Video: Memasukkan Barcode / QR Code dalam Invoice Order 2024
Bisnis yang memesan banyak barang dari vendor sering menggunakan pesanan pembelian untuk melacak barang yang dipesan. Pesanan pembelian di QuickBooks Online (QBO) tidak mempengaruhi akun Anda; Sebagai gantinya, mereka hanya membantu Anda melacak apa yang Anda pesan. Dan saat pesanan tiba, Anda bisa membandingkan barang yang ada di pintu dengan yang tercantum pada pesanan pembelian untuk memastikannya sesuai.
Jika Anda berencana untuk menggunakan pesanan pembelian, maka proses pemesanan Anda biasanya terjadi dengan cara berikut:
-
Anda melakukan pemesanan dengan vendor dan Anda memasukkan pesanan pembelian di QBO yang sesuai dengan pesanan yang Anda berikan.
-
Anda menerima barang yang Anda pesan, biasanya bersama dengan tagihan untuk barang; Anda kemudian mencocokkan item yang Anda terima ke pesanan pembelian dan memasukkan tagihan untuk item tersebut. Perhatikan bahwa terkadang Anda menerima tagihan tanpa barang atau barang tanpa tagihan.
-
Anda membayar tagihan vendor.
Anda memasukkan pesanan pembelian menggunakan jendela transaksi Purchase Order; Anda bisa membuka jendela ini dari halaman Transaksi Beban atau dari menu Create (tanda tambah). Urutan pembelian yang khas terlihat seperti yang ditunjukkan di sini, dan Anda akan melihat jendela itu sangat mirip jendela Centang.
Saat mengisi jendela transaksi Purchase Order, QBO memberi status Open to purchase order; status muncul tepat di bawah nama vendor di sudut kiri atas jendela transaksi.
Bila Anda menerima barang, tagihan vendor, atau keduanya, Anda mencatat tagihan, atau cek, transaksi pengeluaran, atau tagihan kartu kredit, yang menunjukkan apa yang Anda bayar (atau apa yang harus Anda bayar) dari penjualnya.
Bila Anda memilih vendor yang telah membuka pesanan pembelian pada salah satu jenis transaksi ini, sebuah panel akan muncul di sisi kanan jendela, menunjukkan pesanan pembelian yang tersedia. Anda menambahkan pesanan pembelian ke transaksi dengan cara yang sama seperti Anda menambahkan tagihan ke transaksi Cek: dengan mengklik tombol Add. Di sini, transaksi Cek telah dibuka dan vendor yang telah membuka order pembelian dipilih.
Bila Anda mengklik Add untuk menambahkan pesanan pembelian ke transaksi tersebut, QBO menambahkan baris pesanan pembelian ke baris pertama yang tersedia di bagian Rincian Item dalam transaksi Cek. QBO juga menunjukkan, di bawah nama vendor, bahwa transaksi Cek memiliki satu transaksi yang saling terkait.
Jika Anda menyimpan transaksi Cek dan kemudian membuka kembali pesanan pembelian, QBO telah mengubah status pesanan pembelian dari open to closed sehingga Anda tidak sengaja menambahkan pesanan pembelian ke transaksi lain.
Jika Anda menambahkan pesanan pembelian yang salah ke transaksi, Anda dapat menghapus baris pesanan pembelian di bagian Item Details dengan mengklik ikon tempat sampah di tepi kanan baris.
QBO tidak dapat menambahkan hanya bagian dari pesanan pembelian ke transaksi. Jadi, jika Anda hanya menerima sebagian pesanan pembelian, tambahkan pesanan pembelian ke transaksi Anda dan kemudian catat pembayaran untuk bagian pesanan pembelian yang Anda terima dengan menghapus baris dari cek untuk item yang tidak Anda terima. Untuk terus melacak bagian pesanan pembelian yang ada, Anda dapat secara manual menutup pesanan pembelian asli dan membuat pesanan pembelian baru yang berisi sisa item yang tersisa; saat Anda membuat pesanan pembelian kedua - yang pada dasarnya merupakan pesanan kembali - cobalah untuk menetapkan nomor yang akan membantu Anda melacaknya sehubungan dengan pesanan pembelian asli.
Anda dapat menggunakan nomor pesanan pembelian khusus Anda sendiri jika Anda memilih Gear → Company Settings → Expenses. Kemudian klik pensil di sebelah Pesanan Pembelian untuk mengedit pengaturan pesanan pembelian, pilih kotak centang Custom Transaction Numbers, dan kemudian klik Save.
Bila Anda perlu mengidentifikasi pesanan pembelian terbuka, gunakan laporan Daftar Pemesanan Pembelian Terbuka.
