Cara membuat QuickBooks 2014 File Copy Data - dummies

QuickBooks 2014 mempermudah akuntan untuk bekerja dengan file data klien. Pertimbangkan skenario ini: Anda memiliki klien yang membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan periode akuntansi tahun ini.

Anda memiliki dua pilihan. Pertama, Anda bisa berkendara ke tokonya, mungkin terjebak macet sepanjang jalan, dan mendapati diri Anda bertanya-tanya apakah Anda bisa menagih kliennya $ 150 untuk waktu tempuh Anda. Kedua, Anda dapat meminta klien menggunakan fitur Copy Akuntan dari QuickBooks untuk mengirimkan salinan file data QuickBooks.

Anda dapat meninjau salinan file data akuntan ini, membuat perbaikan atau perubahan apa pun yang sesuai, dan kemudian mengirim perubahan yang akan dilakukan kembali ke klien. Klien dapat dengan mudah mengimpor perubahan ini ke dalam file QuickBooks yang ada dan memulai dengan cara yang menyenangkan. Cukup rapi kan?

Klien Anda membuat salinan data file QuickBooks milik akuntan dengan menggunakan versi QuickBooks dan file data sebenarnya, dan kemudian membuat file yang dikirimnya kepada Anda (seperti melalui surat atau melalui e- mail) atau Intuit, pembuat QuickBooks, mengirimkan kepada Anda. Untungnya, prosesnya sangat mudah.

Inilah yang klien Anda perlu lakukan jika klien akan mengurus pengiriman file tersebut kepada Anda:

1. Pilih File → Copy Akuntan → Aktivitas Klien → Simpan perintah File.

   

   QuickBooks menampilkan pesan yang menanyakan kepada klien apakah dia menginginkan

   • Salinan berkas akuntan

   • File cadangan atau salinan cadangan dari

   Anda juga dapat membuat salinan akuntan dengan memilih File → Create Copy dan kemudian mengklik tombol Copy Akuntan.

   File portabel adalah file data QuickBooks yang sebenarnya asli yang sudah sedikit usang sehingga memudahkan untuk bergerak (seperti mengirim e-mail file sebagai lampiran). File cadangan adalah salinan kedua dari file QuickBooks yang Anda buat (biasanya) sehingga Anda akan memiliki salinan file jika terjadi sesuatu yang buruk pada file data QuickBooks yang asli.

2. Pilih Copy Akuntan kemudian klik Next untuk melanjutkan.

3. Tentukan tanggal pembagian.

   Ketika seorang klien mengklik tombol Next untuk melanjutkan pembuatan salinan seorang akuntan, QuickBooks meminta dia untuk membagi tanggal. Transaksi yang jatuh sebelum tanggal ini dapat diedit hanya di dalam salinan akuntan. Transaksi yang jatuh setelah tanggal ini dapat diedit di dalam salinan akuntan dan salinan kliennya.

4. Klik Next untuk melanjutkan.

   Pesan lain muncul, memberitahu klien bahwa QuickBooks harus menutup semua jendela untuk membuat salinan akuntan.QuickBooks juga dapat memberitahu klien untuk memasukkan disk.

5. Klik OK, dan masukkan disk (jika perlu).

   QuickBooks menampilkan kotak dialog Save Accountant's Copy yang telah diperbarui.

   

6. Sebutkan salinan akuntannya.

   Gunakan kotak File Name pada kotak dialog Save Accountant's Copy untuk memberi nama salinan data file QuickBooks milik akuntan. Jika perlu, klien juga dapat menggunakan daftar drop-down Save In untuk menentukan di mana salinan data file QuickBooks dari akuntan harus disimpan.

   Klien perlu mengingat di mana salinan berkas akuntan disimpan. File ini diberikan kepada akuntan - melalui e-mail atau snail mail, atau pada disk - agar dia dapat menggunakannya.

7. Buat file

   Setelah klien menamai salinan berkas data akuntan dan menunjukkan, jika perlu, di mana salinan akuntan harus disimpan, klik Save klien. QuickBooks menyimpan salinan data file QuickBooks milik akuntan.

   Kemudian file data ini dikirim ke akuntan oleh klien. Dengan kata lain, klien perlu bekicot-mail atau e-mail file.

   Penyedia e-mail Anda mungkin membatasi ukuran lampiran (termasuk file QuickBooks) yang dapat Anda kirim melalui e-mail. Jika ukurannya mengganggu Anda, Anda dapat mengunggah berkas QuickBooks ke situs Intuit dengan memilih File → Copy Akuntan → Aktivitas Klien → Kirim ke Akuntan. Intuit mengirim akuntan pesan dengan link yang bisa diklik yang bisa dia gunakan untuk mengambil file tersebut.

   Salinan akuntan menggunakan tiga jenis file. File Transfer Akuntan (dengan ekstensi file qbx) adalah apa yang klien buat dan berikan kepada akuntan. Copy Akuntan aktual (dengan ekstensi file qba) adalah apa yang dilakukan akuntan setelah dia membuka File Transfer Akuntan. Akhirnya, ada File Ekspor Akuntan (dengan ekstensi file qby), yang menyimpan perubahan yang kembali ke klien.

Jelas, mungkin bukan klien Anda yang mengambil langkah-langkah ini; Anda mungkin harus melakukan pekerjaan kotor. Bagaimanapun, bagaimanapun, begitulah proses kerjanya. Namun, perhatikan bahwa penghematan waktu nyata untuk akuntan dan penghematan biaya ke klien terjadi saat Anda bisa meminta klien untuk memilih komando dan bekerja dengan kotak dialog.

Kemudian Anda dapat mengisi waktu yang dapat ditagih untuk benar-benar bekerja dengan data QuickBooks daripada untuk biola-faddling dengan file tersebut.