Cara membuat QuickBooks 2015 Job - dummies

Pada QuickBooks 2015, Anda dapat melacak faktur oleh pelanggan atau pelanggan dan pekerjaan. Ini mungkin terdengar kooky, tapi beberapa bisnis menagih pelanggan (mungkin beberapa kali) untuk pekerjaan tertentu. Ambillah kasus subkontraktor konstruksi yang melakukan pekerjaan pondasi untuk beberapa pembangun rumah keluarga tunggal. Subkontraktor konstruksi ini mungkin menagih pelanggannya melalui pekerjaan, dan dia menagih setiap pelanggan beberapa kali untuk pekerjaan yang sama.

Misalnya, dia menagih Poverty Rock Builders untuk pekerjaan pondasi di 1113 Birch Street saat dia menuangkan pijakan dan kemudian lagi saat dia meletakkan blok itu. Pada 1028 Fairview, pekerjaan yayasan yang sama juga membutuhkan lebih dari satu faktur.

Untuk menyiapkan pekerjaan bagi pelanggan, Anda harus terlebih dahulu mendeskripsikan pelanggan. Kemudian ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih Pelanggan → Pusat Pelanggan.

   QuickBooks menampilkan jendela Customer Center.

2. Klik kanan pelanggan yang ingin Anda siapkan pekerjaannya, pilih Add Job dari menu kontekstual yang muncul, dan klik tab Add Job.

   QuickBooks menampilkan jendela New Job. Anda menggunakan jendela ini untuk menggambarkan pekerjaan. Banyak informasi di jendela ini muncul pada faktur.

   

3. Tambahkan nama pekerjaan.

   Kursor ada di kotak teks Job Name. Ketik saja nama pekerjaan atau proyeknya.

4. (Opsional) Jika Anda melacak saldo pelanggan berdasarkan pekerjaan, masukkan saldo pembukaan pekerjaan.

   Pindahkan kursor ke kotak teks Saldo Pembukaan dan ketik jumlah total yang terutang oleh pelanggan pada pekerjaan yang Anda gambarkan pada tanggal konversi.

5. Masukkan tanggal sekarang di kotak teks As Of.

6. Identifikasi pelanggan.

   Kemungkinan Anda memilih pelanggan yang salah di Langkah 2, mengintip daftar drop-down Pelanggan. Apakah itu nama pelanggan yang benar? Jika tidak, aktifkan daftar drop-down dan pilih pelanggan yang benar.

7. (Opsional) Namai kontak Anda dan isi informasi lain yang relevan.

   Anda dapat memasukkan nama kontak dan kontak alternatif Anda ke dalam kotak teks Full Name. QuickBooks mengisi kotak teks Kontak untuk Anda. Anda mungkin tidak perlu diberitahu ini, tapi isi kotak teks Phone, Fax, Email, dan website hanya agar informasi Anda ada di tangan.

8. Masukkan alamat penagihan pekerjaan.

   Anda dapat menggunakan kotak teks Bill To untuk memberikan alamat penagihan pekerjaan pelanggan. Karena kemungkinan bagus bahwa alamat penagihan pekerjaan sama dengan alamat penagihan pelanggan, QuickBooks menyalin alamat penagihan dari daftar Pelanggan.Tapi jika perlu, buatlah perubahan.

9. Pilih Ship To address.

   Anda dapat menggunakan kotak teks Ship To untuk memberikan alamat pengiriman pekerjaan. Klik tombol Copy jika alamat pengirimannya sama dengan alamat Bill To.

10. Klik tab Payment Settings dan jelaskan pengaturan pembayaran pelanggan.

    Dengan menggunakan tab Setelan Pembayaran, misalnya Anda dapat merekam nomor rekening dan metode pembayaran yang disukai. Anda dapat mengatur batas kredit pelanggan dengan menggunakan kotak Limit Kredit. Dan Anda dapat menyimpan informasi pembayaran kartu kredit bagi pelanggan yang ingin Anda menyimpan nomor kartu mereka.

11. (opsional secara massal) Klik tab Info Tambahan dan kategorikan pekerjaan itu.

    Anda dapat menggunakan daftar drop-down Jenis Pelanggan untuk memberikan jenis pekerjaan. Satu-satunya tipe awal dalam daftar default adalah From, Referral, Retail, dan Wholesale. Anda dapat membuat jenis lainnya dengan memilih Add New dari daftar drop-down Customer Type (sehingga QuickBooks menampilkan kotak dialog New Customer Type) dan kemudian mengisi kekosongan.

12. (Opsional) Klik tab Job Info dan tambahkan informasi pekerjaan yang spesifik.

    Anda dapat menggunakan daftar drop-down Job Status di Tab Info Pekerjaan untuk memilih None, Pending, Awarded, In Progress, Closed, atau Tidak Diberikan, mana yang paling sesuai. Tanggal Awal adalah, jelas, pada hari Anda memulai pekerjaan. Seperti yang diketahui, Proyeksi Akhir dan Tanggal Akhir belum tentu sama. Jangan mengisi Tanggal Akhir sampai pekerjaan selesai.

    Bidang Uraian Tugas dapat berisi informasi bermanfaat yang dapat Anda muatkan pada satu baris, dan Jenis Pekerjaan adalah bidang tambahan yang dapat Anda gunakan. (Jika Anda menggunakan bidang ini, Anda dapat menambahkan jenis pekerjaan baru dengan memilih Add New dari daftar Job Type.)

    

13. Simpan informasi pekerjaan dengan mengklik OK atau Next.

    Setelah selesai menjelaskan pekerjaan, Anda memiliki dua pilihan: Anda dapat mengklik OK untuk menambahkan pekerjaan ke daftar dan kembali ke jendela Customer Center, atau Anda dapat mengklik Next untuk menambahkan pekerjaan ke dalam daftar dan menyimpan yang Baru Jendela kerja di layar sehingga Anda bisa menambahkan lebih banyak pekerjaan.

Anda dapat mengedit informasi pekerjaan dengan cara yang sama seperti Anda mengedit informasi pelanggan. Tampilkan jendela Customer Center dengan memilih Customer → Customer Center. Saat QuickBooks menampilkan jendela, klik dua kali pekerjaan dan buat perubahan di jendela Edit Job yang muncul.

Untuk menambahkan sejumlah besar pelanggan atau pekerjaan ke daftar Pelanggan secara bersamaan, tampilkan jendela Customer Center, klik tombol New Customer & Job, lalu pilih opsi Add Multiple Customer: Jobs. QuickBooks menampilkan lembar kerja Add / Edit Multiple List Entries, yang memungkinkan Anda mengumpulkan dan mengedit semua informasi yang sama dengan jendela Pelanggan & Pekerjaan biasa.

Anda juga dapat menonaktifkan karyawan dari daftar Anda jika mulai berantakan dengan nama karyawan yang tidak lagi bekerja untuk Anda. Anda harus menunggu untuk menonaktifkannya sampai setelah selesai dan formulir W-2 telah dicetak.