Bagaimana Mengajukan Faktur Pelanggan di QuickBooks 2014 - dummies

Untuk menagih pelanggan di QuickBooks, Anda menggunakan jendela Create Faktur untuk mengidentifikasi pelanggan dan menentukan jumlah yang harus dimiliki pelanggan.

1Untuk menampilkan jendela Create Faktur, pilih perintah Pelanggan → Buat Faktur.

Bila Anda melakukannya, QuickBooks menampilkan jendela Create Faktur. Perhatikan, bagaimanapun, bahwa jendela Create Faktur yang Anda lihat mungkin tidak terlihat persis seperti yang ditunjukkan. Anda dapat menggunakan lebih dari satu jenis formulir faktur. Anda juga dapat memilih untuk menyesuaikan bentuk faktur sehingga sangat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

2Mengidentifikasi pelanggan dan, jika sesuai, pekerjaan.

Untuk melakukan ini, pilih kombinasi pelanggan atau pelanggan dan pekerjaan dari daftar drop-down Customer: Job. Jangan khawatir dengan pekerjaan ini ?? bisnis jika Anda tidak terbiasa dengan itu.

Anda harus mengidentifikasi pelanggan tertentu yang Anda faktur dengan memilih pelanggan tersebut dari daftar Customer: Job. Jika pelanggan adalah pelanggan baru yang belum Anda kirim atau dijelaskan dalam Daftar Pelanggan, masukkan nama singkat untuk pelanggan - seperti singkatan dari nama bisnis pelanggan - di daftar Customer: Job.

QuickBooks kemudian menunjukkan bahwa pelanggan belum ada di Daftar Pelanggan dan menanyakan apakah Anda ingin menambahkan pelanggan; menunjukkan bahwa Anda melakukannya Saat diminta, berikan informasi pelanggan yang diminta QuickBooks.

Anda juga dapat mengklasifikasikan faktur yang sesuai dengan kategori tertentu dengan menggunakan daftar drop-down Kelas. Jangan khawatir pada saat ini tentang penggunaan pelacakan kelas.

3Confirm atau berikan informasi header faktur baru.

Setelah mengetahui pelanggan, QuickBooks mengisi kolom Date, Invoice, Bill To, dan mungkin Ship To. Anda mungkin tidak perlu mengubah informasi ini. Anda harus meninjau informasi yang ditunjukkan di kotak ini untuk memastikannya benar.

Misalnya, Anda biasanya tidak akan menagih seseorang kecuali jika Anda telah mengirimkan produk atau memberikan layanan tersebut. Oleh karena itu, Anda mungkin harus memastikan bahwa tanggal faktur mengikuti tanggal pengiriman produk atau tanggal penyediaan layanan. Anda mungkin juga ingin mengkonfirmasi, misalnya, alamat Ship To sudah benar.

4Provide atau konfirmasikan informasi field faktur.

Faktur mencakup informasi lapangan yang mencatat item seperti nomor pesanan pembelian, persyaratan pembayaran, tanggal pengiriman, dan metode pengiriman. Anda harus memastikan bahwa apa pun yang ditunjukkan QuickBooks di kotak teks ini benar.

Jika pelanggan telah memberikan nomor pesanan pembelian kepada Anda, misalnya, masukkan nomor pesanan pembelian di kotak P. O. Number. Konfirmasikan bahwa persyaratan pembayaran yang tercantum di kotak Ketentuan sudah benar.Konfirmasikan bahwa tanggal yang ditunjukkan di bidang Kapal sudah benar.

Tidak semua bidang ini perlu diisi untuk setiap faktur, namun Anda ingin memberikan informasi apa pun yang memudahkan pelanggan membayar faktur, mengikat faktur pada catatan pembeliannya, dan mencari tahu bagaimana dan kapan item sedang dikirim

5Describe item yang terjual.

Bagaimana area kolom faktur terlihat sangat bergantung pada apakah Anda menjual produk atau layanan. Angka tersebut menunjukkan area kolom untuk produk. Area kolom untuk layanan terlihat lebih sederhana karena Anda tidak memberikan banyak informasi saat menjelaskan item layanan.

Di area kolom, Anda ingin menjelaskan setiap item - setiap produk atau layanan - yang fakturnya tagihannya. Untuk melakukan ini, Anda menggunakan satu baris untuk setiap item. Item pertama yang ingin Anda bayar, lalu masuk ke baris 1 dari area kolom.

Untuk setiap item, Anda memasukkan jumlah pesanan, kode untuk item, dan harga atau tarif. QuickBooks mengambil deskripsi item dari daftar Item Anda dan menempatkan data ini di kolom Deskripsi. QuickBooks juga menghitung jumlah yang ditagih untuk item tersebut dengan mengalikan kuantitas dengan harga atau tarif.

Anda dapat mengedit kolom Deskripsi dan Jumlah. Jika Anda mengedit kolom Jumlah, QuickBooks menghitung ulang setiap bidang Harga dengan membagi jumlah dengan kuantitas.

Untuk memasukkan item tambahan ke dalam faktur, masukkan baris tambahan. Setiap item yang ingin Anda bayar - setiap item yang seharusnya muncul sebagai tagihan terpisah pada faktur - muncul sebagai baris di area kolom. Jika Anda ingin menagih pelanggan untuk beberapa produk, satu baris di area kolom faktur digunakan untuk produk itu.

Jika Anda ingin menagih pelanggan untuk pengiriman barang, satu baris area faktur menjelaskan biaya pengiriman tersebut. Jika Anda ingin menagih pelanggan untuk pajak penjualan, sekali lagi, satu baris atau baris kolom menunjukkan bahwa tagihan pajak penjualan.

6Gunakan kotak Pesan Pelanggan di bagian bawah jendela Buat Faktur untuk memasok pesan pelanggan yang muncul di bagian bawah faktur.

Jika Anda telah membuat template bentuk faktur khusus yang menyertakan informasi footer lainnya, kotak footer ini juga muncul di bagian bawah jendela Create Faktur. Anda dapat menggunakannya untuk mengumpulkan dan mentransfer informasi footer tambahan.

7Klik tombol Save & Close atau tombol Save & New untuk menyimpan faktur Anda.

Klik tombol Save & Close jika Anda ingin menyimpan faktur dan menutup jendela Create Faktur. Klik gunakan tombol Simpan & Baru jika Anda ingin menyimpan faktur dan kemudian memasukkan faktur lain di versi kosong jendela Buat Faktur.

Klik tab Kirim / Kapal dan kemudian tombol FedEx atau UPS untuk memulai jendela Manajer Pengiriman QuickBooks, yang memungkinkan Anda mengotomatisasi beberapa langkah dalam paket pengiriman menggunakan Federal Express atau United Parcel Service (UPS). Pertama kali Anda memulai Manajer Pengiriman, Anda perlu melakukan sedikit pekerjaan penyiapan.

Ke halaman melalui faktur yang telah Anda buat, klik tombol Sebelumnya dan Berikutnya.Atau klik tombol Find dan gunakan kotak dialog Find Faktur untuk menjelaskan faktur yang ingin Anda cari.