Dasar-dasar Backing Up the QuickBooks 2014 Data File - dummies

Tugas penting yang perlu Anda lakukan atau yang perlu diselesaikan oleh rekan kerja adalah pencadangan file data QuickBooks. Beberapa item yang tersimpan di hard drive komputer Anda layak ditangani sebanyak yang dilakukan file data QuickBooks. Secara harfiah, file data QuickBooks menggambarkan urusan keuangan bisnis Anda. Anda sama sekali tidak ingin kehilangan file data.

Kehilangan file data, misalnya, mungkin berarti Anda tidak tahu berapa banyak uang yang Anda miliki, Anda tidak tahu apakah Anda menghasilkan atau kehilangan uang, dan Anda tidak akan mudah atau akurat. siapkan pajak tahunan Anda.

Untungnya, mencadangkan file data QuickBooks agak mudah. Anda hanya perlu menyelesaikan sembilan langkah:

1Pilih perintah File → Create Copy.

QuickBooks menampilkan kotak dialog Save Copy atau Backup, yang menyediakan tiga pilihan: opsi untuk menyimpan salinan cadangan file QuickBooks Anda, pilihan untuk membuat file perusahaan portabel, dan pilihan untuk membuat salinan akuntan.

2Anda ingin menyimpan salinan cadangan, jadi klik tombol pilihan Backup Copy; lalu klik Next untuk melanjutkan.

Anda dapat membuat file cadangan lengkap atau file perusahaan portabel saat Anda menyalin file QuickBooks. File perusahaan portabel lebih kecil dari file cadangan, jadi lebih mudah untuk bergerak. Misalnya, Anda bisa lebih mudah mengirim e-mail file perusahaan portabel.

Gosok dengan file perusahaan portabel adalah ini: QuickBooks harus bekerja keras untuk menggadaikan file perusahaan portabel ke ukuran kecil. QuickBooks juga harus melakukan lebih banyak pekerjaan untuk membuka file nanti saat Anda ingin bekerja dengannya.

Setelah Anda klik Next, kotak dialog Save Copy or Backup muncul. Anda bisa langsung masuk ke kotak dialog Save Copy atau Backup dengan memilih File → Create Backup command.

3Indikat apakah Anda ingin menyimpan file cadangan QuickBooks Anda di komputer perusahaan Anda atau ke pusat data offsite QuickBooks.

Klik Local Backup untuk menunjukkan bahwa Anda ingin menyimpan salinan cadangan file Anda di hard disk komputer atau beberapa perangkat penyimpanan yang dapat dilepas, seperti flash drive.

4Klik tombol Opsi untuk memilih lokasi cadangan.

QuickBooks menampilkan kotak dialog Opsi Cadangan.

5 Tentukan lokasi folder atau disk mana file perusahaan harus dicadangkan.

Anda cukup memasukkan nama path langsung di kotak yang memberitahukan tempat menyimpan salinan cadangan Anda.

Jika Anda tidak tahu cara memasukkan pathname, klik tombol Browse.Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Browse for Folder, gunakan daftar folder untuk memilih disk atau folder yang ingin Anda gunakan untuk backup QuickBooks.

6 (Opsional) Pilih opsi cadangan Anda.

Anda juga dapat menggunakan kotak dialog Opsi Cadangan untuk menentukan kapan QuickBooks mengingatkan Anda untuk mencadangkan dan bagaimana QuickBooks harus mencadangkan:

Menambahkan stempel waktu: Untuk menambahkan tanggal dan waktu operasi cadangan ke file cadangan nama, pilih kotak centang Add Date dan Time of the Backup to the File Name.

Membatasi salinan cadangan: Untuk memberi tahu QuickBooks untuk menyingkirkan salinan cadangan lama, pilih kotak cek Limit the Number of Backup Copies in This Folder to X dan tentukan berapa banyak salinan cadangan yang ingin Anda simpan dengan menggunakan kotak teks yang berdampingan.

Setting pengingat cadangan: Pilih Ingatkan Saya untuk Mencadangkan Ketika Saya Menutup File Perusahaan Saya Setiap X Kotak centang Times dan kotak teks sebelah untuk menentukan bahwa Anda ingin diingatkan untuk mencadangkan file QuickBooks saat Anda menutup QuickBooks. Pilihan interval Anda mencakup setiap waktu, setiap waktu, setiap waktu ketiga, dan sebagainya.

Mengaktifkan verifikasi data: Gunakan tombol verifikasi untuk memberi tahu QuickBooks bahwa ia harus memeriksa integritas data saat memback up data Anda. Pilih tombol radio Verifikasi Lengkap untuk verifikasi QuickBooks terbaik dan paling komprehensif.

Atau, jika Anda adalah seseorang yang tidak sempat melakukan beberapa detik ekstra untuk memeriksa ulang apakah diperlukan verifikasi data, tentu saja, pilih tombol radio Quicker Verification. Lebih baik lagi, berhati-hatilah terhadap angin - kehati-hatian hanya untuk bayi - dan pilih tombol radio No Verification.

7Klik OK saat Anda selesai menentukan lokasi dan pilihan cadangan dan kemudian klik Next.

QuickBooks menampilkan kotak dialog (tidak ditampilkan) yang menanyakan kapan Anda ingin membuat cadangan.

8Tentukan kapan Anda ingin mencadangkan.

Biasanya, Anda ingin mencadangkan saat Anda memilih perintah Save Copy or Backup. Dalam kasus ini, saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Save Copy atau Backup yang menanyakan kapan? pertanyaan, klik tombol Save It Now.

Anda juga bisa memberi tahu QuickBooks untuk secara teratur menjadwalkan backup file data QuickBooks sesuai dengan beberapa skema pintar - ketika QuickBooks bertanya kapan? tanya - klik tombol Save It Now dan Schedule Future Backups atau dengan mengklik tombol Only Schedule Future Backups.

Jika Anda memberi tahu QuickBooks bahwa Anda ingin menjadwalkan backup, QuickBooks menampilkan beberapa kotak dialog yang Anda gunakan untuk membuat jadwal cadangan baru dengan menamai jadwal dan dengan menetapkan hari dan waktu saat backup harus dijadwalkan.

9Click Finish untuk menutup kotak dialog Save Copy atau Backup.

Setelah Anda menentukan bagaimana operasi backup harus bekerja, klik Finish. QuickBooks memback up (atau membuat salinan) file perusahaan QuickBooks saat ini dan menyimpan salinan file baru di lokasi backup.