Bagaimana Mengakses File Ekstrak Yang Ada - dummies

Ketika Anda mulai mempertimbangkan apa yang harus dilakukan tentang file ekstrak dan jenis lingkungan gudang data lainnya yang ada di organisasi Anda, Anda harus menemukannya - yang mungkin Anda anggap sulit, mengingat sifat homegrown dari lingkungan ini.

Berikut adalah petunjuknya: Ikuti laporannya. Melalui sesi kerja kelompok dan pertemuan individual, tentukan dan katalogkan laporan yang digunakan karyawan di seluruh organisasi tempat Anda bekerja untuk membangun gudang data. Beberapa laporan tersebut mungkin berasal langsung dari aplikasi produksi, dan basis data dan arsip masing-masing.

Untuk saat ini, jangan khawatir dengan laporan aplikasi produksi ini. (Catat mereka, karena Anda dapat menggunakannya sebagai titik awal yang bagus untuk analisis "data apa yang kami butuhkan?", Yang menentukan apa yang ingin Anda masukkan ke dalam gudang data.) Laporan lain berasal dari data yang diambil dari satu atau lebih aplikasi dan disimpan di suatu tempat. Laporan tersebut adalah yang harus dipusatkan sekarang.

Dengan menggunakan kumpulan laporan sebagai titik awal, tentukan dulu siapa yang menggunakannya dan siapa yang bertanggung jawab untuk membuatnya. Anda perlu tahu siapa yang menggunakan laporan yang dihasilkan karena Anda mungkin mendapati bahwa tidak ada yang menggunakannya lagi. Hanya dengan menilai persediaan laporan dan pemanfaatannya saat ini, Anda setengah jalan selesai dengan menghilangkan fungsi don't-really-use-it ini dari lingkungan pergudangan data Anda (dan mengelola kompleksitasnya).

Setelah memahami pola penggunaan laporan, kenali orang yang bertanggung jawab untuk membuat laporan. Mereka adalah orang-orang yang mungkin bisa memberi tahu Anda di mana mereka mendapatkan data, proses apa yang mereka gunakan untuk mempersiapkan dan memuat data tersebut sebelum menjalankan laporan, dan masalah dan masalah apa yang mereka miliki dengan ketersediaan dan integritas data.

Terkadang, tidak ada satu individu pun yang mengetahui keseluruhan urutan akhir dari langkah yang digunakan untuk mengekstrak data, mempersiapkan dan mengatur data tersebut, dan menjalankan laporan - terutama bila proses ini melintasi batas organisasi. (Misalnya, organisasi TI menangani ekstraksi awal data dan beberapa jaminan kualitas dasar, dan organisasi bisnis menangani proses penggabungan dan menjalankan laporan.)

Dalam situasi ini, mintalah semua orang ini di ruangan yang sama untuk mendiskusikan dan menyetujui bagaimana segala sesuatu bekerja. Anda dapat menghindari menghabiskan banyak waktu untuk bermain "katanya, dia berkata" dengan orang-orang yang terus terang, Anda mungkin akan memperparah pertanyaan dan permintaan pertemuan Anda yang konstan.

Akhirnya, melalui ketekunan, Anda mendapatkan gambaran lengkap tentang siapa yang menggunakan data mana, siapa yang bertanggung jawab untuk membuat data itu tersedia, dan apa yang terjadi di balik layar untuk mewujudkannya.

Jangan lupa mengapa bagian dari gambar - untuk tujuan bisnis apa saja yang digunakan untuk mengekstrak file. Anda harus mencari tahu informasi ini, sebagai bagian dari analisis kebutuhan Anda. Sementara Anda memeriksa apa yang terjadi hari ini, ajukan pertanyaan saat Anda mendapat perhatian pengguna, seperti:

• Mengapa Anda memerlukan informasi dalam laporan?

• Keputusan apa yang membuat laporan ini membantu Anda dalam pembuatannya?

• Bila Anda menganalisis data laporan tersebut, siapakah Anda mengkomunikasikan temuan Anda?

Baris pertanyaan Anda harus mengikuti pemahaman tradisional tentang persyaratan laporan. Mendapatkan pemahaman yang kuat tentang pertanyaan-pertanyaan ini pada titik analisis ini akan menghemat waktu Anda dalam jangka panjang.