Bagaimana Merencanakan Sistem QuickBooks 2014 Anda - dummies

Jika Anda memahami beberapa item gambar besar - apa yang dilakukan akuntansi dan sistem akuntansi apa - sejak awal, akan menemukan bahwa proses Setup QuickBooks jauh lebih masuk akal.

Akuntansi apa yang dipikirkan

Pikirkan tentang akuntansi apa yang dilakukannya. Orang mungkin berdebat tentang detail kecilnya, tapi sebagian besar akan setuju bahwa akuntansi melakukan empat hal penting berikut ini:

• Mengukur keuntungan dan kerugian

• Memberikan catatan rinci tentang aset, kewajiban, dan akun ekuitas pemilik

• Informasi keuangan yang dipasok ke pemangku kepentingan, terutama untuk manajemen

• Sekarang, perhatikan secara singkat sistem akuntansi apa, atau setidaknya pada sistem akuntansi bisnis kecil, biasanya:

Menghasilkan laporan keuangan, termasuk laporan laba rugi, neraca, dan laporan akuntansi lainnya.

Buat formulir bisnis, termasuk cek, slip gaji, faktur, pernyataan pelanggan, dan sebagainya.

• Simpan catatan terperinci tentang akun utama, termasuk uang tunai, piutang usaha (jumlah yang harus dibayarkan pelanggan kepada perusahaan), hutang usaha (jumlah yang dimiliki oleh perusahaan terhadap vendornya), inventaris, aset tetap, dan sebagainya.

• Lakukan fungsi manajemen informasi khusus. Misalnya, di industri penerbitan, penerbit buku sering membayar royalti pengarang. Jadi akuntansi royalti adalah tugas yang biasanya dilakukan oleh sistem akuntansi penerbit buku.

  Apa yang QuickBooks lakukan

• Oke, setelah Anda mengerti apa itu akuntansi dan sistem akuntansi apa yang biasanya dilakukan, Anda dapat melihat beberapa perspektif apa yang QuickBooks lakukan:

Menghasilkan laporan keuangan

Menghasilkan banyak bentuk bisnis biasa, termasuk cek, cek gaji, faktur pelanggan, laporan pelanggan, memo kredit, dan perintah pembelian

• Menyimpan catatan terperinci dari beberapa akun utama: uang tunai, piutang, hutang dagang, dan inventaris dalam pengaturan sederhana

• QuickBooks melakukan tiga empat hal yang Anda harapkan sistem akuntansi yang harus dilakukan. Namun, QuickBooks tidak menyediakan barang akuntansi khusus. Sebagai contoh, QuickBooks tidak melakukan akuntansi royalti.

• Dan sekarang untuk kabar buruk

Jadi, QuickBooks melakukan tiga dari empat hal yang sistem akuntansi lakukan, tapi tidak melakukan semuanya. QuickBooks sering merupakan solusi akuntansi yang tidak lengkap. Hati-hati, oleh karena itu, tentang menetapkan harapan Anda. Biasanya, Anda juga perlu mencari cara untuk beberapa persyaratan akuntansi khusus Anda.

QuickBooks memberi pengguna dan bisnis banyak fleksibilitas. Jadi, kembali ke contoh sebelumnya, penerbit buku dapat melakukan banyak hal yang perlu dilakukan untuk akuntansi royalti di QuickBooks. Pekerjaan akuntansi royalti ini hanya memerlukan sejumlah permainan saat bisnis menyiapkan QuickBooks.

Namun, QuickBooks (atau setidaknya versi QuickBooks yang paling populer) memang mengalami beberapa kelemahan yang signifikan:

QuickBooks Pro tidak menyediakan cara yang baik untuk menangani pembuatan inventaris.

Namun, QuickBooks Premier dan QuickBooks Enterprise Solutions mendukung akuntansi manufaktur sederhana.

• Dan Solusi Perusahaan QuickBooks menyediakan beberapa kemampuan pengelolaan inventaris tambahan (beberapa lokasi inventaris, pelacakan jumlah lot dan nomor seri, dan biaya FIFO) sebagai bagian dari fitur Inventori Muka. (Versi QuickBooks ini membantu Anda memperhitungkan proses mengubah bahan mentah menjadi barang jadi dan juga menangani beberapa kerumitan inventaris kehidupan nyata. Hanya Solusi Perusahaan QuickBooks yang menangani situasi penyimpanan persediaan di beberapa lokasi.

  Dengan kata lain, QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier hanya menunjukkan, misalnya, Anda memiliki 3.000 widget. Ini tidak membiarkan Anda melacak fakta bahwa Anda memiliki 1, 000 widget di gudang, 500 widget di toko A, dan 1, 500 widget di toko B.

• Terlepas dari fakta bahwa QuickBooks mungkin adalah Solusi yang tidak lengkap dan mungkin tidak menangani persediaan sesuai kebutuhan atau keinginan Anda, QuickBooks masih merupakan solusi yang sangat bagus. Tidak, tunggu, itu tidak benar-benar cukup kuat. Apa yang dilakukan QuickBooks, hasilnya sangat bagus. Ini jauh lebih mungkin bahwa produk perangkat lunak akuntansi dengan 600 pengguna, misalnya, akan dihentikan daripada produk seperti QuickBooks, yang memiliki 4 juta pelanggan.