Mempertimbangkan Tata Letak dan Desain Model Keuangan Excel Anda - dummies

Masalah yang perlu dipecahkan dan keluaran yang dibutuhkan seringkali mempengaruhi tata letak dan disain model keuangan. Jadi, bukan ide buruk untuk meluangkan waktu memikirkan tata letak sebelum Anda memulai. Tidak hanya tata letak dan struktur model yang berhubungan dengan logika dan fungsionalitas, namun juga dapat mempengaruhi tampilan dan nuansa antarmuka model dan bagaimana pengguna menavigasi melalui model.

Saat membangun model untuk pertama kalinya, Anda mungkin sulit mengetahui di mana harus memulai. Elemen kunci dari model keuangan adalah

Input atau data sumber
Asumsi dokumentasi
Perhitungan
Keluaran

Saat mulai membangun model Anda, mulailah dengan meletakkan masing-masing elemen ini di empat tab yang terpisah. dan pikirkan apa yang akan terjadi di setiap bagian. Pisahkan masing-masing elemen ini dengan jelas. Meskipun setiap model harus mengandung unsur-unsur ini, tidak setiap model keuangan terstruktur dengan cara yang sama. Kecuali model sangat kecil, harus ada tab khusus untuk setiap komponen utama model.

Penataan model keuangan Anda: Apa yang terjadi di tempat

Saat merancang tata letak model, kebanyakan pemodel berpengalaman mengikuti peraturan ini:

Masukan, perhitungan, dan hasil terpisah, jika memungkinkan. Jelaskan label bagian model mana yang berisi masukan, perhitungan, dan hasil. Anda dapat memasukkannya ke lembar kerja terpisah atau tempat terpisah pada satu lembar kerja, namun pastikan pengguna tahu persis tujuan masing-masing bagian. Pengodean warna dapat membantu memastikan bahwa setiap bagian didefinisikan dengan jelas.
Gunakan setiap kolom untuk tujuan yang sama. Ini sangat penting saat melakukan model yang melibatkan deret waktu. Misalnya, dalam model time-series, mengetahui bahwa label ada di kolom B, data unit di kolom C, nilai konstan di kolom D, dan perhitungan di kolom E, membuatnya lebih mudah saat mengedit formula secara manual.
Gunakan satu rumus per baris atau kolom. Ini membentuk dasar prinsip praktik terbaik dimana formula dijaga tetap konsisten dengan menggunakan rujukan absolut, relatif, dan campuran. Jaga agar formula tetap konsisten saat berada di blok data, dan jangan pernah mengubah formula di tengah jalan.
Lihat bagian kiri dan atas. Model harus dibaca secara logis, seperti buku, yang berarti harus dibaca dari kiri ke kanan dan atas ke bawah. Perhitungan, masukan, dan keluaran harus mengalir secara logis untuk menghindari rujukan melingkar. Sadarilah bahwa ada kalanya aliran data dari kiri ke kanan atau atas-ke-bawah dapat sedikit bertentangan dengan kemudahan penggunaan dan presentasi, jadi gunakan akal sehat saat merancang tata letak.Dengan mengikuti praktik ini, Anda dapat menghindari penghitungan tautan di seluruh sheet, yang membuat lebih sulit untuk memeriksa dan memperbarui. Excel juga akan menghitung lebih cepat jika Anda membuat formula dengan cara ini karena menghitung dari kiri ke kanan, dan dari atas ke bawah, jadi tidak hanya membuat model Anda lebih mudah diikuti, ini akan menghitung dengan lebih efisien.
Gunakan beberapa lembar kerja. Hindari godaan untuk meletakkan semuanya pada satu lembar. Apalagi bila blok perhitungannya sama, gunakan lembar terpisah untuk yang harus diulang untuk menghindari kebutuhan untuk menggulir melintasi layar.
Sertakan lembar dokumentasi. Lembar dokumentasi di mana asumsi dan data sumber ditata dengan jelas merupakan bagian penting dari model keuangan apa pun. Lembar penutup tidak boleh dikacaukan dengan lembar asumsi. Model tidak akan pernah memiliki terlalu banyak dokumentasi!

Mendefinisikan input, perhitungan, dan blok output untuk model keuangan Anda

Biasanya, pemodel bekerja dari belakang ke depan saat membangun model mereka. Output, atau bagian yang mereka inginkan agar dilihat atau dilihat pengguna, berada di depan, perhitungan ada di tengah, dan data sumber dan asumsi ada di belakang. Seperti ringkasan eksekutif, kertas papan tulis, atau laporan lain, beberapa halaman pertama harus berisi tampilan pemirsa biasa yang perlu dilihat sekilas. Jika mereka membutuhkan informasi lebih lanjut, mereka bisa menggali lebih dalam model.

Berikut adalah beberapa panduan tentang apa yang mungkin disertakan pada setiap tab pada model Anda:

Lembar penutup: Meskipun tidak selalu disertakan, sampul berisi banyak rincian tentang model. Tentu saja, cover sheet tidak banyak digunakan kecuali Anda tetap up to date. Jika Anda memutuskan untuk menyertakan lembar penutup, Anda dapat menambahkan rincian seperti berikut ini:
- Log perubahan dan pembaruan model dengan tanggal, pengarang, rincian perubahan, dan dampaknya terhadap keluaran model, yang dapat bantuan dengan kontrol versi
- Tujuan model dan bagaimana penggunaannya digunakan untuk maju
- Siapa yang awalnya menulis model dan siapa yang harus dihubungi dengan pertanyaan
- Daftar isi
- Petunjuk tentang cara menggunakan model
- Penafian mengenai keterbatasan model, pertanggungjawaban hukum, dan peringatan
- Asumsi global atau kunci yang terpisahkan dengan penggunaan model
  Lembar sampul dan halaman instruksi jarang digunakan. Jika Anda memutuskan untuk tidak menyertakan lembar penutup, pastikan bahwa model tersebut berisi instruksi eksplisit mengenai operasi, tujuan, asumsi, data sumber, dan penolakan.
Lembar masukan: Ini adalah satu-satunya tempat di mana data kode keras harus dimasukkan. Mungkin ada satu atau lebih lembar input jika ada sejumlah besar data, namun data masukan harus diletakkan di blok logis.
Lembar keluaran, ringkasan, dan skenario: Ini menyajikan hasil akhir. Mereka mungkin juga berisi kotak drop-down skenario atau bidang entri pengguna yang memungkinkan pengguna model menghasilkan keluaran mereka sendiri. Bagian ini mungkin juga berisi dasbor.
Lembar perhitungan atau lembar kerja: Pisahkan lembar perhitungan secara logis dan kemudian, di setiap lembar, setel secara konsisten.Jika perhitungan menjadi panjang dan membingungkan, masuk akal untuk membagi mereka menjadi bagian logis. Misalnya, mereka dapat dibagi menurut jenis layanan, pelanggan, tabel keuangan, lokasi geografis, atau segmen bisnis. Jika lembar perhitungan terbelah, pastikan tata letak dan pemformatannya seakurat mungkin di semua lembar.
Lembar periksa kesalahan: Lembar ini berisi tautan ke semua pengecekan kesalahan pada model. Pemeriksaan kesalahan harus dilakukan di bagian perhitungan, namun ringkasan dari semua pengecekan kesalahan di satu lokasi berarti bahwa setelah model digunakan, pemodel dapat dengan cepat memeriksa apakah ada kesalahan dalam pemeriksaan yang dipicu.