Bagaimana Memulai Report Wizard di Access 2016 - dummies

Wizard Laporan memerlukan beberapa keputusan lebih banyak dari Anda daripada alat Laporan, namun lebih fleksibel daripada alat Laporan instan.. Ini dia:

1. Di jendela database Anda, klik tab Buat Ribbon lalu klik tombol Report Wizard. (Ada di bagian Laporan tab.)

   Kotak dialog Report Wizard muncul, cantumkan semua kolom di tabel aktif. Anda juga akan menemukan daftar drop-down dari mana Anda dapat memilih tabel dan kueri lainnya dan dua kolom bidang Selected and Available, yang Anda gunakan untuk menentukan bidang mana dari tabel yang dipilih yang akan digunakan dalam laporan Anda.

   

2. Gunakan daftar drop-down Tabel / Kueri untuk memilih tabel yang ingin Anda mulai.

   Bidang dari tabel yang Anda pilih muncul di kotak Available Fields.

   

3. Tambahkan field ke laporan Anda dengan mengklik dua kali pada kotak Available Fields.

   Dengan mengklik dua kali, Anda menambahkan field ke kotak Selected Fields, dan mereka menjadi bagian dari laporan. Anda juga bisa mengklik sebuah field sekali dan kemudian klik tombol dengan simbol> di atasnya.

   

4. Ulangi Langkah 2 dan 3 untuk setiap tabel dan / atau query dalam database yang ingin Anda sertakan dalam laporan. Klik Next untuk melanjutkan ke halaman berikutnya Report Wizard; lalu klik Next lagi.

   Jika, pada titik apapun, Anda ingin menambahkan semua kolom dalam tabel atau kueri tertentu, cukup klik tombol >> untuk menambahkan semua Fields yang Tersedia ke daftar Fields Terpilih.

   Mengklik Next dua kali dengan mengabaikan pertanyaan pengelompokan, yang, untuk laporan sederhana, seringkali tidak perlu dilakukan.

   

5. Pilih urutan untuk laporan Anda - biasanya menyortir bidang yang akan digunakan orang untuk mencari informasi dalam laporan. Klik Berikutnya.

   Misalnya, jika laporan Anda mendokumentasikan daftar karyawan, Last Name mungkin pilihan yang tepat. Laporan penjualan produk akan berguna dalam urutan Produk atau Nama Produk. Anda bisa menyortir lebih dari satu bidang, memilih sampai empat bidang untuk diurutkan menurut dan Ascending atau Descending untuk sort order pada setiap bidang.

   

6. Selanjutnya, jika Anda memilih bidang dari lebih dari satu tabel, Anda akan diminta untuk memilih bagaimana Anda ingin melihatnya.

   Ini pada dasarnya menunjukkan tabel mana yang dominan atau tabel utama untuk laporan tersebut. Dalam kasus demo di sini, pilih Events, yang merupakan default karena ini adalah tabel dimana Anda memilih kolom laporan pertama.

   

7. Langkah lain yang muncul jika Anda menyertakan kolom dari lebih dari satu tabel ditunjukkan di bawah ini.

   Pada langkah ini, Anda memilih bagaimana Anda akan mengelompokkan catatan laporan Anda.EventType dipilih di sini, sehingga semua acara Collection digabungkan, lalu Education, lalu Fundraising, dalam urutan itu. Untuk menerapkan pengelompokan, klik nama bidang di kotak di sebelah kiri, lalu klik panah kanan. Ini menempatkan bidang yang dipilih dengan warna biru, di atas bidang lainnya yang disertakan dalam laporan.

   

8. Pilih Tata Letak dan Orientasi dari dua pasang tombol radio dan klik Next.

   Pilihan tata letak (Tabular atau Kolumnar) sederhana - Anda ingin melihat laporan Anda sebagai daftar (Tabular) atau bagian (Kolom), di mana setiap rekaman muncul di bagiannya sendiri. Dibenarkan sama dengan Tabular, tapi kelompokkan bidang semacam tumpukan susun.

   Keputusan orientasi (Potret atau Lansekap) pada umumnya lebih mudah jika Anda membayangkan laporan di kepala Anda - apakah ada lebih banyak bidang daripada yang ada di selembar kertas berukuran 5 inci? Jika demikian, pilih Landscape untuk memberi diri Anda 11 inci kertas (atau 10 inci, untuk memungkinkan margin terkecil mungkin) di mana bidang Anda akan muncul.

   

9. Klik Berikutnya.

   Nama default untuk laporan Anda sekarang muncul di langkah berikutnya dalam wizard.

   

10. Beri nama laporan Anda.

    Ketik nama di kotak panjang di bagian atas kotak dialog. Pada titik ini, Anda juga perlu memutuskan bagaimana menyelesaikan semuanya - dengan Pratinjau laporan, atau dengan melompat langsung ke tampilan Desain untuk membuat lebih banyak perubahan pada tampilan dan konten laporan Anda. Untuk saat ini, pilih Preview the Report, yang merupakan default.

    Saat Anda mengklik Selesai, laporan akan muncul di jendela Pratinjau, pada saat mana Anda dapat mencetaknya atau menyimpannya untuk penggunaan selanjutnya. (Tekan Ctrl + S, atau klik tombol Save dan beri nama laporan, jika diminta, untuk mengurus bisnis tabungan.)

    Setelah Anda menyimpannya - atau jika Anda tidak perlu menyimpannya atau lanjutkan melihatnya - Anda dapat menutupnya dengan mengklik kanan tab laporan dan memilih Tutup dari menu pop-up. Jika Anda membuat perubahan tambahan dan belum memilih untuk menabung, Anda akan ditanya apakah ingin menutup tanpa menyimpan.

    Tentu saja, Anda mungkin ingin membuat perubahan pada laporan, seperti mengubah lebar kolom tempat informasi sedang terputus, seperti nama field (lihat label Dana dan Rasio Dana) dan datanya (lihat label EventDate dan data), seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Ini dilakukan baik dalam tampilan Desain atau Tata Letak, dan beralih ke tampilan tertentu, klik kanan tab laporan dan pilih tampilan yang ingin Anda gunakan dari popup.