Bagaimana cara membersihkan dan memperbaiki file QuickBooks - dummies

Proses pengarsipan di QuickBooks 2015 cukup mudah. Saat Anda membersihkan dan mengarsipkan sistem Anda, Anda perlu menyingkat file. Untuk menyingkat file perusahaan QuickBooks, ikuti langkah-langkah ini:

1Pilih perintah File → Utilities → Condense Data.

QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data pertama.

2Pilih tanggal sebelum tombol radio Tanggal Tertentu.

Opsi ini memberitahu QuickBooks bahwa Anda ingin melakukan dua hal: buat salinan arsip file data QuickBooks, dan kurus ke file kerja perusahaan sehingga tidak terlalu besar. QuickBooks mengurangi ukuran versi kerja dari file data perusahaan dengan menghapus transaksi lama dan tertutup jika Anda memilih di Langkah 3 untuk menghapus transaksi.

3Periksa Hapus Transaksi Sebelum tanggal.

Untuk menentukan tanggal sebelum transaksi ditutup harus dihapus, masukkan tanggal di kotak tanggal. Jika Anda ingin menyingkat file dengan menghapus transaksi pada atau sebelum tanggal 31 Desember 2012, misalnya, masukkan 1/1/2013 di kotak tanggal. Namun perlu dicatat bahwa Anda tidak perlu merasa kompulsif untuk menghapus sekumpulan transaksi tertutup.

Anda menghapus transaksi tertutup hanya jika file perusahaan QuickBooks Anda terlalu besar. Anda dapat dengan mudah bekerja dengan file perusahaan QuickBooks yaitu 25MB, 50MB, atau bahkan 100MB (megabyte).

Meskipun biasanya, Anda menyingkat file QuickBooks dengan menghapus transaksi lama dan tertutup, perintah Condense juga membuat file tanpa transaksi dan file hanya dengan rentang data transaksi tertentu. Untuk membuat file yang berisi daftar dan preferensi namun tidak ada transaksi, klik tombol radio Semua Transaksi. Omong-omong, Anda bisa menggunakan opsi Semua Transaksi untuk membuat file yang hampir kosong yang dapat Anda gunakan kembali (seperti untuk pelatihan).

Untuk membuat file QuickBooks yang memiliki rentang transaksi tertentu, klik tombol radio Transactions Outside of Range dan kemudian masukkan tanggal yang memesan rentang dengan menggunakan kotak Before and After.

4Klik Berikutnya saat Anda selesai menentukan transaksi yang harus dihapus QuickBooks.

QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data kedua.

5Tentukan bagaimana transaksi harus diringkas.

Jika Anda akan meringkas transaksi historis, QuickBooks menggunakan kotak dialog Data Condense kedua untuk menanyakan bagaimana data tersebut merangkum data historis: dengan entri jurnal ringkasan tunggal, dengan entri jurnal ringkasan bulanan, atau ringkasan sama sekali.

Pilih tombol radio yang sesuai dengan pendekatan summarization yang Anda inginkan. (Biasanya, Anda mungkin akan menggunakan opsi kedua yang terdaftar - yang berisi QuickBooks membuat entri jurnal ringkasan bulanan - sehingga Anda tetap dapat menghasilkan laporan bulanan yang berarti.

6Klik Berikutnya saat Anda selesai menentukan bagaimana QuickBooks merangkum transaksi.

QuickBooks menampilkan kotak dialog Data Condense yang ketiga.

7Tentukan bagaimana transaksi persediaan harus dikondensasi, dan klik Next.

Jika file QuickBooks Anda mencakup transaksi inventaris, QuickBooks merekomendasikan agar Anda menghapus transaksi persediaan lama. Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Ketegasan Data ketiga, Anda bisa memberi tahu QuickBooks untuk melakukan hal ini dengan memilih tombol pilihan Ringkas Inventaris. (Jika Anda tidak ingin menghapus transaksi lama, pilih tombol Keep Inventory Transactions Details.)

Saat Anda mengklik Next, Anda akan melanjutkan ke kotak data Condense Data keempat (tidak ditunjukkan), yang menanyakan transaksi mana yang harus dipertimbangkan ditutup..

8Periksa transaksi mana yang harus dihapus, dan klik Next.

QuickBooks meminta sedikit informasi lebih banyak tentang apa yang merupakan transaksi tertutup atau lama yang harus dihapus. Anda memilih kotak centang untuk menunjukkan apakah transaksi sebelum tanggal penghapusan dihapus meskipun tidak jelas, ditandai To Be Printed, ditandai sebagai To Be Sent, dan seterusnya.

Bila Anda mengklik Next, Anda beralih ke kotak data Condense Data kelima.

9Tentukan daftar pembersihan yang seharusnya terjadi, dan klik Next.

Gunakan kotak dialog Data Ketajaman kelima untuk memberi tahu QuickBook bahwa bahwa selain menghapus transaksi tertutup lama, sebaiknya bersihkan beberapa daftar. Anda dapat memilih kotak centang pada kotak dialog Data Condense yang memberitahu QuickBooks untuk menghapus akun yang tidak terpakai, pelanggan yang tidak terpakai, vendor yang tidak terpakai, dan sebagainya.

Dengan membersihkan daftar Anda melalui penghapusan daftar item yang tidak terpakai, Anda tidak hanya mengurangi ukuran file perusahaan, namun juga mempermudah orang untuk bekerja dengan daftar.

Saat Anda mengklik Next, QuickBooks menampilkan halaman keenam kotak dialog Data Condense.

10Confirm operasi pengurasan dan pengarsipan Anda.

Setelah Anda menjelaskan bagaimana Anda ingin QuickBooks mengarsipkan dan menyingkat file perusahaan, QuickBooks menampilkan kotak dialog Keenam Data Ketajaman. Kotak dialog memberitahu Anda bahwa proses pengarsipan dimulai dengan QuickBooks membuat salinan file data dan bahwa operasi kondensasi mungkin memakan waktu beberapa menit atau bahkan beberapa jam untuk menyelesaikannya.

11Klik Begin Condense.

QuickBooks memulai proses pengkondisian file data.

12Back up file data saat diminta.

Pada awal proses pengembunan, QuickBooks meminta Anda untuk mencadangkan file perusahaan QuickBooks. Membuat cadangan file perusahaan QuickBooks sebagai bagian dari operasi pengaman bekerja sama dengan membackup file perusahaan QuickBooks kapan saja.

Setelah Anda mencadangkan berkas perusahaan QuickBooks, QuickBooks menyimpan arsip arsip perusahaan dan kemudian membersihkan versi kerja file perusahaan dengan menggunakan instruksi Anda. Proses pembersihan mungkin memakan waktu hanya beberapa menit, atau mungkin perlu waktu beberapa jam jika file Anda sangat besar.