Memfilter Datasheet di Access 2003 - dummies

Penyaringan datasheet Access 2003 adalah cara untuk berfokus pada catatan tertentu, bukan semua catatan dalam sebuah tabel. Anda dapat memfilter catatan yang tidak relevan dengan apa yang ingin Anda lakukan saat ini.

Saat memfilter data, Anda menggunakan kriteria untuk memberi tahu Akses apa yang ingin Anda lihat. Kriteria adalah tes yang data diteruskan untuk ditampilkan setelah filter diterapkan. Misalnya, Anda dapat meminta akses untuk menunjukkan catatan Anda dengan tanggal pesanan 5/1/03. Kriteria yang lebih maju adalah perintah dengan tanggal pada atau setelah 5/1/03.

Anda dapat menggunakan lima jenis filter dalam sebuah tabel: Filter berdasarkan Selection, Filter by Form, dan Advanced Filter / Sort. Tabel 1 menunjukkan cara menggunakan setiap filter.

Tabel 1: Jenis Filter Lembar Data

Jenis Filter	Bila Harus Menggunakannya
Filter menurut Seleksi	Anda memiliki catatan dengan nilai tertentu di lapangan, dan Anda ingin menemukan semua catatan lain yang memiliki nilai sama di bidang itu.
Filter by Form	Anda memiliki lebih dari satu kriteria; Misalnya, Anda ingin menemukan pesanan yang ditempatkan sebelum 6/1/03 yang dibayar dengan kartu kredit.
Filter untuk Input	Anda ingin mengetikkan nilai atau nilai yang Anda cari di bidang tertentu, atau Anda ingin menggunakan ungkapan sebagai kriteria Anda.
Filter Tidak Termasuk Seleksi	Anda dapat menemukan catatan dengan nilai tertentu di lapangan, dan Anda ingin mengecualikan semua catatan yang memiliki nilai yang sama di bidang itu.
Filter / Sortir Tingkat Lanjut	Anda ingin melakukan lebih dari yang diizinkan oleh filter lain, seperti menyortir dan menerapkan kriteria ke beberapa bidang. Filter / Sortir Lanjutan membuat kueri hanya dengan satu tabel.

Dasar-dasar penyaringan

Jika Anda ingin menangani keseluruhan konsep penyaringan, mulailah dengan melihat bagian-bagian dari datasheet yang berhubungan dengan filter. Gambar 1 menunjukkan datasheet dengan tombol filter dan indikator bertanda. Lembar data ini memiliki filter yang diterapkan - Anda dapat mengetahui karena indikator datasheet yang disaring di bagian bawah datasheet. Juga, tombol Apply / Remove Filter disorot - jika diklik lagi, saringan akan dihapus dan semua catatan di datasheet ditampilkan.

Gambar 1: Lembar data yang disaring.

Anda dapat menerapkan filter ke datasheet - termasuk tabel, tentu saja, tapi juga subdatasheet dan lembar data yang dihasilkan oleh kueri. Anda dapat memasukkan dan mengedit data dalam datasheet yang disaring. Sadarilah bahwa filter tidak diterapkan pada rekaman baru sampai Anda mengajukan permohonan kembali filter (dengan memilih Records -> Apply Filter / Sort).

Anda dapat menyaring dengan menggunakan tombol Filter by Selection atau Filter by Form, atau Anda dapat menggunakan menu.Tampilkan menu Catatan untuk melihat opsi penyaringan, termasuk yang tidak memiliki tombol (ada beberapa di menu Catatan, dan beberapa di sub-menu Filter).

• Untuk mengajukan permohonan kembali filter terakhir yang Anda terapkan, pilih Records -> Apply Filter / Sort.
• Untuk menghapus filter, klik tombol Apply Filter atau pilih Records -> Remove Filter / Sort.

Filter menjalankan kueri sederhana pada satu tabel - cara yang baik untuk mulai menganalisis data Anda. Penyaringan dapat membantu Anda melakukan pemanasan untuk menciptakan kueri yang lebih kompleks. Jika Anda bingung dengan kueri, membuat filter dapat membantu Anda mengetahui cara menulis kriteria untuk kueri. Saat Anda membuat filter, pilih Records -> Filter -> Advanced Filter / Sortir untuk melihatnya di grid query. Lihatlah deret Kriteria untuk melihat seperti apa kriteria itu. Untuk menutup kotak kueri, klik tombol Tutup pada bilah alat.

Filter muncul di properti Filter dari lembar Properties. Anda dapat memfilter sebuah meja dengan memasukkan sebuah ekspresi di sana, namun hampir tidak ada yang melakukannya karena filter tetap diaplikasikan, dan beberapa catatan dapat disaring saat Anda membuka meja.

Penyaringan berdasarkan pilihan

Penyaringan berdasarkan seleksi adalah jenis filter yang paling sederhana - ia menemukan catatan dengan nilai yang cocok dalam satu bidang. Untuk memfilter menurut pilihan, ikuti langkah-langkah ini:

1. Temukan catatan dengan nilai atau teks yang ingin Anda cocokkan dan letakkan kursor di sel itu agar sesuai dengan keseluruhan nilai.

• Untuk menemukan semua produk dengan harga 29. 99, letakkan kursor pada sel Harga dengan nilai 29. 99.

• Untuk mencocokkan awal nilai, pilih karakter pertama dan setelahnya seperti yang Anda inginkan untuk mencocokkan Untuk menemukan semua entri di lapangan yang dimulai dengan La, sorot La in Lawn Flamingo sebelum memfilter.

• Untuk mencocokkan sebagian dari nilai, pilih karakter di tengah nilai yang ingin Anda cocokkan. Pilih 99 untuk menemukan semua nilai yang mengandung 99, seperti 499.

2. Klik tombol Filter by Selection pada toolbar

Akses filter datasheet untuk menampilkan hanya catatan yang memiliki nilai yang sama di bidang itu.

Untuk melihat keseluruhan tabel, klik tombol Remove Filter (yang merupakan sisi lain dari tombol Apply Filter; tombol yang sama pada toolbar toggles antara tombol Apply Filter dan tombol Remove Filter).

Penyaringan dengan pengecualian

Penyaringan dengan pengecualian sangat mirip dengan pemfilteran menurut pilihan, kecuali bahwa alih-alih hanya melihat catatan yang sesuai dengan kriteria Anda, semua catatan yang cocok tidak termasuk dalam datasheet.

Untuk memfilter dengan pengecualian, pilih nilai yang akan dikecualikan dengan cara yang sama seperti Anda memilih nilai yang sesuai saat memfilter menurut pilihan:

• Tempatkan kursor di manapun di sel untuk mengecualikan nilai yang sesuai dengan keseluruhan nilai. Misalnya, letakkan kursor di sel dengan nilai ME untuk mengecualikan semua alamat di negara bagian Maine.
• Pilih awal nilai dan banyak karakter setelahnya sesuai keinginan untuk mencocokkan semua catatan dengan nilai awal pencocokan.
• Pilih karakter di tengah nilai untuk mengecualikan semua catatan yang berisi pilihan di manapun di lapangan.

Untuk memfilter dengan pengecualian setelah Anda memilih nilai yang ingin Anda kecualikan, pilih Rekaman -> Filter -> Filter Excluding Selection. (Jenis filter ini tidak ada pada toolbar.)