Bagaimana menambahkan pengguna di QuickBooks Pro dan Premier - dummies

Anda tidak terbatas hanya menggunakan satu kata sandi untuk mengontrol akses ke file data QuickBooks Anda. QuickBooks memungkinkan Anda membuat beberapa kata sandi untuk file data QuickBooks. Untuk mengatur pengguna tambahan di QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih Perusahaan → Set Up Users and Passwords → Set Up Users command.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog Daftar Pengguna (tidak ditunjukkan), yang mengidentifikasi pengguna yang aksesnya telah diakses QuickBooks dan yang saat ini masuk ke sistem.

2. Katakan pada QuickBooks bahwa Anda ingin menambahkan pengguna dengan mengklik tombol Add User.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog Set Up User Password and Access yang pertama.

3. Identifikasi pengguna, dan berikan kata sandi.

   Berikan setiap pengguna untuk siapa Anda menyiapkan kata sandi sebuah nama pengguna dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama depan pengguna - dalam kotak User Name. Setelah Anda mengidentifikasi pengguna, Anda memasukkan kata sandi pengguna di kotak teks Password dan kotak teks Confirm Password.

4. Klik Next untuk melanjutkan dan kemudian menunjukkan apakah Anda ingin membatasi akses untuk pengguna baru.

   Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Set Up User Password and Access kedua, menunjukkan apakah Anda ingin membatasi akses dan hak bagi pengguna. Jika Anda ingin membatasi akses dan hak ( hak hanyalah hal-hal yang dapat dilakukan pengguna), pilih radio button Pilihan QuickBooks. Jika Anda ingin pengguna dapat melakukan apa saja, pilih tombol radio All Area dari QuickBooks. Jika Anda menunjukkan bahwa pengguna baru harus memiliki akses ke semua area QuickBooks, Anda selesai menyiapkan kata sandi pengguna. Anda bisa melewati langkah-langkah yang tersisa.

5. Klik Next untuk melanjutkan dan kemudian menjelaskan akses ke informasi dan tugas penjualan dan piutang.

   Setelah menyelesaikan Langkah 4, QuickBooks menampilkan kotak dialog Set Up User Password and Access ketiga. Ini adalah yang pertama dari serangkaian kotak dialog yang memandu Anda melalui sebuah wawancara, menanyakan pertanyaan terperinci tentang jenis akses yang harus dimiliki masing-masing pengguna ke area tertentu.

   Misalnya, sehubungan dengan aktivitas penjualan, QuickBooks menanyakan tentang akses terhadap transaksi (seperti faktur, memo kredit, dan informasi piutang). Anda dapat menunjukkan bahwa pengguna tidak memiliki akses dengan memilih tombol radio No Access. Anda dapat menunjukkan bahwa pengguna harus memiliki akses penuh dengan memilih tombol radio Kendali Akses. Jika pengguna memiliki akses parsial, Anda memilih tombol radio Akses Selektif dan kemudian memilih salah satu tombol akses Selective Access: Buat Transaksi Hanya, Buat dan Cetak Transaksi, atau Buat Transaksi dan Buat Laporan.

6. Klik Next dan kemudian jelaskan hak pembelian dan hutang dagang.

   Setelah Anda menyelesaikan Langkah 5 dengan mengklik Next, QuickBooks menampilkan kotak dialog Set Up User Password and Access keempat, yang memungkinkan Anda menentukan akses apa yang dimiliki pengguna baru ini di area pembelian dan hutang. Anda bisa memilih tombol radio No Access. Anda bisa memilih tombol radio Full Access. Atau Anda bisa memilih beberapa jalan tengah dengan memilih tombol radio Selective Access dan salah satu tombol akses Selective Access. Aturan yang sama untuk menetapkan hak dan akses yang berlaku untuk area pembelian dan hutang dagang berlaku untuk area penjualan dan piutang.

7. Klik Next dan kemudian jelaskan sisa hak dan akses pengguna.

   Bila Anda mengklik tombol Next yang ditunjukkan di bagian bawah setiap versi kotak dialog Set Up User Password and Access, QuickBooks menampilkan beberapa versi lain dari kotak dialog yang digunakannya untuk menanyakan tentang hak dan akses pengguna. Misalnya, setelah Anda menjelaskan hak apa yang sesuai untuk pengguna di area pembelian dan hutang, QuickBooks menanyakan tentang area pengecekan dan kartu kredit. Kemudian ia menanyakan tentang area persediaan. Selanjutnya, ia menanyakan tentang gaji. Kemudian ia menanyakan tentang aktivitas akuntansi yang umum dan sensitif. Akhirnya, QuickBooks bertanya tentang akses terhadap kemampuan pelaporan keuangan.

   Anda membatasi hak di masing-masing area lain dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan untuk penjualan dan piutang dan area pembelian dan hutang. Pikirkan saja saat Anda melewati layar dan batasi kemampuan pengguna. Anda ingin pengguna memiliki hak yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka, namun Anda tidak ingin memberi mereka hak lebih dari yang mereka butuhkan.

8. Tentukan apakah pengguna dapat mengubah atau menghapus transaksi.

   Setelah Anda memasukkan kira-kira setengah lusin versi kotak dialog Set Up User Password and Access yang menanyakan tentang bidang akuntansi tertentu, QuickBooks menampilkan halaman Mengubah atau Menghapus Transaksi pada dialog Set Up User Password and Access kotak. Halaman Mengubah atau Menghapus Transaksi memungkinkan Anda menunjukkan bahwa pengguna dapat atau tidak dapat mengubah transaksi yang tercatat sebelum tanggal penutupan. Secara umum, Anda ingin membatasi kemampuan pengguna untuk mengubah atau menghapus transaksi.

9. Klik Next dan kemudian tinjau keputusan hak Anda.

   Saat Anda mengklik Next, QuickBooks menampilkan versi terakhir dari kotak dialog Set Up User Password and Access, yang mengidentifikasi hak pengguna yang Anda tetapkan atau izinkan. Anda dapat menggunakan kotak dialog ini untuk meninjau kembali hak yang dimiliki seseorang. Jika Anda menyadari bahwa Anda telah memberikan hak yang salah, klik tombol Kembali untuk beralih kembali melalui kotak dialog ke kotak di mana Anda melakukan kesalahan. Ubah penugasan hak, dan klik tombol Berikutnya untuk kembali ke jendela akhir kotak dialog Set Up User Password and Access.

10. Setelah selesai meninjau hak pengguna dan akses, klik Selesai.

    Dari sini, pengguna baru akan dapat menggunakan QuickBooks; Namun, haknya terbatas pada apa yang Anda tentukan.

    Akuntan sering ingin melihat hak yang dimiliki pengguna tertentu. Hal ini terutama berlaku jika Anda diaudit oleh BPA Anda sebagai bagian dari penutupan tahunan. (Anda mungkin diaudit jika bank menginginkan laporan keuangan yang diaudit, misalnya.) QuickBooks tidak memberi jalan bagi Anda untuk mencetak informasi yang ditampilkan di kotak dialog Set Up User Password and Access. Namun, Windows memungkinkan Anda untuk menggunakan tombol Print Screen untuk menangkap tangkapan layar dari jendela program QuickBooks dan kotak dialog Set Up User Password and Access.

    Tekan Alt + Print Scrn untuk menembakkan tangkapan layar pada kotak dialog. Ini menyalin gambar layar Anda ke Clipboard Windows. Selanjutnya, buka Paint dengan memilih Start → Programs → Accessories → Paint. Tempelkan gambar ke Paint dengan menekan Ctrl + V. Anda mungkin melihat pesan kesalahan yang mengatakan Gambar di Clipboard lebih besar dari pada bitmap. Apakah Anda ingin diperbesar bitmap? Klik Ya. Simpan screen shot dengan memilih File → Save As. Anda mungkin ingin menangkap gambar layar dengan cara ini untuk mencatat akses pengguna dan hak bagi karyawan.