Bagaimana cara mencatat dan mencetak cek dari QuickBooks - dummies

Jelas, bisnis apa pun menulis cek untuk membayar tagihan dan membayar karyawan. QuickBooks mencakup perintah dan jendela khusus untuk tujuan merekam dan mungkin mencetak cek.

Untuk merekam atau mencetak cek, ikuti langkah-langkah ini:

1Pilih perintah Banking → Write Checks.

Saat QuickBooks menampilkan jendela Write Checks, gunakan daftar drop-down Bank Account untuk memilih akun yang benar untuk menulis cek.

2Gunakan kolom No. (nomor cek) untuk mengidentifikasi nomor cek.

Jika Anda belum tahu nomor ceknya karena Anda belum mencetak cek, kosongkan bidang No. Kemudian pilih kotak centang Print Later, yang muncul pada tab Main pada jendela Write Checks.

Bila Anda memilih kotak centang Print Later, QuickBooks menampilkan frase To Print di kolom No.

3Gunakan bidang Tanggal untuk mencatat tanggal cek tersebut ditulis atau akan ditulis.

Anda dapat memasukkan tanggal cek dalam format mm / dd / yyyy. Anda juga dapat memasukkan tanggal hanya sebagai mmdd atau m / dd, dan QuickBooks mengubahnya menjadi mm / dd / yyyy. Jadi, 3/17, 0317, dan 03/17/2014 adalah semua cara yang valid untuk masuk tanggal yang sama, jika tahun berjalan 2014.

Atau, Anda bisa mengklik tombol kalender kecil yang ada di sebelah kanan Bidang tanggal Saat Anda mengklik tombol kalender, QuickBooks menampilkan kalender pop-up. Untuk memilih hari yang ditampilkan di kalender, klik hari. Kalender pop-up juga menyertakan sepasang tombol yang bisa Anda klik untuk menggulir bolak-balik melalui bulan.

4Gunakan Bayar ke Pesanan Bidang untuk mengidentifikasi individu atau bisnis yang Anda bayar dengan cek itu.

Jika cek yang Anda rekam adalah cek pertama yang pernah Anda lakukan pada penerima pembayaran, Anda harus mengetikkan nama penerima pembayaran di field Bayar ke Pesanan.

Jika sebelumnya Anda telah membayar penerima pembayaran, Anda bisa mengklik tombol panah di ujung kanan bidang Bayar ke Pesanan. Bila Anda melakukannya, QuickBooks menampilkan daftar penerima pembayaran sebelumnya. Anda dapat memilih penerima pembayaran dari daftar ini dengan mengklik namanya.

5Memindahkan kursor pilihan ke kolom Dollar (atau jumlah) dan ketik jumlah ceknya.

QuickBooks menuliskan jumlah cek pada baris di bawah bidang Bayar ke Pesanan.

6 (Opsional) Berikan alamat.

Jika Anda mau, Anda dapat menggunakan blok alamat untuk memberikan alamat penerima pembayaran. Perhatikan bahwa QuickBooks menuliskan nama penerima pembayaran di baris pertama blok alamat saat Anda mengisi bidang Bayar ke Pesanan. Anda bisa menambahkan baris lainnya ke blok alamat secara manual.

7 (Opsional) Berikan deskripsi memo.

Anda dapat menggunakan kolom Memo untuk memberi atau merekam informasi tambahan. Jika Anda akan mencetak cek, misalnya, Anda dapat menggunakan kolom Memo untuk mengidentifikasi nomor rekening Anda atau nomor faktur yang dibayar oleh cek.

8 (Opsional) Pilih kotak centang Pay Online di tab Memo.

Jadi, inilah masalahnya: Jika Anda memberi tahu bank Anda bahwa Anda ingin melakukan hal online banking dan telah mengikuti instruksi untuk setup, Anda dapat memilih kotak centang Pay Online (yang muncul setelah Anda mengatur online perbankan). Setelan ini memberitahu QuickBooks untuk mengirimkan informasi cek ini ke bank Anda, beserta petunjuk ke bank untuk melakukan pembayaran.

9Distribusi jumlah cek ke akun biaya atau aset yang sesuai.

Jika cek membayar biaya tertentu atau membeli aset tertentu, klik tab Biaya. Kemudian gunakan baris atau baris tab Biaya untuk mengidentifikasi akun dan jumlah yang dibayar oleh cek. Jika Anda mengkategorikan biaya sebagai biaya untuk pelanggan atau pekerjaan tertentu, Anda dapat menggunakan Tagihan? kolom untuk menunjukkan apakah item ini harus ditagih ke pelanggan nanti.

10Describe item yang memeriksa pembelian.

Gambar menunjukkan tab Items pada jendela Write Checks. Anda menggunakan tab Item saat Anda menulis cek untuk membeli item yang ditunjukkan dan dijelaskan dalam daftar Item Anda. Misalnya, jika Anda menulis cek senilai $ 1.000 untuk membeli 1, 000 $ 1 item untuk inventaris, Anda menggunakan tab Items. Untuk menggunakan tab Items, identifikasikan item yang dibeli dengan memasukkan kode barang atau nama pada kolom Item.

11Untuk mencetak cek, klik tombol Cetak.

Atau, jika Anda ingin mencetak cek dalam batch, setelah Anda mencatat cek terakhir yang ingin Anda cetak, klik panah bawah di bawah tombol Cetak. Saat QuickBooks menampilkan menu Print, pilih perintah Print Batch-nya. QuickBooks menampilkan kotak centang Select Checks to Print.

Pilih cek yang ingin Anda cetak dengan mengkliknya. Gunakan kotak First Check Number untuk mengidentifikasi nomor formulir cek pertama yang akan digunakan untuk mencetak.

12Klik OK.

Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Print Checks, gunakan area Check Style untuk mengidentifikasi jenis formulir cek yang Anda cetak. Jika Anda menggunakan cek gaya standar atau dompet, Anda juga perlu menunjukkan jumlah cek. Kemudian klik tombol Cetak.

13Setelah Anda menjelaskan cek dan alasan untuk menulis cek, klik tombol Simpan & Tutup atau tombol Simpan & Baru.

Tombol Save & Close menyimpan cek dan juga menutup jendela Write Checks. Klik tombol Save & New untuk menyimpan cek dan kemudian redisplay jendela Write Checks sehingga Anda dapat merekam cek lainnya. Jika Anda tidak ingin menyimpan cek, klik tombol Clear.