Penagihan elektronik di Sage Timeslips

Beberapa perusahaan - terutama pengacara yang bekerja dengan perusahaan asuransi - harus menyerahkan tagihan tagihan kepada perusahaan elektronik untuk layanan yang diberikan. Dengan menggunakan penyetelan Penagihan Elektronik Sage Timeslips, yang mendukung berbagai format penagihan elektronik yang digunakan oleh sebagian besar perusahaan audit besar, Anda dapat melacak waktu Anda, menyiapkan tagihan dalam format elektronik yang tepat, lalu mengekspornya ke audit. perusahaan.

Kunjungi situs web Sage Timeslips untuk membaca tentang format pengiriman tagihan elektronik yang dapat didukung oleh Timeslips.

Menyiapkan penagihan elektronik

Untuk menggunakan pengaya Penagihan Elektronik Sage Timeslips, Anda harus mengaturnya dengan mengikuti petunjuk yang disertakan bersama pengaya. Kemudian Anda bisa menghasilkan tagihan dalam format yang tepat untuk perusahaan audit tempat Anda bekerja. Ingat, setiap firma audit memiliki setting dan format file yang unik.

Selain itu, Anda perlu mengidentifikasi klien yang menggunakan pengiriman elektronik Anda. Mulailah dengan memilih Nama → Info Klien. Di jendela Daftar Klien yang muncul, klik dua kali klien untuk siapa pengiriman elektronik berlaku. Kemudian klik tab Pengaturan 2 pada jendela Informasi Klien dan setel field Pengiriman Elektronik ke perusahaan audit yang sesuai.

Dalam kebanyakan kasus, Anda juga perlu menambahkan kolom khusus dan menetapkannya ke klien yang menggunakan perusahaan penerima.

Penagihan Penagihan Elektronik menghemat waktu Anda dan memungkinkan Anda menambahkan kumpulan bidang khusus yang telah ditentukan sebelumnya yang terkait dengan perusahaan audit tertentu.

Bagi beberapa perusahaan audit, Anda harus menggunakan Kode Tugas Pelaksana Tugas American Bar Association (ABA) atau Sistem Manajemen Berbasis Seragam untuk mengidentifikasi tugas, biaya, dan referensi. Jika Anda membuat database Timeslips menggunakan gaya database Law dengan ABA Litigation Codes, kode-kode ini sudah ada di database Anda. Jika Anda menggunakan template lain untuk membuat database Timeslips Anda, Anda harus memasukkan kode untuk tugas, pengeluaran, dan referensi di kolom Nickname 2 dari tugas, biaya, dan julukan referensi, dan gunakan field Nickname 1 untuk memasukkan deskripsi nama yang mudah Anda kenali saat Anda membuat slip.

Dalam Kode Tugas Pelaksana Tugas American Bar Association dan Sistem Manajemen Berbasis Seragam, kode dimulai dengan huruf A, E, atau L. Tetapkan kode yang dimulai dengan A untuk tugas, kode yang dimulai dengan E untuk biaya, dan kode yang dimulai dengan L menjadi referensi.

Memeriksa proses penagihan elektronik

Proses pengiriman tagihan elektronik di Sage Timeslips serupa dengan proses untuk menghasilkan tagihan lainnya.Anda masih menempatkan tagihan Anda pada tahap bukti awalnya, dan kemudian meninjau ulang dan membuat perubahan. Tapi saat Anda siap mengirim tagihan, Anda mengekspornya dan mengirimkan file ke perusahaan audit untuk diperiksa.

Dari bagian bawah menu Bills, pilih penyetoran atau audit tagihan elektronik yang sesuai lalu klik Ekspor. Timeslips meminta Anda untuk membuat folder untuk menyimpan tagihan yang diekspor. Setelah selesai ekspor, Anda bisa mengirimkan tagihan ke perusahaan audit.

Pada kebanyakan kasus, ketika ekspor selesai, Sage Timeslips memindahkan tagihan dari tahap bukti ke tahap audit. Bagi beberapa perusahaan audit, bagaimanapun, Timeslips menyetujui tagihan tersebut.

Timeslips memperlakukan tagihan di tahap audit serupa dengan cara menangani tagihan dalam tahap proof: Timeslips mengunci tagihan sementara perusahaan audit meninjaunya. Ketika perusahaan menghubungi Anda dengan penilaian mereka, Anda menyetujui tagihan yang tidak memerlukan perubahan, dan Anda menghapus tagihan yang memerlukan perubahan dari tahap audit dengan menggunakan jendela Bill Stages (pilih Bills → Approve or Clear Audited Bills → Approve or Clear Bills) dan membuat perubahan yang diperlukan Kemudian Anda mencetak tagihan lagi dan mengulangi prosesnya.

Jika Timeslips menyetujui tagihan yang Anda kirim ke perusahaan audit dan perusahaan audit memerlukan perubahan, Anda dapat menghapus tagihan terpilih dari tab Undoable pada jendela Tahapan Tagihan, mengeditnya, mencetaknya lagi, dan mengulang pengiriman percetakan dan pengiriman elektronik. proses.

Ada kemungkinan bahwa perusahaan audit tidak akan menilai tagihan Anda sebelum Anda siap mengirimkan yang lain. Dalam kasus ini, setujui tagihan yang telah Anda kirimkan dan, jika perusahaan audit memerlukan perubahan, cobalah untuk membatalkannya. Jika Anda tidak dapat membatalkan tagihan, Anda harus memasukkan transaksi kredit piutang dagang untuk tagihan asli, masukkan kembali data yang muncul di tagihan itu, dan buat tagihan baru untuk dikirim ke perusahaan audit.

Memisahkan tagihan elektronik

Jika Anda menggunakan fitur Bills Split di Timeslips, yang memungkinkan Anda menetapkan peraturan untuk mengalokasikan, atau membagi, tagihan tagihan di antara pencatat waktu, perhatikan bahwa berbagai perusahaan audit menangani penagihan terpisah dalam perbedaan cara. Beberapa mengizinkan tapi mengabaikannya, yang lain mengizinkannya dan menggunakannya, dan yang lainnya tidak mendukungnya.