Pemodelan keuangan di Excel: Apa yang Harus Dilakukan jika Ukuran File Tidak Ada Kontrol - dummies

Ketika Anda mulai mendapatkan cukup banyak data dalam model keuangan Anda, cukup mudah untuk mengakhiri dengan besar File Excel yang membutuhkan waktu lama untuk menghitungnya, sehingga sulit untuk ditinjau atau dibagikan dengan orang lain.

Jika ukuran file yang besar adalah karena sejumlah besar baris (katakanlah, lebih dari 100.000), pertimbangkan untuk menggunakan Power Pivot untuk menyimpan data sebagai gantinya.

Jika model Anda tidak terkendali (dan Anda menggunakan standar Excel, tanpa bantuan Power Pivot atau add-in lainnya), berikut adalah beberapa yang telah mencoba dan diuji. tip yang dapat Anda gunakan untuk menjaga agar ukuran file tetap rendah:

• Hapus format yang tidak perlu. Warna dan format seharusnya hanya berlaku untuk rentang yang diperlukan, bukan keseluruhan baris atau kolom Hindari format manual dan gunakan Styles sebagai gantinya.

  Bila Anda membersihkan sel yang tidak lagi Anda gunakan, mungkin Anda melakukannya dengan memilih sel dan menekan tombol Delete. Membersihkan isi dan formula, tapi tidak menghapus formatnya. Jika Anda menduga ini adalah masalah, Anda dapat menekan Ctrl + A untuk memilih semua sel; lalu pada tab Home dari Ribbon, di bagian Editing, klik tombol Clear drop-down dan pilih Clear Formats.

• Pastikan rumus hanya merujuk rentang yang mereka butuhkan (tidak memilih seluruh baris atau kolom). Jika rumus Anda merujuk lebih banyak sel daripada yang mereka butuhkan, ini akan menggunakan lebih banyak memori. Misalnya, gunakan rumus = SUM (A1: A1000) untuk memungkinkan baris tambahan, bukan = SUM (A: A). Sebagai alternatif, Anda dapat memformat data sebagai tabel dan mengacu pada rentang tabel yang berkembang secara otomatis dalam formula Anda.
• Hapus (atau setidaknya periksa ukuran) logo atau gambar yang Anda gunakan. Satu file JPG yang disisipkan dalam model dapat dengan mudah menambahkan 10MB ke ukuran file Excel.
• Hindari PivotTables. PivotTables benar-benar mengunyah memori. Jika Anda memiliki beberapa PivotTables, pastikan mereka menggunakan sumber data yang sama, dan tidak membuat yang baru.
• Hapus tautan eksternal ke file lain. Untuk memeriksa apakah ada tautan eksternal di model Anda, buka tab Data di Pita dan klik Edit Tautan di bagian Sambungan. Jika tombol Edit Links berwarna abu-abu, itu berarti tidak ada tautan eksternal. Jika ada, klik tombol dan saat kotak dialog Edit Link muncul, klik Break Links untuk menempelkan data dari semua tautan eksternal sebagai nilai, dan tautan eksternal akan dihapus. Jika Anda benar-benar harus menggunakan tautan eksternal, mintalah file sumber terbuka pada saat bersamaan; ini akan mempercepat segalanya.
• Periksa redundansi dalam input dan perhitungan. Terkadang sebuah model berkembang, dan mungkin ada bagian yang tidak lagi digunakan atau bagian dimana informasi telah berubah.
• Hindari fungsi yang mudah menguap. Beberapa fungsi volatil yang paling sering digunakan adalah OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW, dan COLUMN. Terlalu sering menggunakan fungsi khusus ini dalam model Anda benar-benar dapat memperlambat perhitungan Anda. Jika Anda harus menggunakannya, cobalah membatasi penampilan mereka di model. Misalnya, = TODAY () sangat berguna untuk memberikan tanggal hari ini, namun alih-alih menggunakannya berkali-kali dalam formula, memilikinya dalam satu sel tunggal dan terus-menerus merujuk kembali ke satu sel untuk tanggal hari ini.
• Pastikan Anda tidak menggunakan jenis file XLS. XLSX adalah jenis file yang jauh lebih kompak, dan Anda akan melihat perbedaan besar dalam kecepatan dan ukuran file jika Anda menggunakannya. XLSB adalah jenis file workbook buku kerja Excel yang bahkan lebih kompak dari XLSX.

Jika Anda sudah mencoba semua tip ini dan Anda masih mengalami masalah, pertimbangkan untuk mengalihkan perhitungan ke manual (Anda dapat melakukannya dengan mengklik tab Rumus pada Ribbon, masuk ke bagian Perhitungan, dan memilih opsi perhitungan manual). Kemudian tekan F9 hanya saat Anda perlu menghitung ulang. Anda akan tahu jika ada sesuatu yang perlu dihitung, karena Anda akan melihat Hitung di status bar.

Akhirnya, sebagai upaya terakhir, sedikit tipuan adalah meninggalkan satu sel di bagian atas kolom dengan tautan langsung dan menempelkan semua sel lainnya sebagai nilai. Salin sel ke bawah dan hitung ulang saat Anda perlu menyegarkan. Ini tentu bukan pilihan yang lebih disukai, karena ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, tapi karena itulah ini merupakan upaya terakhir.