Cara Membuat Lansiran Email untuk Grup SharePoint - dummies

Jika RSS bukan milik Anda, Anda dapat memilih untuk menerima pemberitahuan email saat aplikasi SharePoint berubah dengan membuat lansiran. Peringatan adalah cara terbaik untuk melacak perubahan yang dilakukan rekan kerja Anda terhadap dokumen dan item.

Anda memerlukan izin Create Alerts untuk membuat alert. Izin ini biasanya diberikan dengan konfigurasi out-of-the-box dari grup Site Members SharePoint.

Untuk membuat lansiran ke aplikasi, ikuti langkah-langkah ini:

1. Browse ke aplikasi tempat Anda ingin berlangganan peringatan dan kemudian klik tombol drop-down Alert Me di bagian Share & Lacak bagian tab Perpustakaan Ribbon (untuk aplikasi berbasis perpustakaan) atau tab Daftar Pita (untuk aplikasi berbasis daftar).

   Jika Anda tidak melihat tombol Alert Me, kemungkinan administrator Anda belum mengkonfigurasi pengaturan email keluar. Jika pengaturan email keluar tidak dikonfigurasi di Central Administration, maka tombol Alert Me tidak akan muncul ke pengguna. Jika Anda menggunakan SharePoint Online, email keluar telah dikonfigurasi oleh Microsoft dan Anda akan baik untuk pergi.

2. Pilih Set Alert di Perpustakaan ini dari daftar drop-down.

   Jendela New Alert muncul.

   Anda dapat berlangganan peringatan untuk item atau dokumen dengan memilih item atau dokumen dan memilih Alert Me pada tab Items of the Ribbon.

3. Dalam kotak teks Title Title, masukkan nama untuk waspada.

   Buat nama sesuatu yang berarti bagi Anda di kotak masuk Anda, seperti Documents Modified Today - Tim Tim Anggaran . Jika tidak, Anda tidak memiliki cara yang berarti untuk memberitahukan satu peringatan dari yang lain.

4. Di kotak Kirim Kirim ke Kotak teks, masukkan nama orang-orang di samping Anda yang seharusnya menerima peringatan tersebut.

   Benar, Anda bisa berlangganan peringatan orang lain! Anda harus memiliki izin Kelola Alerts, yang diberikan secara default kepada Pemilik Situs.

   Organisasi dan pemilik situs mungkin ingin berlangganan beberapa pengguna ke peringatan untuk memastikan mereka mendapatkan pembaruan penting, serta mendorong mereka untuk berkontribusi ke forum diskusi, blog, atau wiki. Pengguna tetap dapat menyisih dengan memodifikasi setelan di setelan Lansiran mereka.

5. Di bagian Metode Pengiriman, pilih apakah akan menerima peringatan melalui email atau pesan teks ke telepon seluler Anda.

   Pesan teks mengharuskan administrator SharePoint Anda mengonfigurasi layanan ini melalui pihak ketiga, sehingga Anda mungkin tidak dapat mengirim peringatan ke telepon Anda.

6. Di bagian Change Type, pilih opsi yang sesuai dengan jenis notifikasi yang ingin Anda terima - Semua Perubahan, Item Baru Ditambahkan, Item yang Ada Dimodifikasi, atau Items Dihapus.

   Jika Anda bertanggung jawab untuk mengelola aplikasi, Anda harus menerima peringatan bahwa ada item waktu yang dihapus.

7. Di bagian Kirim Tanda untuk Perubahan Ini, pilih kapan harus menerima peringatan.

   Pilihan yang Anda lihat di sini berbeda-beda berdasarkan jenis aplikasi tempat Anda bekerja. Misalnya, aplikasi Tugas memungkinkan Anda menerima peringatan saat tugas ditandai Lengkapi atau sewaktu-waktu ada tugas dengan prioritas tinggi berubah.

8. Di bagian When to Send Alerts, pilih frekuensi pengiriman peringatan Anda.

   Anda dapat segera menerimanya, sekali sehari, atau seminggu sekali. Ringkasan harian bagus; Jika tidak, Anda mungkin akan mendapatkan terlalu banyak email.

9. Klik OK untuk membuat lansiran anda.

Lihat contoh konfigurasi alert ini.

Menerima email saat daftar atau perpustakaan berubah.

Setiap saat pengguna mengatakan bahwa mereka memerlukan alur kerja untuk menerima pemberitahuan, cobalah lansiran terlebih dahulu. Anda akan terkejut melihat seberapa sering alert memberikan pilihan yang dibutuhkan.

Jika aplikasi Anda memiliki tampilan pribadi atau publik yang menyertakan filter, Anda dapat berlangganan perubahan hanya pada tampilan itu. Misalnya, Anda ingin diberi tahu melalui pesan teks bila item dalam aplikasi Pelacakan Masalah memiliki prioritas yang ditetapkan ke Tinggi. Anda akan membuat tampilan yang memfilter aplikasi untuk masalah prioritas tinggi. Pilih tampilan yang difilter di bagian Kirim Tanda untuk Perubahan ini saat Anda membuat lansiran, dan Anda akan menerima peringatan bila item memenuhi kriteria filter.

Anda harus memiliki alamat email yang dikonfigurasi dalam profil SharePoint Anda untuk menerima peringatan. Jika server SharePoint Anda berada di jaringan Anda, itu biasanya tidak menjadi masalah. Namun, Office 365 mungkin tidak terintegrasi dengan jaringan dan informasi email Anda. Dalam situasi tersebut, administrator Anda dapat secara manual mengkonfigurasi alamat email Anda atau memberi izin untuk melakukannya.

Anda dapat mengatur semua lansiran dari satu halaman alih-alih menavigasi ke setiap daftar. Untuk mengelola semua lansiran yang Anda miliki di situs tertentu dan memodifikasi atau menghapusnya, ikuti langkah-langkah ini:

1. Browse ke aplikasi tempat Anda saat ini berlangganan peringatan.
2. Pada tab Daftar Pita, di bagian Share & Track, pilih Alert Me → Manage My Alerts.
3. Pilih link nama waspada yang benar.

   Mengelola Lansiran Saya di laman Situs ini muncul dengan semua opsi yang Anda lihat saat pertama kali membuat lansiran. Ubah pengaturan sesuai keinginan.

   Tidak mengatur peringatan untuk memulai? Anda masih bisa membaca pengaturan dan mengubah pilihannya (lihat daftar langkah sebelumnya). Perubahan Anda tidak memengaruhi setelan Lansiran bagi orang lain jika lansiran dibuat untuk beberapa pengguna secara bersamaan.

4. Klik OK untuk mengubah lansiran dengan pengaturan baru Anda atau Hapus untuk menghapus lansiran.

   Menghapus lansiran yang dibuat untuk Anda tidak akan menghapus lansiran dari pengguna lain yang berada dalam grup lansiran dibuat.

Jika Anda adalah administrator situs, Anda dapat mengelola lansiran semua orang di situs dengan mengklik link User Alerts di bagian Administrasi Situs pada halaman Pengaturan Situs.