Dasar-dasar pembersihan untuk File Perusahaan QuickBooks Anda - dummies

Bila Anda mengerti apa yang dimaksud dengan pengarsipan di QuickBooks, prosesnya cukup mudah. Untuk menyingkat file perusahaan QuickBooks, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih File → Utilities → Condense Data command.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data pertama.

   

2. Pilih tombol radio Transisi Sebelum Tanggal Tertentu.

   Opsi ini memberitahu QuickBooks bahwa Anda ingin melakukan dua hal: buat salinan arsip file data QuickBooks, dan kurus ke file kerja perusahaan sehingga tidak terlalu besar. QuickBooks mengurangi ukuran versi kerja dari file data perusahaan dengan menghapus transaksi lama dan tertutup jika Anda memilih di Langkah 3 untuk menghapus transaksi.

3. Tentukan Hapus Transaksi Sebelum tanggal.

   Untuk menentukan tanggal sebelum transaksi ditutup harus dihapus, masukkan tanggal di kotak tanggal. Jika Anda ingin menyingkat file dengan menghapus transaksi pada atau sebelum tanggal 31 Desember 2016, misalnya, masukkan 1/1/2017 di kotak tanggal. Anda tidak perlu merasa kompulsif untuk menghapus banyak transaksi tertutup. Anda menghapus transaksi tertutup hanya jika file perusahaan QuickBooks Anda terlalu besar. Anda dapat dengan mudah bekerja dengan file perusahaan QuickBooks yaitu 25MB, 50MB, atau bahkan 100MB (megabyte).

   Omong-omong, Anda bisa menggunakan opsi Semua Transaksi untuk membuat file yang hampir kosong sehingga Anda bisa menggunakan kembali (seperti untuk pelatihan). Untuk membuat file QuickBooks yang memiliki rentang transaksi tertentu, pilih tombol Transactions Outside of a Date range radio dan kemudian masukkan tanggal yang membatasi kisaran dalam kotak Before and After.

   Klik Next saat Anda selesai menentukan transaksi yang harus dihapus QuickBooks.

4. QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data kedua.

   Tentukan bagaimana transaksi harus diringkas.

   

5. Jika Anda ingin meringkas transaksi historis, QuickBooks menggunakan kotak dialog Data Condense kedua untuk menanyakan bagaimana data tersebut harus merangkum data historis: dengan entri jurnal ringkasan tunggal, dengan entri jurnal ringkasan bulanan, atau ringkasan sama sekali. Pilih tombol radio yang sesuai dengan pendekatan summarization yang Anda inginkan.(Biasanya, Anda menggunakan opsi kedua yang terdaftar - memiliki QuickBooks membuat entri jurnal ringkasan bulanan - sehingga Anda tetap dapat menghasilkan laporan bulanan komparatif yang berarti.)

   Klik Next saat Anda selesai menentukan bagaimana QuickBooks harus meringkas transaksi.

6. QuickBooks menampilkan kotak dialog Data Condense yang ketiga.

   Tentukan bagaimana transaksi persediaan harus dikondensasi, dan klik Next.

   

7. Jika file QuickBooks Anda mencakup transaksi inventaris, QuickBooks merekomendasikan agar Anda menghapus transaksi persediaan lama. Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Data Condense yang ketiga, Anda bisa memberi tahu QuickBooks untuk melakukan hal ini dengan memilih tombol radio Ringkas (Inventaris Transaction). (Jika Anda tidak ingin menghapus transaksi lama, pilih tombol radio Rincian Inventaris Inventaris.)

   Saat Anda mengklik Next, Anda akan melanjutkan ke kotak data Condense Data keempat, yang menanyakan transaksi mana yang harus dipertimbangkan ditutup.

   Tentukan transaksi mana yang harus dihapus, dan klik Next.

8. QuickBooks meminta sedikit informasi lebih banyak tentang apa yang merupakan transaksi tertutup atau lama yang harus dihapus. Anda memilih kotak centang untuk menunjukkan apakah transaksi sebelum tanggal penghapusan dihapus meskipun tidak jelas, ditandai To Be Printed, ditandai sebagai To Be Sent, dan seterusnya.

   Bila Anda mengklik Next, Anda beralih ke kotak data Condense Data kelima.

   Tentukan pembersihan daftar yang seharusnya terjadi, dan klik Next.

   

9. Gunakan kotak dialog Data Ketajaman kelima untuk memberi tahu QuickBook bahwa bahwa selain menghapus transaksi tertutup lama, sebaiknya bersihkan beberapa daftar. Anda dapat memilih kotak centang yang memberitahu QuickBooks untuk menghapus akun yang tidak terpakai, pelanggan yang tidak terpakai, vendor yang tidak terpakai, dan sebagainya. Dengan membersihkan daftar Anda melalui penghapusan item daftar yang tidak terpakai, Anda tidak hanya mengurangi ukuran file perusahaan, namun juga memudahkan orang untuk bekerja dengan daftar.
   Saat Anda mengklik Next, QuickBooks menampilkan kotak dialog Keenam Data Ketajaman. Kotak dialog memberitahu Anda bahwa proses pengarsipan dimulai dengan QuickBooks membuat salinan file data dan bahwa operasi kondensasi mungkin memakan waktu beberapa menit atau bahkan beberapa jam untuk menyelesaikannya.

   Klik Begin Condense.

   

10. QuickBooks memulai proses pengkondisian file data.

    Cadangkan file data saat diminta.

11. Pada awal proses pengaman, QuickBooks meminta Anda untuk mencadangkan file perusahaan QuickBooks. Membuat cadangan file perusahaan QuickBooks sebagai bagian dari operasi pengaman bekerja sama dengan membackup file perusahaan QuickBooks kapan saja.
    Setelah membuat cadangan file perusahaan QuickBooks, QuickBooks menyimpan arsip arsip perusahaan dan kemudian membersihkan versi kerja dari file perusahaan dengan menggunakan instruksi Anda. Sekali lagi, seperti yang dicatat dalam langkah-langkah awal, proses pembersihan hanya memerlukan beberapa menit, atau mungkin diperlukan beberapa jam jika file Anda sangat besar.