Bagaimana Mengaktifkan Akses Multiuser Seketika di QuickBooks 2017 - dummies

Terkadang, Anda hanya memerlukan satu komputer dan satu salinan QuickBooks, meskipun Anda memiliki beberapa karyawan yang menggunakan QuickBooks. Jika usaha kecil hanya memiliki asisten administratif dan pemilik yang mengakses file data QuickBooks, misalnya satu salinan QuickBooks yang berjalan pada satu komputer pribadi mungkin merupakan semua yang dibutuhkan. QuickBooks memungkinkan penggunaan simultan file data QuickBooks oleh beberapa pengguna. Bisa ditebak, pertama Anda perlu mengatur beberapa pengguna.

Untuk menggunakan QuickBooks di lingkungan penggunaan simultan oleh banyak pengguna, Anda juga perlu memberi tahu QuickBooks bahwa penggunaan simultan tidak masalah. Untuk melakukan ini, pilih perintah File → Switch to Multi-User Mode. (Jika Anda ingin mematikan Multi-User Mode nanti, pilih File → Switch to Single User Mode lagi.)

QuickBooks mendukung penggunaan simultan oleh beberapa pengguna melalui teknologi yang disebut penguncian catatan

, yang mengunci semua data yang Anda gunakan, namun bukan keseluruhan file data QuickBooks. Jika Anda ingin bekerja dengan Perusahaan A, dan beberapa pengguna lain ingin bekerja dengan Perusahaan B, tidak apa-apa. QuickBooks mengizinkannya. Apa yang Anda dan pengguna lain tidak dapat lakukan, bagaimanapun, adalah bekerja di perusahaan yang sama (A atau B) pada saat bersamaan. Ini berarti Anda bekerja dengan catatan pelanggan yang sama.

Anda tidak dapat menginstal salinan QuickBooks yang sama pada beberapa mesin dan secara legal memiliki sistem QuickBooks beberapa pengguna. Anda harus membeli salinan QuickBooks untuk setiap mesin yang dipasang QuickBooks. Namun, perhatikan bahwa Intuit menjual beberapa versi QuickBooks beberapa pengguna di mana Anda benar-benar membeli lima lisensi dalam satu kotak QuickBooks. (Versi Enterprise QuickBooks mendukung jaringan pengguna ganda dengan maksimal 30 pengguna simultan, dan versi QuickBooks lainnya mendukung jaringan pengguna ganda dengan maksimal 5 pengguna simultan.

Anda mungkin ingin memiliki beberapa pengguna QuickBooks jika penjualan perwakilan di perusahaan Anda menyiapkan faktur atau menyiapkan penawaran untuk pelanggan. Dalam kasus ini, Anda mungkin ingin meminta setiap petugas penjualan di QuickBooks. Namun, perlu diketahui bahwa tenaga penjualan ini hanya memiliki kemampuan untuk membuat faktur atau mungkin membuat dan mencetak taksiran faktur.Ingat, Anda ingin sangat berhati-hati dalam memberikan pengguna akuntansi berpengalaman yang memiliki akses penuh ke sistem akuntansi.