Mencari tahu Bagaimana SharePoint 2003 Menambahkan Nilai Bisnis - dummies

Jika Anda berulang kali mundur tentang penerapan SharePoint, bacalah beberapa cara khusus agar alat pembuatan situs tim ini dapat memberi nilai tambah bagi Anda. bisnis.

Pencarian dapat menghabiskan biaya

Selama waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk mencari formulir, file, dan nomor telepon bertambah. Belum lagi saat karyawan Anda menghabiskan banyak pekerjaan di kantor untuk mencari versi terbaru dari citra merek atau kebijakan perusahaan (misalnya) membuat panggilan telepon pribadi ke telepon seluler yang disediakan oleh perusahaan. Jaga karyawan Anda di meja kerja mereka dan bekerja dengan menggunakan SharePoint untuk memberikan informasi referensi yang mereka butuhkan.

Self-service menghemat uang

Organisasi Anda dapat menghemat uang dengan tidak mereproduksi dan mendistribusikan dokumen kertas seperti brosur dan presentasi untuk distribusi internal. Mengirimkan salinan kertas mahal dan boros. Anda bisa mengirim salinan elektronik melalui e-mail, tapi kemudian Anda akan membebani server e-mail Anda dan membebani penerima dengan keputusan apakah (dan di mana) menyimpan file terlampir.

Lewati semua omong kosong itu dan gunakan SharePoint untuk menyimpan dan mendistribusikan versi elektronik dokumen Anda:

• Gunakan dokumen, gambar, dan perpustakaan formulir untuk menyimpan versi elektronik dari file Anda.
• Kirim hyperlink ke file dalam e-mail.
• Buat daftar di beranda portal, mengumumkan dokumen yang sudah lama dinanti seperti rencana pemasaran tahun depan.

Dengan mengirim hyperlink ke file yang tersimpan di pustaka SharePoint, karyawan Anda tidak perlu khawatir tentang di mana dapat menyimpan file elektronik atau kertas. Mereka dapat menambahkan hyperlink ke daftar pribadi hyperlink di Situs Saya. Lain kali mereka ingin mengingat presentasi dari seminar penjualan kuartal lalu, tidak harus jauh dari halaman My Site.

Menjembatani pulau Anda

Struktur perusahaan seringkali cocok untuk membuat pulau informasi. Sayangnya, seringkali struktur inilah yang menghambat produktivitas karyawan Anda atau menghalangi kepuasan mereka terhadap pelanggan. Alih-alih melihat perusahaan dalam hal departemen fungsionalnya (seperti Pemasaran dan Akuntansi), gunakan SharePoint untuk menghubungkan pulau-pulau dan memutus rantai struktur pelaporan formal Anda. Begini cara fitur SharePoint membantu menyelesaikan pekerjaan:

• Fleksibilitas tim: Anda dapat menggunakan situs tim untuk membuat ruang kerja yang ditunjuk untuk sebuah tim terlepas dari lokasi fisik anggota tim atau siapa yang melapor kepada siapa.
• Kolaborasi dokumen-sentris: Anda dapat mengizinkan karyawan untuk berkolaborasi di seputar dokumen, seperti manual kebijakan Sumber Daya Manusia yang diperbarui, menggunakan ruang kerja dokumen.
• Rumah Pertemuan Manis Ruang Kerja: Anda dapat menggunakan Rapat ruang kerja untuk mendukung pertemuan (secara individu atau seri) dengan tempat utama untuk semua peserta, agenda, dan item tindakan terkait.
• Tampilan proses bisnis: Anda mengemudikan bisnis Anda dengan menempatkan mereka di situs tim agar seluruh perusahaan atau tim dapat dilihat dan digunakan.
• Formalisasi informal: Anda menyesali departemen Anda dan membawa spreadsheet departemen, kebijakan, dan formulir ke SharePoint.

Mengirimkan pesan terpadu

Gunakan portal untuk mengkomunikasikan visi bersama kepada karyawan Anda tentang bisnis Anda melalui elemen berikut:

• Halaman utama: Mengkomunikasikan nilai pesan, seperti visi perusahaan pernyataan, dengan menempatkannya tepat di halaman depan portal untuk dilihat semua orang.
• Navigasi: Gunakan fitur navigasi portal Anda untuk mengarahkan karyawan ke informasi tentang produk dan promosi.
• Listing: Gunakan daftar - tautan dan pengumuman - di portal Anda untuk mengarahkan perhatian karyawan ke situs tim internal dan berita perusahaan yang Anda ingin mereka perhatikan.
• Pemirsa: Sasaran kelompok karyawan, seperti atasan atau semua orang dalam layanan pelanggan, dengan daftar yang memperkuat pesan, seperti nilai upselling.
• Lihat dan rasakan: Gunakan skema warna dan branding portal Anda untuk mengubah portal SharePoint Anda dari perangkat lunak impersonal menjadi sumber untuk berita dan informasi perusahaan internal. Menciptakan rasa komunitas

Gunakan SharePoint untuk selalu memperbarui karyawan Anda dengan pengumuman baru dan baru-baru. Anda atau karyawan Anda bahkan mungkin ingin menggunakan SharePoint untuk membuat carpool atau menemukan teman makan siang.

Memotong biaya sistem informasi

Bayangkan mengurangi jumlah solusi departemen rumahan yang menggunakan spreadsheet dan basis data Access. Dengan mengganti ini dengan daftar dan perpustakaan di SharePoint, Anda akan mendapatkan beberapa perbaikan segera:

Kemudahan administrasi:

• Solusi spesifik bisnis Anda akan lebih konsisten - yang membuat mereka lebih mudah mengelola, mendukung, membuat cadangan, dan memulihkan dari puluhan solusi satu kali yang disiapkan oleh joki spreadsheet. Aksesibilitas, portabilitas, dan usabilitas:
• Data yang tersimpan dalam daftar SharePoint dan perpustakaan disimpan dalam database SQL Server. Informasi penting tidak dikunci dalam spreadsheet yang hanya digunakan oleh satu departemen. Peningkatan keamanan:
• SharePoint menyediakan model built-in untuk keamanan dan perizinan yang dibangun berdasarkan investasi yang ada di Active Directory. Bahkan lebih baik lagi, departemen Anda dapat menggunakan model itu untuk mengelola siapa yang memiliki akses terhadap apa - tanpa menghubungi help desk. Kemampuan untuk menghilangkan klien Office:
• Dengan menggunakan daftar dan perpustakaan di SharePoint, Anda mungkin tidak perlu memiliki aplikasi Office seperti Excel yang terpasang pada semua mesin klien Anda.Orang dapat menggunakan browser untuk mencari data (atau menambahkan data ke daftar) di SharePoint. Daftar itu bahkan bisa dihubungkan ke spreadsheet yang diperbarui sementara pengguna lain menambahkan data dengan menggunakan browser. Perencanaan yang disederhanakan:
• Dengan membawa semua konten ini di bawah satu atap dan di radar, perencanaan kapasitas Anda sangat disederhanakan. Bantuan pelatihan:
• Karena SharePoint memberikan tampilan dan nuansa yang konsisten, pelatihan lebih mudah.