Bagaimana Merekam Tanda Terima Barang di QuickBooks 2012 - dummies

Saat menerima item dari vendor, Anda dapat mencatat kuitansi menggunakan QuickBooks 2012. Anda biasanya melakukan ini bila Anda ingin mencatat penerimaan barang bahkan sebelum Anda menerima tagihan untuk item tersebut.

Misalnya, dalam bisnis dengan inventaris, Anda ingin tahu persis berapa banyak persediaan yang Anda miliki di gudang atau di lantai toko Anda. Anda tidak ingin menunggu untuk menyesuaikan catatan inventaris Anda untuk pembelian ini sampai Anda menerima faktur dari vendor. Dalam skenario ini, Anda mencatat saat Anda menerima barang.

Untuk mencatat penerimaan item, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih Vendor → Menerima item perintah.

   QuickBooks menampilkan jendela Create Item Receipts.

   

2. Pilih vendor dari siapa Anda menerima item dari daftar drop-down Vendor.

3. Pilih sembarang P. O. yang Anda gunakan untuk menerima item.

   Jika pesanan pembelian terbuka ada untuk vendor, QuickBooks menampilkan kotak Pesan. Kotak Pesan menanyakan apakah Anda ingin menerima item dari salah satu pesanan pembelian terbuka. Jika item yang Anda terima adalah item yang Anda siapkan di atas pesanan pembelian, klik Ya.

   Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Open Purchase Orders - kotak dialog hanya berisi daftar pesanan pembelian terbuka - pilih salah satu yang memesan barang yang sekarang Anda terima dan kemudian klik OK. QuickBooks mengisi tab Item dari jendela Create Item Receipts dengan menggunakan informasi dari pesanan pembelian.

   Entri data otomatis dari informasi pesanan pembelian ini harus menghemat waktu Anda jika item yang Anda terima sesuai dengan pesanan pada pesanan pembelian.

4. Konfirmasikan tanggal penerimaan.

   Gunakan kolom Date untuk mengkonfirmasi tanggal penerimaan. Seperti bidang Tanggal di tempat lain di QuickBooks, masukkan tanggal dalam format mm / dd / yyyy. Atau, Anda dapat mengeklik tombol Kalender yang muncul di sebelah kanan bidang Tanggal dan memilih tanggal dari kalender pop-up yang diperlihatkan QuickBooks.

5. Gunakan kotak Total untuk mengidentifikasi total nilai pesanan yang diterima, jika tersedia.

   QuickBooks menghitung total ini untuk Anda dengan menambahkan biaya masing-masing item, sehingga Anda bisa menunggu sampai nanti.

6. (Opsional) Gunakan nomor referensi.

   Anda bisa menggunakan Ref. Tidak ada lapangan untuk memberikan nomor referensi. Misalnya, Anda mungkin ingin merujuk nomor pesanan vendor.

7. (Opsional) Berikan deskripsi memo.

8. Jelaskan item yang diterima.

   Gunakan tab Items untuk mengidentifikasi item yang telah Anda terima. Tab Item pada jendela Create Item Receipts menyerupai dan bekerja seperti tab Items pada jendela Create Purchase Order.

9. Jelaskan biaya terkait.

   Tab Biaya pada jendela Create Item Receipts bekerja seperti tab Exposure pada jendela Write Checks.

10. Klik tombol Save & Close atau Save & New untuk menyimpan item tanda terima.

    Jika Anda mengklik tombol Save & Close, QuickBooks menyimpan informasi penerimaan barang Anda dan menutup jendela Create Item Receipts. Jika Anda mengklik tombol Simpan & Baru, QuickBooks menyimpan informasi penerimaan item dan menampilkan kembali tampilan jendela Create Item Receipts yang segar dan bersih. Anda kemudian dapat menggunakan jendela untuk menggambarkan kuitansi beberapa item lainnya.