Membuat Entri Waktu yang Dapat Ditagih dalam QuickBooks Online - dummies

Karyawan Anda mungkin langsung bekerja untuk Anda dalam aktivitas yang dibutuhkan untuk menjalankan perusahaan Anda (seperti menyiapkan pelanggan faktur atau memasukkan informasi akuntansi ke dalam QuickBooks Online), dan mereka mungkin juga melakukan pekerjaan yang berhubungan langsung dengan pelanggan Anda. Dalam kasus terakhir, Anda mungkin ingin melacak waktu yang dihabiskan karyawan untuk proyek yang terkait dengan klien dan kemudian menagih pelanggan Anda untuk waktu karyawan Anda.

Untuk melacak waktu, Anda menggunakan jendela Activity Activity atau jendela Weekly Timesheet; Terlepas dari jendela yang Anda gunakan, QBO melacak waktu masuk dan, saat Anda menyiapkan faktur untuk klien yang waktu terekam, QBO meminta Anda untuk menambahkan waktu ke faktur.

Anda akan belajar memasukkan waktu menggunakan jendela Aktivitas Waktu dan jendela Weekly Timesheet, dan Anda akan melihat bagaimana QBO meminta Anda memasukkan waktu yang dapat ditagih ke faktur pelanggan. Perhatikan bahwa entri waktu yang dapat Anda balas ke pelanggan disebut, dengan cerdik, waktu yang dapat ditagih.

Memasuki aktivitas satu waktu

Buka jendela Aktivitas Waktu menggunakan menu tanda tambah (+) Buat di bagian atas QBO. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik tombol tanda tambah Buat (+) untuk membuka menu Buat.
2. Di kolom Karyawan, klik Aktivitas Tunggal.

   QBO menampilkan jendela Aktivitas Waktu.

3. Dari daftar Name, pilih karyawan atau vendor yang melakukan pekerjaan itu.
4. Masukkan tanggal pekerjaan itu dilakukan.
5. Dari daftar Pelanggan, pilih pelanggan untuk siapa pekerjaan itu dilakukan.
6. Dari daftar Layanan, pilih layanan yang telah dilakukan.
7. Tempatkan cek di kotak yang dapat ditagih, yang akan berubah pada kotak Bill At, dan berikan tarif per jam.
8. Jika pekerjaan yang dilakukan dikenai pajak, taruh cek di kotak Kena Pajak.
9. Di kotak Waktu, masukkan jumlah waktu yang dihabiskan untuk aktivitas ini.

   Anda dapat memasukkan waktu mulai dan akhir, termasuk waktu istirahat, dengan mencentang kotak Enter Start dan End Times; QBO menghitung waktu yang dihabiskan dan menampilkannya di bawah kotak Description.

10. Masukkan deskripsi pekerjaan yang akan muncul, secara default, pada faktur.

    Anda dapat mengubah deskripsi setelah menambahkan waktu masuk ke faktur.

11. Klik Save untuk menyimpan entri atau Save and New untuk memasukkan aktivitas waktu lainnya.

    Jika Anda mengklik tanda panah di samping Save and New, Anda dapat memilih Save and Close.

Jendela Aktivitas Waktu.

Menggunakan timesheet untuk mencatat waktu

Jika Anda memilih untuk memasukkan waktu dalam format grid yang menunjukkan hari dan tanggal selama seminggu, maka Lembar Data Mingguan untuk Anda.Untuk memasukkan waktu menggunakan jendela ini, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik tombol Buat - tanda tambah (+) - untuk membuka menu Buat.
2. Di kolom Karyawan, klik Mingguan Timesheet.
3. Pilih nama orang yang waktunya Anda rekam.
4. Pilih minggu yang ingin Anda catat waktu.
5. Di bagian Rincian, pilih nama pelanggan, item layanan, dan jika sesuai, berikan deskripsi.
6. Untuk menagih waktu kembali ke pelanggan, pilih kotak cek yang dapat ditagih dan berikan tarif untuk mengisi waktu.
7. Isilah waktu kerja pada hari yang tepat.
8. Klik Save, Save dan New, atau klik tanda panah di samping Save and New dan pilih Save and Close.

Lembar Fakta Mingguan.

Menambahkan biaya yang dapat ditagih ke faktur

Anda dapat menambahkan entri waktu yang dapat ditagih ke faktur dengan beberapa cara. Misalnya, jika Anda melihat halaman pelanggan, QBO menampilkan daftar transaksi yang beredar. Di kolom Tindakan dari entri waktu yang dapat ditagih, QBO menampilkan tombol Faktur Awal yang dapat Anda klik untuk memulai faktur ke pelanggan dan memasukkan biaya tagihan yang dapat ditagih ke faktur. Untuk melihat halaman pelanggan, klik Pelanggan di bilah Navigasi lalu klik nama pelanggan.

Tapi Anda tidak perlu pergi mencari entri waktu yang dapat ditagih. QBO meminta Anda menambahkannya ke faktur apa pun yang Anda buat untuk pelanggan yang memiliki jumlah waktu yang dapat ditagih. Mulai faktur (dari menu Buat - tanda tangan tanda tambah Faktur) dan pilih pelanggan. Jika pelanggan memiliki entri waktu yang dapat ditagih, mereka muncul di panel di sisi kanan layar.

Klik tombol Add di setiap entri waktu yang dapat ditagih yang ingin Anda tambahkan ke faktur. Atau, untuk menambahkan semua entri, klik tombol Add All di bagian atas panel di sebelah kanan. QBO memasukkan setiap informasi entri waktu yang dapat ditagih pada sebuah garis pada faktur, mengisi layanan, deskripsi, jumlah, tarif, dan jumlah total. Anda dapat mengedit informasi apapun sesuai kebutuhan. Isi sisa faktur seperti yang Anda lakukan pada faktur lainnya, tambahkan baris lain yang mungkin tidak sesuai dengan entri waktu.

Jangan lupa bahwa Anda dapat menambahkan subtotal untuk entri waktu, jika Anda memilih.