Cara Membuat Pesanan Pembelian Nyata di QuickBooks 2012 - dummies

Perintah pembelian melayani tujuan sederhana: Ini memberi tahu beberapa vendor bahwa Anda ingin membeli beberapa barang. Sebenarnya, pesanan pembelian adalah kontrak pembelian. Untuk menggunakan QuickBooks 2012 untuk membuat pesanan pembelian, ikuti langkah-langkah ini:

1. Beri tahu QuickBooks bahwa Anda ingin membuat pesanan pembelian dengan memilih Vendor → Buat Pesanan Pembelian.

   

   Jika menu Vendors tidak mensuplai perintah Create Purchase Orders, QuickBooks tidak tahu bahwa Anda ingin membuat pesanan pembelian.

2. Gunakan daftar drop-down Vendor untuk mengidentifikasi vendor yang ingin Anda beli itemnya.

   Daftar drop-down Vendor mencantumkan masing-masing vendor di Daftar Vendor Anda.

3. (Opsional) Klasifikasikan pembelian menggunakan daftar turun Kelas.

4. (Opsional) Menyediakan Kapal yang berbeda Untuk alamat di daftar drop-down Ship To.

   Daftar drop-down Ship To menampilkan daftar semua pelanggan, vendor, dan karyawan Anda. Anda memilih Ship To address dengan memilih salah satu dari nama lain ini. Setelah Anda memilih entri dari daftar Ship To, QuickBooks mengisi kotak Ship To address dengan informasi yang sesuai.

   Jendela Create Purchase Orders menyediakan beberapa tombol dan kotak standar dan familiar: Sebelumnya, Selanjutnya, Cetak, Temukan, Ejaan, Sejarah, dan Template.

5. Konfirmasikan tanggal pesanan pembelian.

   Awalnya, QuickBooks menempatkan tanggal sistem saat ini ke dalam kotak Date. Namun, Anda harus memastikan bahwa tanggal QuickBooks masuk saat tanggal pesanan pembelian benar. Ini adalah tanggal kontrak . Seringkali, tanggal tersebut menetapkan persyaratan kontrak - seperti jumlah hari di mana barang tersebut akan dikirim.

6. Konfirmasikan nomor pesanan pembelian.

   Nomor pesanan pembelian, atau P. Nomor O., secara unik mengidentifikasi dokumen pesanan pembelian. QuickBooks secara berurutan memesan pesanan pembelian untuk Anda dan menempatkan nomor yang sesuai ke dalam kotak P. O. No. Dugaan bahwa QuickBooks membuat tentang nomor pesanan pembelian yang benar biasanya benar. Jika tidak benar, Anda bisa memasukkan nomor pengganti.

7. Konfirmasikan vendor dan informasi Ship To.

   Blok Vendor dan Kapal Untuk memblokir identifikasi vendor darimana Anda membeli barang tersebut dan alamat yang Anda inginkan agar penjual mengirim kiriman tersebut. Informasi ini harus benar jika daftar vendor Anda terbaru dan Anda telah dengan benar menggunakan daftar drop-down Ship To untuk mengidentifikasi, jika perlu, sebuah alternatif Ship To address.

   Namun demikian, konfirmasikan bahwa informasi yang ditunjukkan di kedua blok alamat ini benar.Jika informasinya tidak benar, tentu saja memperbaikinya. Anda dapat mengedit informasi blok alamat dengan memilih informasi yang salah dan kemudian mengetik ulang apapun yang harus ditunjukkan.

8. Jelaskan setiap item yang ingin Anda pesan.

   Anda menggunakan kolom pada jendela Create Purchase Orders untuk menjelaskan secara rinci setiap item yang ingin Anda pesan sebagai bagian dari pembelian. Setiap item berjalan pada barisnya sendiri. Untuk menggambarkan item yang ingin Anda beli dari vendor, Anda memberikan informasi berikut:

   • Item: Kolom Item adalah tempat Anda mencatat nomor item unik untuk item yang ingin Anda beli. Ingat bahwa barang perlu dimasukkan, atau dijelaskan, dalam Daftar Item. Hal utama yang perlu diketahui tentang Item List adalah bahwa apapun yang ingin Anda tampilkan pada faktur - atau, dalam hal ini, pada pesanan pembelian - harus dijelaskan dalam file item.

   • Deskripsi: Di kolom Deskripsi, Anda akan menjelaskan item yang Anda pilih. Anda juga dapat mengedit field Deskripsi sehingga masuk akal bagi pelanggan atau vendor.

   • Qty: Kolom Qty menentukan jumlah item yang Anda inginkan. Tentunya, Anda memasukkan jumlah item yang Anda inginkan di bidang ini.

   • Rate: Kolom Rate menentukan harga per unit atau tarif per unit untuk item tersebut. Perhatikan bahwa QuickBooks menggunakan label yang berbeda untuk kolom ini bergantung pada jenis bisnis yang telah Anda siapkan.

   • Pelanggan: Kolom Pelanggan mengidentifikasi pelanggan yang itemnya dibeli.

   • Jumlah: Kolom Jumlah menunjukkan jumlah yang dikeluarkan untuk item tersebut. QuickBooks akan menghitung jumlah untuk Anda dengan mengalikan kuantitas dengan tarif (atau harga). Anda juga bisa mengedit jumlah kolom. Dalam kasus ini, QuickBooks menyesuaikan tingkat (atau harga) sehingga tingkat waktu kuantitas selalu sama dengan jumlah tersebut.

   • Kelas: Di kolom Kelas, Anda mengklasifikasikan item pesanan pembelian pada tingkat item daripada di tingkat pesanan pembelian.

   Anda memasukkan deskripsi setiap item yang harus disertakan dalam pesanan pembelian. Ini berarti, misalnya, bahwa jika Anda ingin memesan enam item dari vendor, pesanan pembelian Anda harus mencakup enam baris informasi.

9. Cetak pesanan pembelian.

   Tujuan untuk mencatat pesanan pembelian ke QuickBooks adalah membuat catatan pembelian formal. Anda hampir selalu ingin mengirimkan pesanan pembelian ini ke vendor. Perintah pembelian memberitahu vendor apa yang ingin Anda beli dan harga yang bersedia Anda bayar. Untuk mencetak pesanan pembelian, Anda bisa mengklik tombol Print. Anda juga bisa mencetak pesanan pembelian nanti dalam satu batch; untuk melakukannya, simpan semua pesanan pembelian yang ingin Anda buat, lalu pilih perintah File-> Print Forms → Purchase Orders.

10. Simpan pesanan pembelian.

    Untuk menyimpan pesanan pembelian Anda, klik tombol Save & Close atau tombol Save & New. Jika Anda mengklik tombol Simpan & Baru, QuickBooks menghemat pesanan pembelian dan menampilkan ulang versi kosong dari jendela Create Purchase Orders sehingga Anda dapat mencatat pesanan pembelian lainnya.