Cara Mengisi Pemesanan Pembelian di QuickBooks 2015 - dummies

QuickBooks 2015 membuat kerja cepat dari pesanan pembelian. Mungkin Anda kehabisan gizmos, atau doohickeys, atau item lainnya pada daftar Item Anda, dan Anda siap untuk menyusun ulang hal-hal ini - apa pun itu. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengisi PO:

1. Choose Vendor → Create Purchase Orders.

   Anda juga bisa mengklik ikon Purchase Order pada layar Home, atau klik area New Transactions dari Vendor Center lalu pilih Purchase Orders. Anda melihat jendela Create Purchase Orders. Perhatikan bahwa rincian yang tepat dari jendela ini bergantung pada bagaimana Anda menyesuaikan bentuk PO Anda.

2. Pilih vendor dari daftar drop-down Vendor.

   Klik panah ke bawah untuk melihat daftar vendor Anda. Klik vendor untuk melihat nama dan alamatnya di kotak Vendor. Jika Anda tidak dapat menemukan nama vendor pada daftar Anda, klik Add New dari daftar dan kemudian isi informasi tentang vendor di kotak dialog New Vendor yang dihasilkan. Klik OK setelah selesai dengan kotak dialog.

   

3. Jika Anda melacak inventaris menurut kelas, pilih kelas dari daftar drop-down Kelas.

   Jendela Create Purchase Orders mungkin tidak memiliki daftar drop-down Kelas. Jika tidak dan Anda menginginkannya memilikinya, Anda harus menyiapkan QuickBooks untuk melacak pengeluaran menurut Kelas.

   Untuk melakukannya, buka file QuickBooks dalam mode single-user sebagai administrator. Kemudian pilih Edit → Preferences dan klik ikon Accounting dalam daftar di sebelah kiri. Terakhir, pilih kotak centang Use Class Tracking lalu klik OK.

4. (Opsional) Pilih Rep, Tanggal yang Diharapkan, dan FOB jika Anda menggunakannya di PO Anda.

   Anda mungkin harus mengisi bidang lain sebelum sampai ke deskripsi item-per-item di bagian bawah. Sekali lagi, bidang ini mungkin tidak muncul jika Anda belum menunjukkan bahwa Anda menginginkannya dalam formulir Anda.

5. Pindahkan ke kolom Item dan mulai memasukkan barang yang Anda pesan.

   Memasukkan item adalah bagian terpenting dalam membuat PO. Saat Anda pindah ke kolom Item, itu akan menjadi daftar drop-down. Klik tanda panah ke bawah untuk melihat daftar Item. Anda mungkin perlu menggulir ke item yang ingin Anda masukkan.

   Cara cepat untuk menggulir ke item adalah mengetik beberapa huruf pertama dari nama item. Jika Anda mengetikkan nama item yang tidak ada dalam daftar Item, QuickBooks menanyakan apakah Anda ingin menyiapkan item ini. Jika ya, klik Set Up dan kemudian isi kotak dialog New Item.

   Masukkan sebanyak mungkin item yang Anda inginkan di kolom Item. QuickBooks mengisi deskripsi item untuk Anda, namun Anda dapat mengedit apa pun yang dimasukkan ke dalam kolom Deskripsi, jika perlu.Di kolom Qty, tunjukkan berapa banyak dari setiap item yang Anda butuhkan.

   Jika Anda mengubah biaya item, QuickBooks menampilkan kotak dialog Item's Cost Changed, yang menanyakan apakah Anda ingin memperbarui informasi item untuk biaya baru dan juga apakah harga standar item harus disesuaikan dari atas atau bawah. Pilih Yes dan No dan kemudian klik tombol OK untuk mengambil keputusan.

6. Jika mau, isilah kolom Vendor Message - tapi pasti isi kolom Memo.

   Field Vendor Message adalah tempat Anda memasukkan pesan ke pihak yang menerima pesanan Anda. Anda bisa menulis, "Dapatkan saya barang ini pronto! "

   Tidak peduli apa yang Anda lakukan, pastikan untuk mengisi kolom Memo. Apa yang Anda tulis di bidang ini muncul di kotak dialog Pembelian Pesanan Terbuka, dan info ini adalah cara yang paling pasti bagi Anda untuk mengidentifikasi apa PO ini. Tuliskan sesuatu yang berarti sehingga Anda bisa mengerti dua minggu, tiga minggu, atau satu bulan dari sekarang ketika Anda membayar barang-barang yang Anda pesan.

   Di bagian atas jendela Create Purchase Orders adalah kotak Print Later, yang memberitahukan apakah Anda ingin mencetak PO ini. Jika Anda ingin mencetak PO, pastikan kotak centang ini dipilih. Setelah Anda mencetak PO, tanda centang akan hilang dari kotak.

7. Klik Print untuk mencetak PO.

   Jika PO ini adalah salah satu dari banyak yang telah Anda isi dan Anda ingin mencetak beberapa sekaligus, klik tanda panah di bawah tombol Cetak dan pilih Batch dari daftar drop-down. Sebelum Anda mencetak PO, Anda mungkin ingin mengklik panah bawah di bawah tombol Cetak dan pilih Preview untuk melihat seperti apakah PO saat Anda mencetaknya.

   Anda menggunakan tombol History setelah Anda menerima item yang telah Anda teliti dengan benar di PO. Setelah Anda menerima item dan mencatat tanda terima mereka, mengklik tombol ini memberitahu QuickBooks untuk memberi Anda keseluruhan sejarah item - saat Anda memesannya dan saat Anda menerimanya.

8. Klik Save & New atau Save & Close untuk merekam PO.

   QuickBooks menyimpan PO dan menampilkan jendela PO kosong baru tempat Anda dapat memasukkan pesanan lain.