Video: Immune System, Part 1: Crash Course A&P #45 2025
Memutuskan kapan dan bagaimana Anda ingin membersihkan atau mengarsip file perusahaan QuickBooks Anda, sebagian besar adalah masalah akal sehat Pertimbangan pertama Anda adalah apakah Anda perlu menyingkat file perusahaan sama sekali.
Jika QuickBooks masih berjalan dengan kecepatan yang wajar, jika Anda tidak mendapati diri Anda menjadi gila karena banyak item yang tidak terpakai dalam daftar, atau jika file data belum berkembang dengan hebat (lebih besar dari 100MB atau lebih), Anda mungkin tidak perlu mengembun. Dalam banyak kasus, Anda tidak memperoleh keuntungan dengan membersihkannya. Dan dengan tidak membersihkannya, Anda masih memiliki catatan keuangan lengkap dan detil di ujung jari Anda.
Menjalankan operasi pembersihan tidak harus mengurangi ukuran file data QuickBooks. Oleh karena itu, jika Anda benar-benar harus memiliki file data yang lebih kecil, pertama Anda harus menjalankan operasi pembersihan dan kemudian simpan dan pulihkan file data QuickBooks portabel.
Inilah pengertian umum lain tentang pembersihan dan pengarsipan berkas perusahaan QuickBooks: Anda harus membuat salinan arsip file data QuickBooks. Sebenarnya, buat salinan arsip berkas data QuickBooks di akhir tahun, setelah Anda atau BPA melakukan penyesuaian akhir tahun ini.
Merupakan ide bagus untuk membuat salinan arsip dari file data QuickBooks yang digunakan untuk mempersiapkan pengembalian pajak dan laporan keuangan Anda, karena Anda selalu dapat menjelaskan beberapa nomor saat pengembalian atau laporan keuangan oleh melihat arsip arsip arsip data.
Salah satu masalah dengan penggunaan QuickBooks adalah orang dapat dengan sengaja atau tidak sengaja mengubah transaksi lama. Ini berarti seseorang dapat, sayangnya, mengubah transaksi dalam file data QuickBooks di tahun sebelumnya. Ketika perubahan itu terjadi, seseorang yang melihat file data QuickBooks nantinya mungkin tidak dapat menjelaskan nomor pada pengembalian pajak atau laporan keuangan.
Misalnya, jika seseorang kembali dan mengubah transaksi pada tahun sebelumnya, dan transaksi tersebut digunakan untuk menghitung jumlah pendapatan tahun ini, Anda tidak dapat lagi menggunakan data QuickBooks untuk menjelaskan nomor pada pengembalian pajak dan laporan keuangan Anda untuk total pendapatan.
Untungnya, dengan memiliki salinan arsip dari file data QuickBooks - file data QuickBooks yang menyediakan nomor untuk pengembalian pajak dan laporan keuangan - Anda selalu dapat melihat transaksi QuickBooks mana yang mendukung nomor pengembalian pajak atau nomor laporan keuangan tertentu.
Jika Anda masih bingung tentang hal ini - dan ini sedikit rumit - mintalah penasihat pajak atau BPA Anda tentang masalahnya.Dia dapat menjelaskan kepada Anda bahaya memiliki perubahan pada data QuickBooks yang telah digunakan untuk mempersiapkan pengembalian atau laporan keuangan setelah pengembalian tersebut telah dipersiapkan, atau setelah laporan keuangan tersebut dipublikasikan dan didistribusikan.
