Dokumen Libraries and SharePoint 2010 - dummies

Perpustakaan dokumen SharePoint 2010 membiarkan Anda menyimpan dan berbagi file dengan aman, dan mereka juga menambahkan fitur yang membantu Anda mengelola hal-hal seperti alur kerja dokumen proses yang memungkinkan orang mengedit, mengomentari, dan menyetujui dokumen) dan versi sejarah (apa yang terjadi pada file, dan siapa yang melakukan apa).

Dan walaupun saham file memberi Anda satu jalur melalui folder ke dokumen Anda, bagan dokumen SharePoint memberi Anda jalan lain untuk mengekspos konten. Anda dapat mengakses dokumen secara langsung melalui browser, Anda dapat membuat mereka gelembung di Bagian Web, dan Anda dapat menyortir dan menyaringnya dengan metadata dan jenis kontennya. Dan dengan perpustakaan dokumen, Anda bisa mengekspos file dengan judul mereka, bukan hanya nama filenya.

Dokumen perpustakaan memberi Anda banyak pilihan tentang bagaimana dokumen masuk ke dalamnya juga. Anda dapat menyimpan dokumen dengan URL perpustakaan dokumen, namun Anda juga dapat mengirim dokumen e-mail ke perpustakaan dokumen atau drag-and-drop dari Windows Explorer. Dan Anda bisa membuat dokumen secara langsung di perpustakaan dokumen mereka.

Jika Anda melakukan pencarian di bagian file, Anda berpotensi mengambil klik pada dokumen yang tidak memiliki izin untuk dibuka; SharePoint, di sisi lain, memungkinkan hasil keamanan dipangkas sehingga jika Anda tidak dapat mengaksesnya, Anda bahkan tidak dapat melihatnya di hasil pencarian Anda.

Segala sesuatu di SharePoint adalah daftar. Perpustakaan dokumen hanyalah daftar khusus. Meskipun sebagian besar daftar SharePoint lainnya diatur seputar hal-hal yang didefinisikan terutama oleh metadata mereka, pustaka dokumen disusun di seputar file yang ada secara terpisah dan dijelaskan oleh metadata mereka.

Perpustakaan dokumen tidak hanya berisi file Microsoft Word. Perpustakaan dokumen dapat berisi banyak jenis file, termasuk file Excel, PDF, dan Visio. Bahkan halaman web disimpan di perpustakaan dokumen.

Dokumen perpustakaan menambahkan kemampuan untuk menemukan dokumen Anda. Tidak seperti file sharing, yang memperlakukan file sebagai objek terpisah, dokumen dokumen memperlakukan dokumen sebagai konten dan membiarkan Anda mengaitkan informasi tertentu ( metadata ) dengan kumpulan dokumen di dalamnya. Ini berarti dokumen dapat ditemukan berdasarkan kesamaan yang dijelaskan oleh metadata, dan tidak hanya oleh opsi pencarian yang Anda miliki di file share.

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa membiarkan dokumen Anda di drive jaringan bersama tidak lebih mudah daripada menggunakan perpustakaan dokumen di SharePoint 2010. Alasan paling menarik mengapa SharePoint menawarkan banyak cara untuk mengatur dokumen Anda, seperti

• Document perpustakaan menyediakan alamat web yang unik untuk mengakses sekelompok dokumen. Dokumen perpustakaan memungkinkan untuk menerapkan keamanan pada kelompok dokumen terkait, dan melalui pemangkasan keamanan, mereka mencegah pengguna yang tidak sah melihat mereka di hasil pencarian.

• Properti dokumen memungkinkan untuk membuat banyak tampilan dari dokumen yang sama.

• Folder memungkinkan untuk mengelompokkan subkumpulan dokumen berdasarkan persyaratan izin.