Membuat Aturan dalam Lotus Notes 6 - dummies

Aturan memberitahu Catatan apa yang harus dilakukan dengan pesan masuk tertentu. Misalnya, Anda bisa memiliki aturan yang selalu menempatkan pesan dengan kata tertentu di bidang subjek di folder tertentu, atau aturan yang memindahkan e-mail dari orang tertentu langsung ke folder Sampah, atau mungkin aturan yang berubah seketika pentingnya pesan yang Anda terima dari atasan Anda ke Tinggi. Lihat peraturan Anda dengan mengklik kata Rules di panel Navigasi.

Untuk membuat aturan baru, pertama klik folder Aturan di panel Navigasi surat Anda. Kemudian klik tombol New Rule Action bar. Gambar 1 menunjukkan kotak dialog New Rule (agak besar) yang muncul.

Gambar 1: Buat aturan baru di sini.

Seperti yang dapat Anda lihat dari Gambar 1, kotak dialog New Rule dibagi menjadi tiga bagian. Aturan ini menentukan apakah aturan diaktifkan, Tentukan Kondisi memutuskan pesan mana yang akan diatur undang-undang, dan Tentukan Tindakan menentukan apa yang akan dilakukan aturan dengan pesan yang dipilihnya.

Aturan baru yang Anda buat diaktifkan secara default. Anda mungkin memiliki peraturan yang ingin dinonaktifkan sementara; Misalnya, mungkin Anda tidak ingin pesan surat masuk dikirim ke folder itu, untuk saat ini. Di bagian paling atas kotak dialog, gunakan tombol radio This Rule Is untuk menentukan apakah peraturan tersebut sedang diberlakukan. Pilih tombol On radio di kolom (default), dan aturan melakukan apapun yang Anda sampaikan. Di sisi lain, jika Anda memilih tombol Off radio, aturan Anda akan ditangguhkan sampai Anda mengaktifkannya kembali.

Membuat kondisi aturan

Bidang di bagian Specify Conditions pada kotak dialog New Rule menentukan pesan yang akan diterapkan oleh peraturan Anda. Ide dasarnya adalah menggunakan bidang ini untuk membuat kriteria dan kemudian menggunakan tombol Add untuk menyimpan kondisinya. Beberapa aturan mungkin hanya memiliki satu syarat, seperti Subjek berisi Dewasa . Yang lain mungkin lebih rumit, dengan lebih dari satu kondisi. Misalnya, Anda bisa memiliki aturan yang mencari pesan masuk dengan kata-kata Update Penjualan di baris subjek yang dikirim oleh seorang pria bernama Rob Fichtel.

Bila Anda menentukan bidang drop-down kedua di bagian Specify Conditions pada kotak dialog, Anda dapat memilih dari 13 tempat yang berbeda untuk dilihat:

• sender: Pilih pesan dengan nama orang yang dikirim pesan. Anda bisa, misalnya, membuat aturan yang secara otomatis mencari pesan dari atasan Anda.
• subjek: Pilih pesan berdasarkan apa yang ada dalam subjek pesan, seperti Update Penjualan .
• body: Temukan pesan dengan kata atau frasa tertentu di bagian tubuh pesan.
• penting: Pilih pesan berdasarkan pada kepentingan yang dipilih pengirim untuknya (Tinggi / Sedang / Rendah).
• prioritas pengiriman: Pilih pesan berdasarkan prioritas pengiriman yang ditetapkan oleh pengarang ke pesan.
• ke: Pilih pesan dengan nama orang atau orang di kolom Kepada pesan.
• cc: Pilih pesan dengan nama orang atau orang di bidang cc pesan.
• bcc: Pilih pesan dengan nama orang atau orang di bidang bcc pesan.
• ke atau cc: Pilih pesan dengan nama orang atau orang di kolom Ke atau bidang pesan.
• tubuh atau subjek: Masukkan kriteria yang akan dicari Catatan di subjek dan kumpulan pesan.
• Domain internet: Tentukan pesan dari perusahaan tertentu, misalnya ibm. com atau perusahaan pelanggan Anda. com.
• size: Tentukan pesan dengan ukuran tertentu.
• semua dokumen: Terapkan peraturan Anda ke semua pesan baru.

Setelah Anda memberi tahu Catatan di mana mencarinya, Anda menggunakan bidang drop-down ketiga di bagian Specify Conditions pada kotak dialog untuk memberi tahu Catatan perbandingan seperti apa yang Anda minati:

• berisi: Istilah yang Anda masukkan di kolom ketiga dapat terjadi di manapun di bidang yang Anda pilih di bidang pertama.
• tidak mengandung: Apa pun yang Anda pilih di bidang pertama tidak dapat menyertakan apa yang Anda masukkan di bidang ketiga.
• adalah: Apa pun yang Anda pilih di bidang pertama pasti sama persis dengan apa yang Anda masukkan di bidang ketiga.
• tidak: Apa pun yang Anda pilih di bidang pertama tidak dapat menjadi apa yang Anda masukkan di bidang ketiga.

Akhirnya, gunakan bidang ketiga di bagian Specify Conditions untuk memberi tahu Catatan apa yang Anda cari. Cukup ketik istilah pencarian - nama seseorang, kata yang ingin Anda temukan di badan pesan, nama domain Internet, dan sebagainya - di kolom ketiga.

Setelah menentukan tiga bagian kondisi, klik tombol Add untuk menyimpan kondisinya. Jika Anda berubah pikiran setelah menyimpan sebuah kondisi, Anda dapat menggunakan tombol Hapus dan Hapus Semua untuk mengedit kesalahan apa pun. Anda harus memilih kondisi di kolom When Mail Messages Tiba di Meet this Conditions dan klik tombol Remove untuk menghapusnya.

Terkadang Anda mungkin menginginkan peraturan dengan lebih dari satu syarat. Mungkin aturan ini dimaksudkan untuk menemukan pesan yang berasal dari pelanggan tertentu dan itu juga memiliki kata pesanan baru di baris subjek mereka. Aturan bisa memiliki kondisi sebanyak yang Anda mau; tetap gunakan tombol Add jika Anda membutuhkan lebih dari satu.

Bila Anda menentukan beberapa syarat untuk sebuah peraturan, Anda mungkin ingin memberi tahu Notes untuk bertindak hanya jika setiap kriteria terpenuhi. Di lain waktu, Anda mungkin ingin Catatan untuk bertindak jika ada kriteria yang ditentukan terpenuhi. Misalnya, pada Gambar 1, Notes disiapkan untuk menghapus setiap pesan yang tubuhnya atau subjeknya berisi kata Adult . Kata Dewasa tidak harus muncul di kedua tempat untuk mengaktifkan aturan.Jika Anda mau, Anda dapat mengatur Catatan sehingga kata Dewasa harus muncul di subjek tubuh dan untuk mengaktifkan peraturan. Anda mengontrol fitur ini dengan memilih AND atau OR di kolom drop-down pertama. Bidang drop-down ini muncul hanya setelah Anda mengklik Tambahkan untuk menambahkan setidaknya satu syarat pada peraturan Anda.

Mendefinisikan tindakan aturan

Setelah Anda memberi tahu Catatan tentang pesan mana aturan akan bertindak, gunakan bagian Tentukan Tindakan pada kotak dialog untuk menentukan catatan yang akan dilakukan dengan pesan tersebut. Ini adalah bagian dari kotak dialog di mana Anda memberi tahu Catatan bahwa Anda ingin agar pesan-pesan tertentu dipindahkan ke folder tertentu, dihapus, dan sebagainya.

Bagian kotak dialog ini memiliki dua bidang. Yang pertama - daftar drop-down - memberi tahu Notes apa yang ingin Anda lakukan terhadap pesan-pesan ini. Bidang kedua memberi tahu Catatan tempat meletakkannya.

Di bidang pertama, Anda dapat memilih dari enam hal dengan pesan yang memenuhi persyaratan yang Anda tetapkan di bagian atas kotak dialog New Rule:

• pindah ke folder: Tell Notes to pindahkan pesan yang sesuai ke folder tertentu, nama yang Anda masukkan di kolom kedua atau gunakan tombol Pilih untuk memilih, keduanya muncul saat Anda memilih opsi ini.
• salin ke folder: Beri tahu Catatan untuk memindahkan pesan yang cocok ke folder tertentu, nama yang Anda masukkan di kolom kedua atau gunakan tombol Pilih untuk memilih, keduanya muncul saat Anda memilih opsi ini. Ini berbeda dari pindah ke folder agar pesan tetap berada di Kotak Masuk Anda.
• kirim salinan ke: Kirim pesan secara otomatis ke orang lain.
• menetapkan tanggal kedaluwarsa: Tandai tanggal dimana pesan akan kedaluwarsa.
• penting untuk: Tandai pentingnya pesan sebagai Tinggi, Menengah, atau Rendah - terlepas dari bagaimana pengirim mengatur pentingnya pesan.
• hapus: Hapus pesannya.

Setelah Anda menggunakan daftar drop-down ini untuk memutuskan apa yang akan terjadi pada pesan, gunakan bidang itu ke kanan untuk memasukkan nama folder, atau nama orang yang akan diteruskan pesan tersebut, dan sebagainya. di. Bidang ke kanan muncul atau tidak tergantung pada apa yang telah Anda pilih dalam daftar drop-down.

Setelah Anda menentukan kondisi dan tindakan aturan tersebut, klik tombol OK di bagian bawah kotak dialog New Rule untuk menyimpannya. Aturan baru Anda akan muncul di tampilan Aturan di surat Anda.

Seperti kondisi, aturan mungkin memiliki lebih dari satu tindakan. Misalnya, Anda dapat membuat aturan yang mencari pesan dari pelanggan tertentu dan kemudian secara otomatis meneruskan pesan itu ke asisten Anda setelah juga mengirim pesan ke folder khusus.