Dengan tepat Struktur Data dalam Model Data Excel - dummies

Sebagai blok bangunan untuk laporan Excel Anda, data dalam model data Anda harus terstruktur dengan tepat. Tidak semua dataset diciptakan sama. Meskipun beberapa dataset bekerja di lingkungan Excel standar, mereka mungkin tidak berfungsi untuk keperluan pemodelan data. Sebelum membangun model data Anda, pastikan data sumber Anda terstruktur dengan tepat untuk tujuan dashboard.

Dengan risiko penyederhanaan yang berlebihan, dataset yang biasanya digunakan di Excel hadir dalam tiga bentuk mendasar:

• Laporan spreadsheet

• Data flat file

• Datasheet tabular

Garis punch adalah hanya file data flat dan dataset tabular yang dibuat untuk model data yang efektif.

Laporan Spreadsheet membuat model data tidak efektif

Laporan Spreadsheet menampilkan data yang diformat dan dirangkum dengan sangat rapi dan sering dirancang sebagai alat presentasi untuk manajemen atau pengguna eksekutif. Laporan spreadsheet biasa membuat penggunaan ruang kosong secara bijaksana untuk pemformatan, mengulangi data untuk tujuan estetika, dan hanya menyajikan analisis tingkat tinggi. Gambar berikut menggambarkan laporan spreadsheet.

Laporan spreadsheet.

Meskipun laporan spreadsheet mungkin terlihat bagus, itu tidak membuat model data yang efektif. Mengapa? Alasan utamanya adalah bahwa laporan ini tidak menawarkan pemisahan data, analisis, dan presentasi. Anda pada dasarnya terkunci dalam satu analisis.

Meskipun Anda bisa membuat grafik dari laporan yang ditampilkan, tidak praktis menerapkan analisis di luar apa yang sudah ada di sana. Misalnya, bagaimana Anda menghitung dan menyajikan rata-rata semua penjualan sepeda dengan menggunakan laporan khusus ini? Bagaimana Anda akan menghitung daftar dari sepuluh pasar berkinerja terbaik?

Dengan konfigurasi ini, Anda dipaksa melakukan proses manual yang sulit dilakukan bulan demi bulan. Analisis di luar yang tingkat tinggi sudah ada di laporan paling dasar - bahkan dengan formula yang bagus. Selanjutnya, apa yang terjadi saat Anda diminta untuk menunjukkan penjualan sepeda per bulan? Bila model data Anda memerlukan analisis dengan data yang tidak ada dalam laporan spreadsheet, Anda terpaksa mencari dataset lain.

Data flat file meminjamkan dirinya dengan baik ke model data

Jenis format file lainnya adalah file flat. File flat adalah data repositori yang disusun menurut baris dan kolom. Setiap baris sesuai dengan kumpulan elemen data, atau record. Setiap kolom adalah bidang . Bidang sesuai dengan elemen data unik dalam sebuah catatan. Angka berikut berisi data yang sama dengan laporan sebelumnya namun dinyatakan dalam format file data datar.

File data flat.

Perhatikan bahwa setiap kolom data memiliki kolom, dan setiap kolom sesuai dengan satu elemen data. Selain itu, tidak ada jarak tambahan, dan setiap baris (atau catatan) sesuai dengan kumpulan informasi unik. Tapi atribut kunci yang membuat file flat ini adalah tidak ada bidang tunggal yang secara unik mengidentifikasi sebuah catatan. Sebenarnya, Anda harus menentukan empat bidang yang terpisah (Segmen Wilayah, Pasar, Bisnis, dan jumlah penjualan sebulan) sebelum Anda dapat mengidentifikasi rekaman secara unik.

File flat meminjamkan dirinya dengan baik ke pemodelan data di Excel karena bisa cukup rinci untuk menyimpan data yang Anda butuhkan dan tetap dapat memberikan kondusif bagi beragam analisis dengan formula sederhana - SUM, RATA-RATA, VLOOKUP, dan SUMIF, hanya untuk beberapa nama.

Kumpulan data tabular sangat cocok untuk model data berbasis tabel pivot

Banyak model data yang efektif didorong terutama oleh tabel pivot. Tabel pivot adalah alat analisis utama Excel. Bagi Anda yang telah menggunakan tabel pivot, Anda tahu mereka menawarkan cara terbaik untuk meringkas dan membentuk data untuk digunakan dengan melaporkan komponen, seperti grafik dan tabel.

Tabular dataset ideal untuk model data berbasis tabel pivot. Gambar berikut menggambarkan kumpulan data tabel. Perhatikan bahwa perbedaan utama antara dataset tabular dan file data datar adalah bahwa dalam dataset tabular, label kolom tidak berlipat ganda sebagai data aktual. Misalnya, kolom Periode Penjualan berisi pengenal bulan. Perbedaan struktur yang halus inilah yang membuat dataset tabular sumber data optimal untuk tabel pivot. Struktur ini memastikan fungsi tabel pivot utama, seperti sortasi dan pengelompokan, sesuai dengan fungsinya.

Kumpulan tabel.

Atribut dari kumpulan data tabular adalah sebagai berikut:

• Baris pertama dari kumpulan data berisi label bidang yang menjelaskan informasi di setiap kolom.

• Label kolom tidak menarik tugas ganda sebagai item data yang dapat digunakan sebagai filter atau kriteria permintaan (seperti bulan, tanggal, tahun, wilayah, atau pasar).

• Tidak ada baris atau kolom kosong - setiap kolom memiliki judul, dan nilainya ada di setiap baris.

• Setiap kolom mewakili kategori data unik.

• Setiap baris mewakili item individual di setiap kolom.