Video: Tata Cara Pemusnahan Kertas / Retensi Dokumen 2025
Orang terkadang bertanya berapa lama mereka harus menyimpan laporan QuickBooks lama, salinan faktur, dan informasi akuntansi lainnya. Sayangnya, tidak ada jawaban satu-ukuran-cocok untuk semua ini. Namun, berikut adalah beberapa hal yang perlu dipikirkan:
-
Pertimbangkan apakah pihak lain dalam suatu transaksi akan menginginkan informasi tersebut. Misalnya, jika Anda secara kronis berdebat dengan vendor tentang apakah Anda telah membayar sejumlah tagihan, masuk akal untuk berpegang pada tagihan vendor dan catatan pembayaran Anda selama argumen tersebut dapat berlanjut.
Ini berarti bahwa setiap dokumen yang mendokumentasikan tagihan dan pembayaran vendor tidak harus dipertahankan jika Anda tidak memiliki masalah.
-
Pertimbangkan persyaratan akuntansi pajak. Secara hukum (banyak orang tidak menyadari hal ini), sebuah bisnis diharuskan untuk memelihara catatan akuntansi untuk melaporkan keuntungan, kerugian, pendapatan, dan deduksinya kepada Internal Revenue Service. Ini berarti sesuatu yang Anda perlukan untuk menghitung keuntungan atau elemen pendukung perhitungan Anda harus dijaga.
Namun, sebuah undang-undang pembatasan ada yang biasanya berjalan tiga tahun dari tanggal Anda terakhir mengajukan pengembalian. Ini berarti bahwa, dalam kebanyakan kasus, Anda tidak perlu menyimpan dokumen yang lebih tua dari tiga tahun yang lalu yang terkait kembali.
Dengan kata lain, jika Anda memiliki data dari tahun 2007 dan Anda mengajukan pajak penghasilan tahun 2007 pada tanggal 15 Maret 2008, pada tanggal 16 Maret 2011, Anda seharusnya tidak (dalam banyak kasus) perlu menyimpan semua yang lama dokumen. Undang-undang pembatasan menentukan bahwa Anda harus bisa membuang barang lama itu.
Sebuah kata peringatan dilakukan karena beberapa pengecualian ada dalam undang-undang pembatasan tiga tahun ini:
-
Jika Anda benar-benar ceroboh dan karena kecerobohan Anda menghilangkan pendapatan kotor yang berlebihan dari 25 persen dari apa yang Anda kembali menunjukkan, undang-undang pembatasan sama dengan enam tahun.
-
Jika tidak ada pengembalian yang diajukan atau pengembalian yang tidak benar diajukan, tidak ada undang-undang pembatasan yang ada.
-
Negara bagian tanpa pajak penghasilan (seperti Washington) menggunakan seperangkat peraturan yang berbeda dan mungkin menggunakan undang-undang pembatasan yang lebih panjang. Washington, misalnya, mengatakan undang-undang pembatasan berjalan empat tahun, bukan tiga.
-
-
Pertimbangkan catatan lama yang mungkin Anda perlukan di masa depan untuk menghitung barang untuk pengembalian pajak Anda. Ini perlu dipertahankan. Misalnya, jika Anda membeli pabrik 30 tahun yang lalu, simpan catatan pembelian tersebut sampai 3 (atau 6) tahun setelah Anda menjual pabrik.
-
Pertimbangkan bahwa di beberapa industri, peraturan atau peraturan retensi dokumen lain ada. Misalnya, jika Anda seorang dokter, Anda menyimpan catatan pasien lama Anda - dan ini mungkin termasuk informasi akuntansi pasien - lebih dari tiga tahun. Aturan retensi dokumen lainnya berbeda-beda menurut industri. Cari tahu apa aturan untuk industri Anda.
Bagaimana Anda memahami saran samar-samar ini? Datang dengan perkiraan kasar berapa lama Anda pikir Anda harus bertahan pada barang.
Anda mungkin ingin berpikir dua kali untuk hanya mengeluarkan catatan keuangan. Anda mungkin ingin merusak dokumen terlebih dulu. Ngomong-ngomong, beberapa toko perlengkapan kantor besar menawarkan layanan merobek-robekan di toko dengan harga pantas.
