Video: Microsoft Access Open External Files & Programs with Shell Function 2024
Pita di SharePoint 2010 menampilkan banyak tindakan dokumen yang sama seperti menu Edit. Salah satu keuntungan menggunakan Ribbon adalah Anda dapat menggunakannya untuk mengambil tindakan pada banyak dokumen sekaligus. Misalnya, Anda ingin memeriksa tiga dokumen sekaligus.
Begini cara melakukannya dengan Ribbon:
-
Di perpustakaan dokumen Anda, pilih kotak centang di sebelah setiap dokumen yang ingin Anda periksa.
-
Klik tombol Check Out pada tab Dokumen pada SharePoint Ribbon.
-
Klik OK pada prompt konfirmasi.
Dokumen diperiksa.
Atau, Anda dapat menggunakan menu Edit dokumen untuk mengakses perintah menu Check Out.
Memeriksa - dan rekannya, check in - hanyalah etiket perpustakaan dokumen yang bagus. Apa cara yang lebih baik untuk memberi tahu orang lain bahwa Anda membuat perubahan pada dokumen daripada dengan memeriksanya? Memeriksa dokumen menyetel tanda Checked Out ke Yes dan menyimpan nama orang yang memeriksa dokumen tersebut.
Secara umum, periksa dokumen yang ingin Anda edit untuk jangka waktu lebih dari lima menit. Dengan kata lain, jika Anda perlu melakukan lebih dari sekadar mengubah kata yang salah eja atau memperbarui tanggal di footer, lihat dokumennya. Tentu, selalu ingat untuk memeriksa dokumen saat hasil edit Anda selesai.
Salah satu alasan untuk menggunakan SharePoint Workspace (sebelumnya dikenal sebagai Microsoft Groove) untuk mengakses dokumen di perpustakaan dokumen SharePoint adalah Anda dapat bekerja dengan dokumen secara offline, melakukan perubahan, dan kemudian menyinkronkan perubahan tersebut. Jauh lebih mudah mengingat untuk menyinkronkan SharePoint Workspace di awal dan akhir setiap hari daripada mengingat untuk memeriksa dan memeriksa dokumen.
Saat Anda melihat satu dokumen sekaligus, SharePoint 2010 meminta Anda untuk menyimpan dokumen di folder Draft Lokal Anda. Ikuti langkah-langkah ini untuk dilihat sendiri:
-
Di perpustakaan dokumen, arahkan kursor ke kolom Nama untuk dokumen yang ingin Anda periksa.
-
Saat tanda panah muncul, klik untuk menampilkan menu Edit dokumen dan pilih Check Out.
SharePoint menampilkan perintah cek keluar.
-
Terima nilai default untuk Menggunakan Folder Draft Lokal Saya dengan mengklik OK.
Dokumen diperiksa dan diunduh ke hard drive lokal Anda.
Jika administrator Anda tidak mengubah lokasinya, folder draft lokal Anda dapat ditemukan di C: users% username% documentssharepoint drafts.
Untuk membuka dokumen yang baru saja Anda periksa dan download, Anda harus browse ke folder Draft Lokal Anda dengan Windows Explorer dan kemudian buka file tersebut.Kebanyakan orang tidak mau repot dengan langkah ekstra ini.
Saat Anda melihat sebuah dokumen, jika ada beberapa aplikasi Windows yang kompatibel (seperti Word), Anda akan menerima pesan yang memberi tahu apakah akan memeriksa dokumen ke folder Draft Lokal Anda. Umumnya, Anda ingin memilih opsi Use My Local Drafts Folder karena membuat file sementara di hard drive Anda dan akan membiarkan Anda mengedit file yang diperiksa bahkan saat offline.
Dengan memilih untuk tidak menggunakan folder draft lokal Anda, file akan terbuka dari server SharePoint. Hal ini dapat menyebabkan sistem Anda hang dan tampak tidak responsif karena harus menunggu perubahan Anda melakukan perjalanan bolak-balik melintasi jaringan ke server. Jika Anda kehilangan koneksi jaringan Anda, Anda bisa kehilangan perubahan pada dokumen Anda.
Download salinan lokal file saat melakukan perubahan. Anda bisa menggunakan folder draf lokal Anda, SharePoint Workspace, atau mendownload file secara manual dan mengunggahnya lagi saat Anda selesai melakukan perubahan.
Dokumen yang diperiksa menunjukkan tanda panah pada ikon tipe dokumen. Seperti ditunjukkan di sini, item terbawah diperiksa, sedangkan dua teratas tidak.
Jika Anda ingin melihat dokumen yang telah diperiksa, Anda harus menampilkan kolom Checked Out To di perpustakaan dokumen.
Untuk memeriksa dokumen setelah selesai melakukan perubahan, Anda dapat mengulangi langkah-langkah yang Anda ikuti sebelumnya untuk memeriksa dokumen, hanya di Langkah 2, pilih opsi Check In dari menu Edit dokumen atau klik tombol pada tab Dokumen Ribbon.
Jika Anda berubah pikiran dan ingin berpura-pura check-out tidak pernah terjadi, Anda bisa mengklik tombol Discard Check Out daripada memeriksa dokumen. Ini bisa berguna jika Anda secara tidak sengaja memeriksa dokumen yang salah.
