Cara Menyiapkan Daftar Vendor QuickBooks 2014 - dummies

Sama seperti Anda menggunakan daftar Pelanggan di QuickBooks untuk menyimpan catatan pada semua pelanggan Anda, Anda menggunakan daftar Vendor untuk menyimpan catatan pada vendor Anda. Seperti daftar Pelanggan, daftar Vendor memungkinkan Anda mengumpulkan dan mencatat informasi, seperti alamat vendor, contact person, dan sebagainya.

Untuk menambahkan vendor ke daftar Vendor Anda, ikuti langkah-langkah ini:

1Pilih Vendor → Vendor Center command.

Saat Anda melakukannya, QuickBooks menampilkan jendela Vendor Center.

2Untuk menambahkan vendor baru, klik tombol Vendor Baru lalu pilih New Vendor dari daftar drop-down.

QuickBooks menampilkan jendela Vendor Baru.

3Gkan nama vendor di kotak Vendor Name.

Seperti halnya dengan Pelanggan: Daftar pekerjaan, Anda menggunakan nama ini untuk merujuk ke vendor dalam QuickBooks. Untuk alasan ini, singkatannya baik-baik saja. Anda hanya ingin sesuatu yang mudah masuk dan mudah diingat.

4 (Opsional) Jika Anda membayar vendor Anda dalam mata uang yang berbeda dengan mata uang biasa Anda, pilih mata uang itu dari daftar drop-down Currency.

Jika Anda memberi tahu QuickBooks bahwa Anda bekerja dengan banyak mata uang - Anda pasti sudah melakukan ini selama proses penyiapan EasyStep Interview - QuickBooks ingin Anda mengidentifikasi kapan Anda menerima tagihan dari atau membayar vendor dalam mata uang yang berbeda dari mata uang rumah Anda. (Catatan: Angka tersebut tidak menampilkan kotak daftar drop-down Currency karena beberapa fitur pelacakan mata uang tidak dihidupkan.)

5 (Aturan biasa) Abaikan Saldo Pembukaan dan Bidang.

Jangan lakukan apapun dengan Saldo Pembukaan dan As Of boxes. Orang yang tidak tahu lebih baik menggunakan kotak tersebut untuk memasukkan saldo awal kepada vendor dan tanggal jumlah hutangnya. Tapi ini hanya menimbulkan masalah nantinya. Di beberapa titik di masa depan, akuntan malang ini perlu menemukan dan memperbaiki kesalahan ini.

Seperti ketika Anda menambahkan pelanggan baru, pengecualian terhadap peraturan yang biasa ada.

Meskipun aturan yang biasa adalah Anda tidak ingin menetapkan saldo pembuka bagi vendor, aturan ini memiliki pengecualian penting. Anda mencatat saldo hutang akun Anda pada tanggal konversi dengan menetapkan saldo awal untuk setiap vendor pada tanggal konversi. Jumlah dari saldo pembuka ini adalah apa yang digunakan QuickBooks untuk menentukan total hutang Anda pada tanggal konversi.

6Menyediakan informasi alamat vendor.

Tab Info Address memasok sekumpulan kotak yang mudah dimengerti yang Anda gunakan untuk mengumpulkan informasi nama dan alamat vendor. Anda memasukkan, bisa diduga, nama lengkap vendor di kotak Nama Perusahaan.

Anda bisa mengklik tombol Edit pada tab Info Info untuk menampilkan kotak dialog lain yang disebut kotak dialog Edit Address Information, yang memungkinkan Anda memasukkan alamat di alamat jalan, kota, negara bagian, dan format kode pos yang khas. Tombol Edit muncul di sebelah kanan blok Billed From and Shipped From.

7Menyediakan semua informasi tambahan yang diperlukan.

Tab Setelan Pembayaran mengumpulkan informasi vendor yang paling relevan, termasuk nomor rekening, batas kredit, dan persyaratan pembayaran, namun jika Anda mengeklik tab Setelan Pajak, tab Setelan Akun, atau tab Info Tambahan, QuickBooks menampilkan beberapa kotak lain yang dapat Anda gunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi:

Tab Setelan Pajak memungkinkan Anda mengumpulkan nomor identifikasi pajak vendor sehingga Anda dapat (seperti yang kadang-kadang diminta oleh undang-undang pajak federal) mengirim vendor tersebut sebuah Formulir 1099 di akhir tahun.

Tab Setelan Akun memungkinkan Anda menentukan akun mana yang sebaiknya digunakan QuickBooks untuk mengisi bidang akun saat memasuki transaksi untuk vendor.

Tab Info Tambahan memungkinkan Anda mengkategorikan vendor sesuai jenis dan juga memungkinkan Anda membuat bidang kustom lainnya.

Jika Anda membayar vendor untuk pertama kalinya, panduan yang bagus adalah mendapatkan nomor ID pajaknya. Jika seseorang tidak akan memberikan nomor ID pajaknya - sehingga membuat Anda tidak mungkin melaporkan pembayaran yang Anda lakukan kepadanya - mungkin itu pertanda sesuatu yang sedikit salah.

Jika Anda mengklik tab Pengaturan Akun (tab keempat tersedia di jendela Vendor Baru), QuickBooks menampilkan kotak yang dapat Anda gunakan untuk mencantumkan akun yang Anda inginkan agar QuickBooks terisi secara otomatis untuk Anda saat Anda mencatat cek ke beberapa vendor. atau saat Anda mencatat tagihan dari beberapa vendor.

Misalnya, jika cek kepada pemilik rumah selalu membayar biaya sewa dan biaya utilitas, Anda bisa memberi tahu QuickBooks untuk mengisi, menggunakan kedua akun ini setiap kali Anda menunjukkan bahwa Anda sedang menulis cek atau merekam tagihan dari pemiliknya..