untuk mengindeks sebuah field, Anda dapat menentukan bahwa tidak ada nilai duplikat yang diizinkan di lapangan. Properti ini juga dapat diakses dari tampilan Datasheet - ini adalah kotak centang pada tab Datasheet pada Ribbon. Bidang Pencarian
:
Izinkan pengguna untuk memilih nilai untuk bidang yang tersimpan di bidang lain. Ini mengeliminasi banyak salah eja dan membakukan pilihan untuk lapangan. Gunakan Wizard Pencarian untuk membuat field Lookup. Menggunakan VBA dengan Efisien di Access 2010 Saat mengotomatisasi aplikasi database Access 2010 menggunakan VBA, Anda bisa tersesat dengan halaman kosong untuk mulai menulis kode. Darimana kamu memulai Berikut adalah beberapa panduan sederhana untuk mengikuti yang akan membuat Anda menulis kode VBA seperti pro:

Mendapatkan bantuan.

Ya, artikel ini mencantumkan beberapa cara untuk meningkatkan penggunaan VBA di Access, namun tekan F1 kapan saja untuk memulai Bantuan Microsoft Office Access, di mana Anda dapat mempelajari dan melihat contoh kode VBA.

Gunakan Browser Objek. Browser Objek memungkinkan Anda menjelajahi berbagai properti dan metode objek di VBA. Dari jendela Editor VBA, pilih View → Object Browser - atau cukup tekan F2.
Dapatkan lebih banyak bantuan. Tentu, alat bantu built-in dalam VBA Access 2010 sangat bagus, namun Anda juga dapat menggunakan browser favorit Anda untuk mencari bantuan Internet dalam berbagai topik dalam penulisan kode VBA. Anda bahkan dapat menemukan contoh yang bisa Anda curi - atau pinjam - untuk proyek Anda sendiri.
Tangani kesalahan Anda Bahkan pemrogram yang paling sempurna pun tidak bisa menghentikan kesalahan terjadinya, tapi dia bisa menghentikannya membawa sebuah program berhenti. Gunakan penanganan error built-in VBA dengan pernyataan On Error Goto and Resume untuk menjebak kesalahan dan mengubah aliran program sehingga aplikasi Anda tidak membuat orang frustrasi menggunakannya.
Gunakan fungsi dan sub prosedur. Gunakan fungsi dan sub prosedur untuk menangani tugas yang akan dilakukan oleh berbagai area program Anda. Sebagai aturan umum, jika Anda menemukan diri Anda menyalin dan menempelkan kode dari satu area ke program lain, Anda mungkin ingin memasukkan kode itu ke dalam prosedurnya sendiri.
Mengkonversi macro ke kode VBA. Perancang Makro di Access 2010 memungkinkan Anda mengklik dan memilih daftar tugas yang telah ditetapkan untuk mengotomatisasi aplikasi Anda. Buat makro yang melakukan apa yang Anda inginkan, lalu ubah kode makro itu menjadi kode VBA sehingga Anda dapat melihat bagaimana rasanya jika Anda mengetikkannya dari nol.
Berbagi Data dengan Program Lain dari dalam Access 2010 Access 2010 adalah aplikasi database yang hebat dengan sendirinya, namun juga dapat berjalan dengan baik dengan orang lain. Anda dapat menampilkan dan mengambil data dari sejumlah program yang berbeda. Jika sebuah program mendukung VBA, maka Anda dapat mengendalikannya dari Access. Berikut adalah daftar singkat aplikasi Microsoft yang dapat Anda kendalikan dan bagikan data dengan:

Excel:

Banyak pengguna Excel akhirnya terlibat dengan Access karena mereka memerlukan lebih banyak struktur untuk menyimpan datanya. Namun, beberapa dari orang-orang ini tidak melakukannya, jadi masih ada dasi yang kuat antara Access dan Excel. Anda dapat menggunakan spreadsheet Excel sebagai tabel di Access, atau benar-benar mengendalikan aplikasi Excel dari Access VBA.

SQL Server: SQL Server seperti Access on steroids - setidaknya dari sudut pandang tabel dan query. Anda dapat memindahkan data Anda dari Access to SQL Server untuk meningkatkan kecepatan dan kinerja saat menggunakan data dalam jumlah besar. Setelah data di SQL Server, Anda dapat membangun formulir akses, laporan, makro, dan modul Anda untuk menggunakan data dari SQL Server.
Word: Kebanyakan orang yang menggunakan Access juga menggunakan Word. Entah Anda sedang menulis surat atau membuat daftar tugas yang harus dilakukan, Word adalah tempat banyak dari kita berpaling. Anda juga dapat menggunakan Word sebagai alat pelaporan tempat Anda dapat membuat bookmark untuk menempatkan data dari Access, sehingga Anda dapat memiliki seseorang yang tidak terbiasa dengan Access mengubah data statis dalam laporan.
SharePoint: SharePoint adalah visi Microsoft untuk berbagi dan berkolaborasi dengan data di Web, dan dari Access 2010, Anda dapat berbagi data dengan SharePoint Server. Anda bahkan dapat membuat formulir dan laporan di Access dan mempublikasikannya ke situs SharePoint sehingga pengguna dapat menggunakannya dari dalam browser mereka - semua tanpa menginstal Access 2010.
Outlook: Outlook lebih dari sekedar alat e-mail; Ini juga merupakan sistem manajemen kontak. Menggunakan Access 2010, Anda dapat mengirim e-mail dan mengumpulkan data langsung dari pesan e-mail yang diterima. Anda juga dapat berbagi informasi kontak, kalender, dan tugas dengan aplikasi akses Anda sehingga Anda harus memasukkan data ini hanya di satu tempat.