Video: Tutorial Cara Membuat PO atau Purchase Order ke Supplier di FINA Accouting 2024
Perintah pembelian melayani tujuan sederhana: Ini memberitahu beberapa vendor bahwa Anda ingin membeli beberapa item. Padahal, pesanan pembelian adalah kontrak pembelian.
Banyak usaha kecil tidak menggunakan pesanan pembelian. Tapi ketika mereka tumbuh dengan ukuran tertentu, banyak bisnis memutuskan untuk menggunakannya karena pesanan pembelian menjadi catatan permanen item yang telah Anda pesan. Terlebih lagi, dengan menggunakan pesanan pembelian sering kali merumuskan proses pembelian di perusahaan. Misalnya, Anda mungkin memutuskan bahwa tidak ada seorang pun di perusahaan Anda yang dapat membeli sesuatu yang harganya lebih dari $ 100 kecuali jika mereka mendapatkan pesanan pembelian. Jika hanya Anda dapat mengeluarkan pesanan pembelian, Anda telah secara efektif mengendalikan aktivitas pembelian melalui prosedur ini.
Untuk menggunakan QuickBooks untuk membuat pesanan pembelian, ikuti langkah-langkah ini:
1. Beri tahu QuickBooks bahwa Anda ingin membuat pesanan pembelian dengan memilih Vendor -> Create Purchase Orders.
QuickBooks menampilkan jendela Create Purchase Orders.
Perhatikan bahwa jika menu Vendors tidak menyediakan perintah Create Purchase Orders, QuickBooks tidak tahu bahwa Anda ingin membuat pesanan pembelian.
2. Gunakan kotak daftar drop-down Vendors untuk mengidentifikasi vendor yang ingin Anda beli itemnya.
Kotak daftar drop-down Vendor mencantumkan masing-masing vendor di Daftar Vendor Anda.
3. (Opsional) Klasifikasikan pembelian menggunakan kotak daftar drop-down Kelas.
4. (Opsional) Berikan Ship yang berbeda untuk alamat di kotak daftar drop-down Ship To.
Kotak daftar drop-to-the Ship To menampilkan daftar semua pelanggan, vendor, dan karyawan Anda. Anda memilih kapal untuk alamat dengan memilih salah satu dari nama-nama lain. Setelah Anda memilih entri dari daftar Ship To, QuickBooks mengisi kotak Ship To address dengan informasi yang sesuai.
Jendela Use Purchase Orders menyediakan beberapa tombol dan kotak standar dan mudah-mudahan, akrab: Sebelumnya, Selanjutnya, Cetak, Temukan, Ejaan, Sejarah, dan Template.
5. Konfirmasikan tanggal pesanan pembelian.
Awalnya, QuickBooks menempatkan tanggal sistem saat ini ke dalam kotak Date. Namun, Anda harus memastikan bahwa tanggal QuickBooks masuk saat tanggal pesanan pembelian benar. Ini adalah tanggal kontrak. Seringkali, tanggal menetapkan persyaratan kontrak - seperti jumlah hari barang itu harus dikirim dalam.
6. Konfirmasikan nomor pesanan pembelian.
Nomor pesanan pembelian, atau nomor P. O., secara unik mengidentifikasi dokumen pesanan pembelian. QuickBooks secara berurutan memesan pesanan pembelian untuk Anda dan menempatkan nomor berikutnya ke dalam P.Kotak O. No. Dugaan bahwa QuickBooks membuat tentang nomor pesanan pembelian yang benar biasanya benar, namun jika tidak benar, masukkan nomor pengganti.
7. Konfirmasikan vendor dan kirimkan informasi.
Blok Vendor dan Kapal Untuk memblokir identifikasi vendor darimana Anda membeli barang dan kapal ke alamat yang Anda inginkan agar penjual mengirim kiriman tersebut. Informasi ini harus benar jika daftar vendor Anda terbaru dan Anda telah benar menggunakan kotak daftar drop-down Ship To untuk mengidentifikasi, jika perlu, sebuah alternatif Ship To address. Namun demikian, konfirmasikan bahwa informasi yang ditunjukkan di kedua blok alamat ini benar. Jika informasinya tidak benar, tentu saja memperbaikinya. Anda dapat mengedit informasi blok alamat dengan memilih informasi yang salah dan kemudian mengetik ulang apapun yang harus ditunjukkan.
8. Jelaskan setiap item yang ingin Anda pesan.
Anda menggunakan kolom pada jendela Create Purchase Orders untuk menjelaskan secara rinci setiap item yang ingin Anda pesan sebagai bagian dari pembelian. Setiap item berjalan pada barisnya sendiri. Untuk menjelaskan item yang ingin Anda beli dari vendor, Anda memberikan informasi berikut ini:
• Item: Kolom Item memungkinkan Anda merekam nomor item unik untuk item yang Anda inginkan. membeli. Ingat bahwa barang perlu dimasukkan, atau dijelaskan, dalam Daftar Item. Hal utama yang perlu Anda ketahui tentang Item List adalah sesuatu yang ingin Anda tampilkan pada faktur - atau, dalam hal ini, dalam pesanan pembelian - perlu dijelaskan dalam file item.
• Deskripsi: Kolom Keterangan menunjukkan deskripsi untuk item yang Anda pilih. Anda juga dapat mengedit field Deskripsi sehingga masuk akal bagi pelanggan atau vendor. Kolom Qty memungkinkan Anda mengidentifikasi jumlah item yang Anda inginkan. Anda memasukkan jumlah item yang Anda inginkan di bidang ini, tentu saja.
• Rate: Kolom Rate memungkinkan Anda memasukkan harga per unit atau tarif per unit untuk item tersebut. Perhatikan bahwa QuickBooks menggunakan label yang berbeda untuk kolom ini bergantung pada jenis bisnis yang telah Anda siapkan.
• Pelanggan: Kolom Pelanggan memungkinkan Anda mengidentifikasi pelanggan yang itemnya dibeli.
• Jumlah: Kolom jumlah menunjukkan jumlah yang dikeluarkan untuk item tersebut. QuickBooks akan menghitung jumlah untuk Anda dengan mengalikan kuantitas dengan tarif (atau harga). Anda juga bisa mengedit jumlah kolom. Dalam kasus ini, QuickBooks menyesuaikan tingkat (atau harga) sehingga tingkat waktu kuantitas selalu sama dengan jumlah tersebut.
Anda perlu memasukkan deskripsi setiap item yang harus disertakan dalam pesanan pembelian. Ini berarti, misalnya, bahwa jika Anda ingin memesan enam item dari vendor, pesanan pembelian Anda harus mencakup enam baris informasi. 9. Cetak pesanan pembelian. Anda ingin mencetak pesanan pembelian. Tujuan pencatatan pesanan pembelian ke QuickBooks adalah membuat catatan pembelian formal. Anda hampir selalu ingin mengirimkan pesanan pembelian ini ke vendor.Perintah pembelian memberitahu vendor apa yang ingin Anda beli dan harga yang bersedia Anda bayar. Untuk mencetak pesanan pembelian, Anda bisa mengklik tombol Print. Anda juga bisa mencetak pesanan pembelian nanti dalam satu batch; untuk melakukannya, simpan semua pesanan pembelian yang ingin Anda buat, lalu pilih perintah File -> Print Forms -> Purchase Orders.
10. Simpan pesanan pembelian.
Untuk menyimpan pesanan pembelian Anda, klik tombol Save & Close atau tombol Save & New. Jika Anda mengklik tombol Simpan & Baru, QuickBooks menghemat pesanan pembelian dan menampilkan ulang versi kosong dari jendela Create Purchase Orders sehingga Anda dapat mencatat pesanan pembelian lainnya.
