Bagaimana Menambahkan Pengguna di Solusi Perusahaan QuickBooks - dummies

Jika lebih dari satu orang akan menggunakan QuickBooks, Anda ingin menyiapkan pengguna tambahan. Untuk menambahkan pengguna di Solusi Perusahaan QuickBooks, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih perintah Perusahaan → Pengguna → Atur Pengguna dan Peran.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog User and Roles. Kotak dialog Pengguna dan Peran mengidentifikasi pengguna yang aksesnya QuickBooks telah disiapkan dan peran QuickBooks dapat terisi saat menggunakan QuickBooks. Daftar Pengguna, yang ditampilkan di tab Daftar Pengguna pada kotak dialog, juga mengidentifikasi siapa yang saat ini masuk ke sistem.

2. Katakan pada QuickBooks bahwa Anda ingin menambahkan pengguna dengan mengklik tombol New.

   Saat mengklik tombol ini, QuickBooks menampilkan kotak dialog New User.

3. Identifikasi pengguna dan berikan kata sandi.

   Anda perlu memberi setiap pengguna untuk siapa Anda membuat nama pengguna. Anda melakukan ini dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama depan pengguna - di kotak User Name. Setelah Anda mengidentifikasi pengguna, Anda memasukkan kata sandi pengguna di kotak teks Password dan kotak teks Confirm Password.

4. Identifikasi peran pengguna.

   Gunakan kotak daftar Peran yang Tersedia untuk memilih peran (atau tugas) yang diisi pengguna. Kemudian tambahkan peran yang dipilih ke daftar tugas yang ditugaskan oleh pengguna dengan mengklik tombol Add. Untuk menghapus peran dari pengguna, pilih peran dalam kotak daftar Assigned Roles dan klik Remove.

   Kotak Deskripsi di bagian bawah kotak dialog Pengguna Baru menjelaskan peran secara lebih rinci, termasuk jenis pengguna QuickBooks yang mungkin biasanya diberi peran terpilih.

5. (Opsional) Ubah peran sesuai kebutuhan.

   Anda dapat menyempurnakan peran yang Anda (dengan bantuan QuickBooks) ditetapkan. Untuk melakukannya, pilih tab Peran pada kotak dialog Pengguna dan Peran, klik peran yang ingin Anda ubah, lalu klik tombol Edit.

   Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Edit Peran, pilih aktivitas akuntansi atau area dalam daftar Area dan Kegiatan dan kemudian gunakan tombol Tingkat Akses Area untuk menentukan peran pengguna dengan peran yang dipilih. Anda dapat menunjukkan bahwa pengguna tidak memiliki akses dengan memilih tombol radio None.

   Anda dapat menunjukkan bahwa pengguna harus memiliki akses penuh dengan memilih tombol radio penuh. Jika pengguna memiliki akses parsial, Anda memilih tombol Partial dan kemudian centang atau hapus (jika perlu) kotak Create, Modify, Delete, Print, and View Balance. Klik OK untuk menyimpan perubahan pada peran dan kembali ke kotak dialog Users and Teops.

   Anda dapat melihat apa yang mengakses setiap peran yang awalnya ada dengan memilih salah satu entri dalam daftar Area and Activities. QuickBooks menggunakan tombol dan kotak Area Access Level untuk menunjukkan pengaturan saat ini untuk peran tersebut.

   Sebagai aturan umum, ketika menyangkut kontrol akuntansi, Anda ingin memberikan sedikit akses. Jika seseorang tidak memerlukan akses ke file data QuickBooks untuk tugas sehari-hari, Anda harus memilih tombol None.

   Jika seseorang membutuhkan sedikit akses - mungkin untuk menyiapkan perkiraan pekerjaan atau faktur - Anda hanya memberikan akses itu dan tidak lebih.

   Semakin banyak kemampuan yang Anda berikan kepada karyawan atau subkontraktor atau akuntan untuk mie di sistem akuntansi Anda, semakin besar risiko seseorang secara tidak sengaja atau sengaja mengenalkan kesalahan ke dalam sistem. Selain itu, semakin besar hak dan akses yang Anda berikan, semakin mudah Anda membuatnya untuk mencuri dari Anda.

6. (Opsional) Tinjau izin pengguna Anda.

   Setelah Anda membuat pengguna, Anda harus (hanya untuk berhati-hati) meninjau izin yang Anda berikan kepada pengguna. Untuk melakukannya, klik tab User List pada kotak dialog Users and Roles, pilih pengguna, lalu klik tombol View Permissions.

   Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Permissions View, pilih pengguna dan kemudian klik tombol Display untuk melihat jendela View Permissions, yang menampilkan daftar yang sangat rinci tentang apa yang pengguna dan tidak dapat lakukan.

7. (Opsional) Tinjau modifikasi peran Anda.

   Jika Anda membuat perubahan pada hak peran, Anda mungkin juga ingin meninjau perubahan tersebut. Untuk melakukannya, klik tab Peran Peran pada kotak dialog Pengguna dan Peran, pilih perannya, lalu klik tombol Lihat Izin. QuickBooks menampilkan versi lain dari kotak dialog Permissions Lihat yang mencantumkan peran yang telah Anda dan QuickBooks siapkan.

   Pilih peran yang ingin Anda tinjau dan klik tombol Lihat Izin. QuickBooks menampilkan versi lain dari jendela Permissions View, dengan daftar terperinci tentang apa yang seseorang dapat peran dan tidak dapat lakukan.

8. Setelah selesai meninjau izin pengguna dan peran, klik Tutup untuk menutup jendela yang terbuka dan kemudian klik tombol Batal atau Tutup untuk menutup kotak dialog yang terbuka.

   Dari sini, pengguna baru dapat menggunakan QuickBooks; Namun, haknya terbatas pada apa yang Anda tentukan.

   Akuntan sering ingin melihat hak yang dimiliki pengguna tertentu. Hal ini terutama berlaku jika Anda diaudit oleh BPA Anda sebagai bagian dari penutupan tahunan. (Anda mungkin diaudit jika bank menginginkan laporan keuangan yang diaudit, misalnya.)

   Jendela Permissions QuickBooks View adalah cara licik untuk melihat data ini secara online, dan jika Anda ingin mencetak salinan informasi perizinan, semua yang Anda butuhkan Yang harus dilakukan adalah klik tombol Print jendela.