Video: Chart of Accounts - Mengelola Daftar Akun 2024
QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier memiliki fitur yang sangat menarik untuk bisnis yang melakukan pekerjaan atau proyek bagi pelanggan mereka: kontraktor, konsultan, insinyur, arsitek, dan sebagainya. QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier (tidak seperti program QuickBooks Basic biasa) memiliki kemampuan untuk melakukan proyek atau biaya pekerjaan sederhana. Kemampuan ini berarti bisnis Anda dapat membuat taksiran proyek atau pekerjaan, melacak biaya proyek atau pekerjaan, dan faktur tagihan berdasarkan proyek atau pekerjaan.
Di QuickBooks Pro, biaya kerja dimulai dengan perkiraan. Perkiraan hanyalah daftar perkiraan biaya yang akan Anda dapatkan untuk beberapa pekerjaan yang akan Anda lakukan untuk beberapa pelanggan.
Dengan asumsi bahwa Anda telah menciptakan sebuah pekerjaan dan telah memberi tahu QuickBooks, Anda menggunakan perkiraan, berikut adalah langkah-langkah yang Anda ikuti untuk membuat perkiraan:
1. Dapatkan formulirnya.
Pilih Pelanggan -> Buat Perkiraan. QuickBooks membuka form Create Estimates, yang memiliki kemiripan yang luar biasa dengan form Create Faktur yang pernah Anda lihat jika Anda pernah bekerja dengan QuickBooks.
2. Mulai mengisi kekosongan
Pilih Pelanggan yang sesuai: Job dari kotak daftar drop-down di bagian atas formulir. QuickBooks Pro secara otomatis mengisi sebanyak mungkin informasi - biasanya setidaknya kotak Name / Address - pada formulir.
Jika Anda mengonfigurasi QuickBooks Pro untuk melacak kelas, kotak daftar drop-down yang sesuai muncul di bagian tengah atas formulir. Silakan gunakan kotak itu, jika sesuai.
Jangan ragu untuk mengubah pengaturan default - Tanggal dan Perkiraan #, misalnya.
3. Tambahkan item baris - detail, rincian, rinciannya.
Anda mengisi rincian jendela Create Estimates dengan cara yang sama seperti Anda mengisi rincian jendela Create Faktur.
Setiap item baris yang ingin Anda sertakan di perkiraan pekerjaan Anda perlu dijelaskan dalam daftar Items. Perhatikan bahwa karena Anda sering menjual karya ke klien dan pelanggan menggunakan, sebagian, perkiraan, Anda biasanya ingin menyertakan uraian lengkap tentang item. (Beberapa kontraktor, misalnya, sering menggunakan beberapa baris teks deskriptif untuk menjelaskan secara lengkap setiap item yang ditunjukkan pada perkiraan.)
4. Tambahkan informasi opsional apa pun.
Jika Anda mau, gunakan salah satu kotak lain yang tersedia di jendela Create Estimates untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi tambahan. Misalnya, seperti pada jendela Create Invoices, Anda dapat mengklik kotak daftar drop-down Customer Message dan menulis pesan ramah, atau Anda dapat menggunakannya dari daftar drop-down.
Anda juga dapat menggunakan kolom Memo untuk menulis catatan kepada diri sendiri mengenai pekerjaan itu jika Anda mau. Atau mungkin beberapa catatan untuk skenario yang Anda pikirkan tentang pitching ke studio. Apapun yang sesuai dengan keinginan Anda.
Jika Anda ingin menyertakan item lain di jendela Create Estimates, Anda dapat menyesuaikan jendela itu. Pilih Sesuaikan dari kotak daftar drop-down Template di sudut kanan atas jendela Create Estimates. QuickBooks memberi Anda daftar formulir perkiraan Anda. Pilih yang ingin Anda edit. (Anda mungkin hanya memiliki satu formulir perkiraan pada daftar jika Anda belum pernah membuat yang baru.) Klik tombol New atau Edit. Jika Anda mengklik Baru, QuickBooks menampilkan kotak dialog Customize Estimate.
Sebelum mencetak perkiraan itu, ingat bahwa jendela Create Estimates bukanlah informasi yang sama yang muncul pada perkiraan tertulis. Untuk melihat bagaimana versi cetak terlihat, klik panah bawah di samping tombol Cetak di jendela Create Estimates dan pilih Preview dari daftar drop-down. Hasilnya adalah gambar full page, menyusut agar pas di layar.
Jika Anda belum menyimpan perkiraan Anda, silakan klik tombol Simpan & Baru atau tombol Simpan & Tutup.
Untuk memeriksa perkiraan (atau bentuk QuickBooks di layar) lebih dekat, klik tombol Zoom In di bagian atas layar Print Preview atau gerakkan kursor mouse di atas gambar. Bila kursor terlihat seperti kaca pembesar dengan tanda tambah di dalamnya, klik tombol kiri mouse. Karena Anda hanya bisa melihat bagian pratinjau pada saat seperti ini, gunakan scroll bar di bagian bawah dan kanan jendela untuk bergerak ke area yang berbeda.
Perhatikan bahwa kaca pembesar sekarang memiliki tanda minus di dalamnya, dan tombol Zoom In akan berganti ke Zoom Out. Jika Anda menyelesaikan lebih dari satu perkiraan, Anda dapat menggunakan tombol Prev Page dan Next Page pada layar Print Preview untuk melihat perkiraan lainnya. Setelah selesai, klik tombol Tutup.
Saat kembali ke jendela Create Estimates, klik tombol Cetak; QuickBooks Pro menampilkan kotak dialog Print One Estimate. Klik Cetak untuk mencetak perkiraan tanpa basa-basi lagi.
Jika Anda belum pernah menggunakan QuickBooks untuk mencetak perkiraan sebelumnya, Anda mungkin perlu menyiapkan printer terlebih dahulu untuk tugas ini. Untuk melakukannya, pilih File -> Printer Setup dan pilih Estimate dari kotak daftar drop-down Form Name. Kemudian tentukan pengaturan printer yang Anda inginkan untuk perkiraan pencetakan. (Proses ini bekerja dengan cara yang sama seperti untuk mencetak bentuk lain, seperti faktur.) Klik OK setelah selesai. Kotak dialog Print One Estimate yang menampilkan QuickBooks setelah Anda klik Print in the Create Estimates window juga bekerja dengan cara yang sama seperti kotak dialog Print One Invoice.
