Bagaimana Mengurutkan Data di Akses 2016 - dummies

Sangat sedikit Akses database disusun menjadi daftar abjad yang bagus dan mudah digunakan. Anda tidak memasukkan catatan Anda menurut abjad; Anda memasukkan mereka ke dalam urutan mereka datang kepada Anda. Jadi apa yang Anda lakukan saat Anda membutuhkan daftar produk dalam urutan nomor produk atau daftar alamat dalam kode pos pesanan sekarang?

Sortasi dengan bidang tunggal

Solusinya terletak pada perintah sortir, yang sangat mudah digunakan. Perintah sortir ada di tab Home Ribbon, di bagian Sort & Filter. Kedua tombol (Ascending and Descending) melakukan pekerjaan dengan cukup baik:

Catatan yang dimulai dengan

• A ada di awal, dan catatan yang dimulai dengan Z ada di bagian akhir. Jika bidang Anda berisi data numerik (apakah itu nomor benar atau kolom Teks Pendek yang menyimpan kode pos atau kolom Mata Uang yang menyimpan harga), jenis Ascending menempatkannya dari tingkat terendah ke tertinggi.

• Urutkan Descending macam catatan Anda dari bawah ke atas:

Catatan yang dimulai dengan

• Z ada di atas, dan catatan yang dimulai dengan A berada di bagian bawah daftar. Jika bidang Anda berisi data numerik, jenis Descending menempatkan catatan dari angka tertinggi ke terendah.

• Jika, setelah memilah-milah urutan Ascending atau Descending Anda ingin mengembalikan semuanya seperti semula - dalam urutan sebelum mengklik salah satu tombol tersebut - klik tombol Remove Sort, terletak tepat di bawah tombol Ascending and Descending in grup Sort & Filter.

Sortasi pada lebih dari satu bidang

Bagaimana jika Anda ingin mengurutkan menurut beberapa bidang - seperti kode pos, dan kemudian dalam jenis itu, Anda ingin semua orang dengan kode pos yang sama muncul dalam urutan Nama Terakhir? Atau mungkin Anda ingin menyortir semua pelanggan Anda dengan bidang Status dan kemudian di dalam setiap kelompok pelanggan yang menciptakan, menyortir menurut saldo saat ini? Anda perlu menggunakan langkah-langkah berikut untuk saling bersarang di tempat lain.

Anda dapat menyortir lebih dari satu kolom pada saat seperti ini:

Klik judul kolom pertama yang akan diurutkan menurut.

1. Seluruh kolom disorot.

   Tahan tombol Shift dan klik judul kolom terakhir yang akan diurutkan.

2. Semua kolom dari yang pertama ke yang terakhir disorot.

   Pilih Sortir Ascending atau Sort Descending.

3. Jenisnya selalu dilakukan dari kiri ke kanan.

   Dengan kata lain, Anda tidak bisa mengurutkan berdasarkan isi kolom keempat dan di dalamnya dengan isi kolom ketiga.

   Sortasi memiliki keunikan tersendiri saat bekerja dengan angka di bidang teks.Saat menyortir bidang yang memiliki nomor yang dicampur dengan spasi dan huruf (seperti alamat jalan), Access memberi peringkat angka seolah-olah mereka adalah

, bukan angka. Perilaku ini berarti Access menempatkan (katakanlah) "1065 W. Orange Street" sebelum "129 Mulberry Street. "(Berkat cara aneh bahwa komputer Anda mengurutkan informasi, posisi 0 di posisi kedua 1065 datang sebelum posisi 2 di posisi kedua 129.)