Pembersihan dan strategi pengarsipan untuk QuickBooks 2012 - dummies

Memutuskan kapan dan bagaimana Anda ingin membersihkan atau mengarsip file perusahaan QuickBooks 2012 Anda sebagian besar adalah masalah akal sehat Pertimbangan pertama Anda adalah apakah Anda perlu menyingkat file perusahaan sama sekali.

Jika QuickBooks masih berjalan dengan kecepatan yang wajar, jika Anda tidak mendapati diri Anda menjadi gila karena banyak item yang tidak terpakai pada daftar, atau jika file data belum berkembang dengan besar (berukuran lebih besar dari 100MB atau lebih) Anda mungkin tidak perlu mengembun. Anda tidak mendapatkan keuntungan, dalam banyak kasus, dengan membersihkan. Dan dengan tidak membersihkannya, Anda masih memiliki catatan keuangan lengkap lengkap di ujung jari Anda.

Menjalankan operasi pembersihan tidak harus mengurangi ukuran file data QuickBooks. Oleh karena itu, jika Anda benar-benar harus memiliki file data yang lebih kecil, yang harus Anda lakukan adalah pertama-tama menjalankan operasi pembersihan dan kemudian simpan dan pulihkan file data QuickBooks portabel. Bagian lain tentang pembersihan dan pengarsipan berkas perusahaan QuickBooks adalah gagasan umum lainnya: Anda harus membuat salinan arsip file data QuickBooks. Sebenarnya, sebaiknya Anda membuat salinan arsip berkas data QuickBooks di akhir tahun setelah Anda atau BPA melakukan penyesuaian akhir tahun ini.

Merupakan ide bagus untuk membuat salinan arsip dari file data QuickBooks yang digunakan untuk mempersiapkan pengembalian pajak dan laporan keuangan Anda karena Anda dapat selalu menjelaskan beberapa nomor saat pengembalian atau laporan keuangan dengan melihat di arsip arsip arsip data.

Orang dapat dengan sengaja atau tidak sengaja mengubah transaksi lama. Ini berarti seseorang dapat, sayangnya, mengubah transaksi dalam file data QuickBooks di tahun sebelumnya. Ketika perubahan itu terjadi, seseorang yang kemudian melihat file data QuickBooks mungkin tidak dapat menjelaskan nomor pada pengembalian pajak atau laporan keuangan.

Misalnya, jika seseorang kemudian kembali dan mengubah transaksi pada tahun sebelumnya, dan transaksi tersebut digunakan untuk menghitung jumlah pendapatan tahun ini, Anda tidak dapat lagi menggunakan data QuickBooks untuk menjelaskan nomor atas pengembalian pajak dan laporan keuangan Anda untuk total pendapatan. Itu masuk akal kan?

Untungnya, dengan memiliki salinan arsip dari file data QuickBooks - file data QuickBooks yang menyediakan nomor untuk pengembalian pajak dan laporan keuangan - Anda selalu dapat melihat transaksi QuickBooks mana yang mendukung nomor pengembalian pajak atau nomor laporan keuangan tertentu.

Jika Anda masih bingung tentang hal ini - dan ini sedikit rumit - mintalah penasihat pajak atau BPA Anda tentang masalahnya.Dia dapat menjelaskan kepada Anda bahaya memiliki perubahan pada data QuickBooks yang telah digunakan untuk mempersiapkan pengembalian atau laporan keuangan setelah pengembalian tersebut telah disiapkan atau setelah laporan keuangan tersebut dipublikasikan dan didistribusikan.