Bagaimana cara mengatur pengguna baru di QuickBooks Online Accountant - dummies

Video: Chart of Accounts - Mengelola Daftar Akun 2024

Jika firma akuntan Anda memiliki lebih dari satu orang yang membutuhkan akses ke perusahaan QuickBooks Online klien, orang yang menciptakan QBOA akun - disebut, dalam bahasa QBOA, master administrator - dapat mengatur pengguna lain. Pengguna lain mendapatkan kredensial login mereka sendiri dan akses ke klien yang ditentukan oleh administrator utama; Bagi klien tersebut, pengguna bisa mengakses alat Akuntan. Administrator master juga menentukan tingkat akses pengguna terhadap informasi perusahaan; pengguna dapat memiliki akses dasar, penuh, atau khusus.

Menggunakan informasi login QBOA yang terpisah membantu menjaga keamanan di QBOA, karena banyak informasi keuangan (langganan produk dan informasi penagihan, misalnya) terkait dengan informasi login.

Jadi, apa bedanya, status-wise, antara akses dasar, penuh, dan khusus?

Pengguna dengan akses penuh dapat membuka dan bekerja di buku perusahaan serta di perusahaan QBO klien dan dapat mengakses halaman Tim dan membuat perubahan pada hak istimewa pengguna.
Pengguna dengan akses dasar hanya bisa mengakses perusahaan QBO klien.
Pengguna dengan akses khusus tidak lebih dari sekadar akses dasar atau penuh dengan setidaknya satu hak istimewa yang ditetapkan secara berbeda dari bawaan QBOA untuk akses dasar atau penuh.

Untuk mengatur beberapa pengguna di akun QBOA, administrator utama atau anggota perusahaan dengan hak akses penuh ke QBOA mengatur anggota perusahaan lainnya; Selama proses berlangsung, QBOA mengirim email ke anggota perusahaan lain yang, untuk pembahasan ini, akan disebut sebagai undangan. Setelah undangan menerima undangan tersebut, QBOA meminta undangan untuk membuat mandat login QBOA-nya sendiri. Ikuti langkah-langkah ini untuk menyiapkan pengguna baru di akun QBOA:

Masuk ke QBOA.
Klik Tim di bilah Navigasi.
Halaman Tim akan muncul.
Klik tombol Add User.
Wisaya Pengguna Tambah dimulai.
Pada halaman pertama wizard Add User, isi nama, alamat email, dan judul anggota tim yang ingin Anda tambahkan.
Judul anggota tim bersifat opsional.
Klik Berikutnya.
Halaman kedua wizard Add User akan muncul. Pada halaman ini, Anda mengidentifikasi hak istimewa yang terkait dengan perusahaan Anda yang ingin Anda berikan kepada anggota tim.
Pilih jenis akses yang ingin Anda berikan kepada anggota tim.
Anda dapat menetapkan akses Dasar, Penuh, atau Kustom; deskripsi setiap jenis akses muncul di sisi kanan halaman. Tetapkan akses penuh ke anggota tim yang harus memiliki akses ke buku perusahaan Anda sendiri.Tetapkan akses dasar untuk memberi akses anggota tim ke perusahaan klien QBO saja.

Anda dapat membuat perubahan pada pengaturan individual; Jika Anda melakukannya, QBOA menetapkan akses anggota tim ke Custom secara default.
Klik Berikutnya.
Layar terakhir wizard Add User akan muncul. Di halaman ini, Anda mengidentifikasi klien untuk siapa anggota tim harus dapat melakukan pekerjaan.
Hapus pilihan klien sesuai kebutuhan.
Klik Simpan.
QBOA menambahkan pengguna baru ke tim Anda dan memberikan status Mengundang ke pengguna. Selain itu, kolom Status pada layar Tim menunjukkan bahwa QBOA mengirim undangan email ke pengguna, mengundang pengguna untuk bergabung dengan tim Anda. Setelah pengguna menanggapi undangan QBOA, status pengguna berubah ke halaman Aktif di Laman Tim di QBOA.

Undangan email yang dikirim QBOA terlihat seperti ini.

Penerima mengeklik tombol Terima Undangan, dan, dengan asumsi bahwa undangan belum memiliki informasi masuk untuk QBOA, halaman di bawah akan muncul. Pada halaman ini, pihak undangan menyiapkan informasi login QBOA dengan menyediakan ID pengguna (yang tidak perlu menjadi alamat email) dan kata sandi. Begitu orang yang diundang mengeklik Buat Pengguna, QBOA mengonfirmasikan bahwa ID pengguna tersedia, menyiapkan informasi masuk, dan menampilkan halaman tempat tombol Sign In muncul. Mengklik tombol Sign In memberi tanda pada pengguna ke QBOA dengan hak istimewa yang ditetapkan pengguna.